實物檔案指的是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價值的實物，包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標本、工具設(shè)備等內(nèi)容。

　　實物檔案數(shù)字化外包的好處：

　　1. 可以節(jié)省檔案部門的人力物力成本，使檔案人員有更多的時間和精力開展其他業(yè)務(wù)工作。另外，培養(yǎng)和組建一支專業(yè)的實物檔案數(shù)字化團隊，需要投入大量的人力成本，包括人員招聘、培訓(xùn)、薪酬福利等。而外包給專業(yè)公司，企業(yè)或機構(gòu)只需支付相對固定的服務(wù)費用，避免了內(nèi)部人員的管理成本和培訓(xùn)成本。

　　2. 可以確保數(shù)字化工作速度、質(zhì)量。外包公司通過競標獲得加工權(quán)，按照合同約定開展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供高質(zhì)量、高效率和高效益的服務(wù)。

　　3. 外包專業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機構(gòu)購置軟件及硬件設(shè)備、建立工作室等一次性較大投入和設(shè)備維護、人員管理等成本，降低業(yè)務(wù)運行成本。隨著技術(shù)進步，如果由檔案保管機構(gòu)購置設(shè)備和軟件會有被淘汰的風險，而將相應(yīng)業(yè)務(wù)交由專業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級、更新等大量經(jīng)費，避免投資風險，而且可以得到專業(yè)公司的先進設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　為了保障實物檔案的安全性，檔案機構(gòu)在選擇數(shù)字化外包公司時，應(yīng)注意兩個方面。一方面，檔案機構(gòu)需要從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照有關(guān)標準和規(guī)范的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力，要從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。另一方面，在實物檔案數(shù)字化過程中，檔案管理部門應(yīng)加強全程監(jiān)控，如：指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、物資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　實物檔案數(shù)字化外包工作中的注意事項：

　　1.應(yīng)加強對實物檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,及時對數(shù)字化加工過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行備份。

　　2.應(yīng)建立完善的問題反饋機制,對實物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行及時反饋修正。

　　3.加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)有利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應(yīng)配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。

　　4.為強化數(shù)字化工作的安全性,應(yīng)加強對外聘工作人員的審核與管理。

　　5.應(yīng)根據(jù)情況制定符合實際要求的實物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應(yīng)包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。

　　6.檔案保管部門應(yīng)按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)相關(guān)責任人批準后,嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。

　　7.實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)根據(jù)工作需求設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領(lǐng)取與歸還進行嚴格管理,認真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。

　　8.應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備,進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。

　　9.應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字文件命名,并確保唯一性。

　　檔案數(shù)字化管理采用新型的技術(shù)方式對檔案進行管理，擁有傳統(tǒng)檔案管理難以企及的便利和快捷，在經(jīng)濟效益、辦公效率提升方面有顯著成效。

　　綜上所述，綜合各方面情況來看，檔案機構(gòu)選擇將實物檔案數(shù)字化工作外包出去，不失為一個好的選擇。隨著信息技術(shù)水平的不斷提升和檔案數(shù)字化工作的普及，數(shù)字化外包公司的工作經(jīng)驗愈發(fā)豐富，外包服務(wù)越來越專業(yè)高效。