檔案信息化建設書籍

檔案管理方面的書籍有檔案學概論，文書與檔案管理基礎，文書工作與檔案管理/高職高專教材，檔案館信息化與檔案管理變化革，檔案管理技術實用問答， 現代檔案管理基礎。
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。
社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。
從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。
《中華人民共和國檔案法》第一條　 為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務，制定本法。
第二條 從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。
本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案學有哪些數據庫

【編者按】：檔案學就是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。精品學習網檔案學欄目為您提供檔案學范文參考，以及檔案學寫作指導和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談數據庫在檔案管理中的應用
[摘要]本文分析了數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足,討論了利用數據庫技術對檔案進行管理的實現和應用,提出了有建設性的對策和建議,提出了自己的思考。
[關鍵詞]數據庫 檔案管理 應用
信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢,是推動經濟社會發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國各單位業(yè)務的急速發(fā)展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術在近十年來的迅猛發(fā)展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行開發(fā)、管理和提供利用等服務,主要包括檔案資源數字化和網絡化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國檔案信息化建設實施綱要》規(guī)定了我國近期檔案工作發(fā)展目標,《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略(2006年—2020年)》的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式,使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動化的新領域。雖然,利用計算機輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強度、提高管理工作的效率,并能減少管理工作的失誤,但是由于計算機技術,尤其是數據庫的發(fā)展是一個逐步開發(fā)、完善的過程,同時使用該技術的工作人員也有逐步學習、應用的階段,因此計算機輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。
一、數據庫在檔案管理中應用的現狀與不足
隨著各單位業(yè)務的不斷擴大,傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法,已經不能適應成倍膨脹的檔案數量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進行計算機管理是提高各單位檔案服務水平的必由之路。將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡,即從檔案的實態(tài)轉換到虛擬態(tài),檔案信息與載體分離,在這個意義上說網絡傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復制品,而非檔案原件。使用數據庫計算機輔助管理檔案不同于以往對紙質文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務素質外,還需要對計算機及數據庫應用具備一定的認識。有相當多的檔案管理工作人員知識結構老化,缺乏計算機技術知識,不能準確、規(guī)范地錄入基本信息,導致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由于一些檔案管理軟件在建立時僅考慮當時的數據量和用戶需求,數據庫結構中只有比較有限的幾個數據字段,數據庫容量較小,不能導出通用格式的數據。當數據量成倍增加,數據庫運行的速度就相應減慢,使工作效率被迫降低。
二、數據庫在檔案管理中的應用建議
要全面提升檔案數據庫系統(tǒng)的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設備的可靠性,火災預防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監(jiān)取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術。但在數據庫的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應關注以下幾點:
1.采用科學的數據庫開發(fā)方式
早期使用結構化方法開發(fā)的檔案管理軟件,其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結構的較大變化,并且需要花費很大代價才能實現這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向對象的程序設計方法,商定一種或多種數據轉換方式,以便數據能夠在不同軟件之間實現信息共享?？紤]到信息網絡化的需要,檔案管理軟件可具備通過網頁進行數據查詢、交換的功能。同時還應考慮數據量增加的速度和數據庫技術發(fā)展的趨勢,以便今后對數據庫進行升級或更新換代。對于管理條例的各種文件可采用數碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網頁進行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關注的問題。檔案一旦進入計算機網絡系統(tǒng),網絡的安全將直接關系到檔案的保密性。對于計算機網絡與電子文件所存在的技術上的弱點只能靠技術上的發(fā)展去解決。作為計算機網絡的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發(fā)展,也有責任采用諸如防火墻、密碼技術、網關、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范,技術到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強網絡監(jiān)控,及時備份數據。網絡中存在的安全性問題是對檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網絡安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網絡的訪問控制可以說是保證網絡安全最重要的核心策略,它的主要任務是保證網絡資源不被非法使用和訪問,它也是維護網絡系統(tǒng)安全、保護網絡資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務方式,為使用者提供網狀信息組織結構,使用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。
3.關注計算機病毒的新變化
當檔案信息系統(tǒng)擴展到局域網甚至互聯網時,計算機病毒成為不可回避的危害,而且新型病毒具有許多網絡時代的新特征,例如,病毒傳播主要通過網絡途徑擴散,病毒與計算機入侵關系密切,Windows操作系統(tǒng)的網絡功能是常見的攻擊點,等等,檔案工作者應當時刻注意新的技術變化,制定針對性策略,并從管理制度、技術監(jiān)督、后備保護、應急措施等多方面綜合防范。
4.加強法制建設
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關法律、規(guī)章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復雜的綜合性較強的問題,各個環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計算機信息系統(tǒng)安全管理條例)),這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用,但隨著新問題的出現還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺。
參考文獻:
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檔案數據庫建設中存在的問題及解決思路

錢毅
　　摘要:檔案數據庫是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國檔案數據庫的建設和利用狀況還存在不少問題。作者首先解析了檔案數據庫的概念，指出應當從檔案業(yè)務需求的角度去考察數據庫的功能，并分析了檔案實踐的發(fā)展導致了檔案數據庫內容變化的幾大因素。在檔案建設過程中存在的問題包括缺乏有效統(tǒng)籌規(guī)劃、數據庫定位不準確、標準規(guī)范缺失、數據質量不高等。要解決這些問題，作者提出應當加強檔案數據庫規(guī)劃管理、完善標準規(guī)范、建立健全質量控制體系、培養(yǎng)人才隊伍等措施。
　　關鍵詞:檔案數據庫 概念 問題 思路
　　數據庫技術是20世紀60年代末發(fā)展起來的一門信息管理技術，是公認的信息資源開發(fā)、管理和服務的核心手段。目前數據庫的建設規(guī)模、信息量大小和使用頻率已經成為衡量一個國家信息化水平和綜合國力的重要尺度。在我國國家和地方各級的檔案信息化規(guī)劃中，檔案數據庫作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問題。應該說，擁有先進的數據組織技術和靈活可靠管理手段的數據庫技術理論上可以從容面對這些挑戰(zhàn)，為檔案信息化搭建一個堅實的平臺。事實上幾乎所有的檔案信息管理系統(tǒng)的中心都由檔案數據庫來擔當，無論其形式是檔案輔助管理系統(tǒng)還是所謂的數字檔案館。但檔案數據庫的建設和利用狀況仍然不容樂觀，還存在著數據結構封閉、數據質量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態(tài)。筆者擬從對檔案數據庫的概念、檔案數據庫的應用現狀及建設思路幾個方面來分析這些問題。
　　一、檔案數據庫概念解析
　　檔案數據庫的建設在我國已經有20余年的歷史，但其理論發(fā)展卻并不充分。筆者通過期刊網（）進行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含“檔案數據庫”的文章僅有28篇①，內容多局限在實際工作總結的層次上，對檔案數據庫的概念描述和理論挖掘相對較少。
　　通過文獻調研，筆者發(fā)現早在1987年孫淑揚就指出“檔案數據庫屬于文獻數據庫，是檔案自動化的重要內容，它是經過整理組織以機讀形式出現的檔案信息集合。②”洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認為“機讀檔案數據庫，簡稱檔案數據庫，是以一定的組織方式存儲在一起的機讀檔案數據的集合。這些數據包括檔案題名、責任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數包含檔案全文。③”楊公之主編的《檔案信息化建設實務》一書認為“檔案數據庫，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來的檔案數據集合。具體地講，就是為了滿足多個用戶多種應用需要，按照一定的數據模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數據形式。④”
　　筆者無意為檔案數據庫給出一個確切的定義，因為作為支撐點的“檔案”與“數據庫”在實際應用中本身就是發(fā)散性很強的概念，而且還在不斷發(fā)展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案數據庫在不同階段的發(fā)展中出現了許多稱謂，如機讀目錄數據庫、索引數據庫，照片檔案數據庫、全文數據庫、多媒體檔案數據庫等等。因此研究檔案數據庫，需要綜合把握數據庫和檔案實踐的發(fā)展，獲得對檔案數據庫的相對完整的認識。
　　在研究數據庫時，除了掌握其先進的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，按照需求引導的原則關注數據庫中可以“為我所用”的部分，而不能片面追求數據庫功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數據類型，我們要求數據庫具有完備的數據類型能夠表達音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強檔案數據質量控制，需要重點關注數據庫的完整性管理機制；為了保證檔案數據的安全，需要靈活應用數據庫的視圖功能、權限管理以及加密機制等。此外，數據庫提供的共享交換、格式轉換、數據倉庫等核心功能可以為檔案數據庫提升管理水平和管理層次都提供技術保障。
　　同時，我們還要關注檔案實踐活動的變化，關注這些變化可能對檔案數據庫帶來的影響。筆者認為影響檔案數據庫內容的主要因素有如下三個方面。
　　1．檔案實體管理。在近年的檔案管理活動中出現了許多新情況，比如2000年出臺的《歸檔文件整理規(guī)則》允許在文書檔案實體管理活動中取消“卷”的概念，這直接影響到檔案數據庫是否還需要“卷”這一級邏輯層次，從而影響相關表的數據結構。信息記錄技術的發(fā)展引進了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬盤、軟盤、磁帶、各類光盤、圖紙等共存一室并不鮮見，不同類型的載體需要有不同的數據表來進行管理，檔案信息化規(guī)劃中還要求將這些載體的信息通過各種方式數字化后進入計算機系統(tǒng)，這也極大地豐富了檔案數據庫的內容。此外，在檔案信息利用環(huán)節(jié)，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會促進檔案數據庫的數據類型的拓展。
　　2．檔案數據庫設計活動。在多數情況下，檔案數據庫系統(tǒng)并不只是純粹檔案數據的集合，還包括檔案管理活動中的其他信息，這些信息可以在數據庫設計過程中被納入管理。比如，在使用數據流圖等工具進行數據庫需求分析的時候，可以將許多業(yè)務流程方面的管理信息納入數據字典；數據庫的概念設計階段經常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細分析檔案管理域中各實體及其之間的聯系，并據此建立檔案數據庫模式，通過這種設計方法得到的數據庫通常還包括一些管理實體，比如包括各類人員庫、標準庫、組織機構表、保管期限表、人員權限表、庫房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當一部分不屬于檔案本體數據所包含的范圍。
　　3．應用環(huán)境。不同的機構具有不同的應用環(huán)境，像檔案館與一般業(yè)務部門的應用環(huán)境就有很大差別，它們對于檔案數據具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應用環(huán)境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報紙、圖書等大量的非檔案成分進行集中管理；文檔一體化環(huán)境則將文件與檔案數據共存一庫，彼此依存，或者干脆就是合而為一；電子文件管理應用環(huán)境則根據前端控制原則，要求電子檔案數據庫的建設不能采用事后建庫的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應用環(huán)境下建立的檔案數據庫的內容范圍存在較大的差異。
　　通過簡要分析檔案數據庫概念的內涵及其變化，筆者認為對于檔案數據庫的理解不能一刀切，而應該立足檔案數據庫建設單位的實際環(huán)境和系統(tǒng)需求，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環(huán)境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合，并以此為據來考察目前我國檔案數據庫存在的一些問題。
　　二、檔案數據庫建設中存在的問題
　　在檔案信息系統(tǒng)的建設過程中，軟硬件設施可以通過購買、引進而獲得，但一個行業(yè)或者部門的信息資源是買不來的，只能依靠自己建設。檔案數據庫作為檔案信息資源采集、處理、存儲和傳輸中心，在檔案信息資源中占有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規(guī)劃設計檔案數據庫的建設，是關系檔案信息化進程是否能夠順利進行的關鍵因素。應該說，我們在這方面取得了很大的進步，數據庫建設數量、分布的范圍、發(fā)展的勢頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會淪為“信息孤島”的疑慮。但同時，許多檔案數據庫建設中的問題也浮上臺面，能否解決好這些問題是關系檔案數據庫未來發(fā)展的關鍵。
　　1．檔案數據庫建設缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃
　　檔案數據庫建設是檔案信息資源開發(fā)的核心工作，但目前我國檔案數據庫建設缺乏有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。在國家檔案數據庫建設層面上，除了明清、民國、革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設已經啟動外，尚未有國家級檔案數據庫的規(guī)劃安排，各地檔案部門在實際建立檔案數據庫時基本上是各自為政，在檔案數據標準體系尚不完善的情況下，這種局面將會導致數據共享困難。雖然我國就檔案數據庫的建設也提出過總體指導意見，比如《全國檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案數據庫的建設問題，提出“加強檔案目錄數據庫建設”、“進一步加強檔案目錄中心建設”、“積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設”等，但這些意見缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數字化檔案的信息納入檔案數據庫中進行管理，也需要在宏觀層面上進行有效的統(tǒng)籌規(guī)劃。
　　2．把握好數據庫定位
　　也就是要回答好“建設什么樣的檔案數據庫”的問題，回答這個問題需要充分了解檔案數據庫的內涵，明確建庫的需求和目的，確定數據庫定位，有的放矢。數據庫定位將直接影響到數據庫的建設成本、規(guī)模、效能等，是進行檔案數據庫以及信息系統(tǒng)建設的一個基本出發(fā)點。比如，是建立存儲檔案著錄信息為主的目錄數據庫，還是建立存儲檔案全文的全文數據庫；是根據館藏的特點建立具有特色的數據庫，還是基于館藏圖片、音像等資料建立綜合
　　性多媒體數據庫；是建立檔案信息管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)還是電子文檔管理系統(tǒng)；是獨立建庫還是若干機構建立聯合目錄中心，或者是為未來的數字檔案館做數據準備。這些問題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案數據庫建設，在定位方面做的工作還不充分，許多數據庫千篇一律，缺乏特色；或者數據庫結構相似卻不能聯合，各自為戰(zhàn)，造成資源分散，工作量重復。
　　3．數據庫設計盲目性大，存在不科學的成分
　　數據庫設計是一項非常嚴謹、科學性很強的一項工程，從可行性分析開始，逐次進行數據分析，繪制數據庫的數據字典，然后運用各種工具進行概念模型設計、外模式設計和物理設計，最后才能裝載數據庫。其中的各個步驟都必須認真對待，偏廢不得，前一階段的設計是下一階段工作的基礎，不適合跨越設計階段開展工作。
　　但在實際的檔案數據庫設計過程中，還存在著許多不科學的問題。特別在數據庫可行性分析和數據分析階段存在的隨意現象比較突出。許多設計者對繁瑣的數據分析不太重視，往往一上來就開始設計庫表結構，這種脫離詳細分析的設計方法雖然表面上速度較快，但其質量經不起推敲。對任何一個數據庫系統(tǒng)而言，庫表結構是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
　　4．數據庫邏輯結構缺乏規(guī)范
　　在進行數據庫邏輯結構設計時，相關標準規(guī)范缺失是造成檔案數據庫的設計工作流于隨意的主要原因，而檔案數據庫邏輯結構不規(guī)范的情況會引起數據庫之間轉換困難、難以共享等問題。目前正在許多單位開展的數字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫管理，目前尚未有相關規(guī)范出臺。電子文件管理元數據規(guī)范的滯后使得電子文件歸檔數據難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進行人工著錄登記，長此以往，前端控制原則難以在應用系統(tǒng)中得到應用。而在字段結構層面上，不規(guī)范的情況則更為突出。像在檔案數據庫中通常作為主鍵的“檔號”字段的表示方法就五花八門，根據浙江省綜合檔案館信息數據庫建設調查報告的調查結果，在這浙江省通用的6種檔案軟件中，有的用4個字段來表示檔號；有的定義成數字形式；有的定義為字符型，甚至同一個檔案館在不同時期錄入的數據，表示形式也不統(tǒng)一。這將對日后數據庫遷移、目錄中心數據合并等工作帶來極大的困難。
　　5．數據質量
　　檔案數據庫的建設必須保證良好的數據質量，“問水哪得清如許，為有源頭活水來”這句古詩啟示我們，準確的數據庫信息、良好的數據管理是營造檔案數據庫“一池清水”的先決條件。作為重要的社會信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數據質量，在追求數據庫數量增長的同時，還要加強“污染防治”工作，防止臟數據的產生。而根據浙江數據庫現狀調查報告，隨機檢查結果表明檔案數據庫質量較好的數據誤差也在12%左右，總平均差錯率達29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時數據庫的質量檢查制度不完善也是重要原因。
　　三、檔案數據庫發(fā)展中存在問題的解決思路
　　1．加強數據庫建設規(guī)劃管理
　　數據庫建設是一項投入非常巨大、周期很長、事關信息化成敗的基礎工程，應當由檔案事業(yè)管理部門提供宏觀的指導方針，統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，提供本地區(qū)或本行業(yè)數據庫建設的藍圖，并會同有關部門對數據庫規(guī)劃的可行性進行論證，提出檔案數據建設的具體意見。地方檔案部門則根據宏觀規(guī)劃的要求進行詳細設計，以實現全局共享為基礎，突出特色數據?；谶@樣的總體思路，可以建立大范圍內協(xié)調一致的數據結構，數據庫框架設計、數據內容都能得到很高的共享度，將會改善目前檔案數據庫建設自行一套、質量參差不齊的總體狀況。
　　2．加強標準規(guī)范的建設
　　檔案信息資源描述標準體系是建設檔案數據庫的重要保障，相關標準規(guī)范的確立和逐步完善有助于各級各類檔案數據庫需要保持必要的協(xié)調，共同為社會提供高效、優(yōu)質的檔案信息服務。檔案標準規(guī)范的制定要本著“確保數字檔案資源格式統(tǒng)一、數據規(guī)范、長期可讀、便于共享”的原則進行。在實施過程中，應當積極采用國際標準和國外先進標準；一般性的信息處理標準優(yōu)先采用國家標準，如《文獻保密等級代碼》、《全國行政區(qū)劃代碼》等標準應當直接采用國家標準，不必另行一套；對檔案領域內特有的資源制定行業(yè)標準，如《壽險業(yè)務檔案管理標準》。此外為了保證國家文獻系統(tǒng)標準之間的一致性，檔案工作標準應盡量與圖書、情報的國際、國內標準相一致。
　　3．建立標準的元數據庫
　　目前數據庫的邏輯結構設計比較混亂，雖然從各數據庫個體角度觀察，并沒有太大的差錯，但結構的不一致、不兼容會對數據庫的共享和相互轉換帶來很大的困難，甚至難以進行。筆者認為，這個問題的最終解決，依賴于以著錄標準化為依托的元數據庫的建設。
　　目前檔案數據庫的主要記錄對象是檔案文件的二次文獻信息，即文件的著錄信息。許多檔案數據庫結構的確定其實就是將著錄卡上的項目轉換為數據表上的字段信息。從原理上講，這個過程應該很容易，但由于我國的《檔案著錄規(guī)則》，雖然規(guī)范了著錄項目，但并沒有規(guī)定相應的量化指標，離數據庫系統(tǒng)所要求的結構化數據的要求還有相當距離。由于著錄標準并不是確定數據結構的強制標準，各檔案數據庫在建設時都可以根據自己的理解靈活應用，著錄項目可以自行增刪，字段類型、字段長度可以自由選擇，這樣的數據庫進行互聯互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標準為基礎，建立一定范圍內的元數據標準，此處的元數據就是關于數據庫中各數據字段的信息，并以此為基礎構成元數據字典。該字典提供數據項目的結構化信息，包括數據字段的名稱、數據類型、長度、默認格式等規(guī)范，并說明字段之間的聯系。需要指出的是，這樣一個具有內在聯系的有機的元數據字典，實質上是為檔案數據庫提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎上提供轉換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數據字典的建設還應當包括全文和電子文件的元數據項目，為電子文件管理系統(tǒng)的設計提供相應的元數據，實現電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔接口規(guī)范問題。
　　4．建立健全數據庫質量控制體系
　　針對檔案數據庫數據質量的問題，筆者認為應當將檔案數據庫視作檔案部門的信息產品，并依照生產產品的管理方式，通過質量控制體系進行監(jiān)管。該體系以可操作的方式提供對檔案數據庫的全面質量管理，包括數據庫設計、建設、管理活動中主要環(huán)節(jié)的控制，并制定數據庫質量考核指標體系。該體系要求將數據庫設計過程作為單獨的項目進行管理，通過項目文檔能夠審查數據庫設計過程是否科學、合理；能夠對數據庫建設過程中的人、財、物進行審計；對數據收集、錄入、備份等各環(huán)節(jié)提供質檢措施，保證數據準確、完整；通過質量指標體系對數據庫容量、響應時間、查全率、查準率、錯誤率等進行核查。依照質量控制體系進行管理，能夠優(yōu)化數據庫管理活動，加強數據庫建設人員的責任感。
　　5．加強檔案數據庫隊伍建設
　　隨著檔案事業(yè)的不斷推進，對檔案信息管理人員的要求越來越高。檔案數據庫作為檔案信息化建設的中樞工程，其規(guī)劃、設計、實施、管理、維護、標準建設等都需要相關人員具有較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業(yè)務流程、未來發(fā)展，還要掌握數據庫管理的基本技能，對于檔案數據庫管理員，還需要具備一定的規(guī)劃能力和標準化知識，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機構通力合作，培養(yǎng)通曉檔案數據庫建設的全面人才，全面推進檔案信息資源的開發(fā)進程。
　　注釋：
　?、俨樵儠r間：2005年9月16日，檢索形式為“篇名”，檢索模式為“精確檢索”，數據庫來源為“電子技術及信息科學輯目錄”，特此說明。
　?、趯O淑揚編著：《檔案管理與計算機》，第176頁，檔案出版社1987年3月。
　?、酆殇艟幹稒n案信息組織與檢索》，第146頁，武漢大學出版社，1998年1月。
　?、軛罟骶帲骸稒n案信息化建設實務》，中國檔案出版社，2003年，第103頁。
　?。ㄔ妮d于《檔案學通訊》2006年第4期）

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我認為這幾本書不錯，
1、《基于價值鏈的企業(yè)流程再造與信息集成》
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本書是一本參考手冊，每個部分都有特定的目的；第一部分討論了企業(yè)資源規(guī)劃問題，并從高層次上概述了Oracle和Oracle軟件；第二部分說明了項目管理技術和封裝軟件，以及企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)的實現方法；第三部分討論了核心財力、發(fā)布、制造和人力資源應用程序；第四部分包括三個附錄，提供了必要的幫助信息。

什么是檔案信息化

檔案信息化：是指將傳統(tǒng)載體（紙質、磁帶、錄像帶等）轉化為計算機能夠識別的電子文件，也就是能計算機語言二維碼表示。比如，紙質檔案可以通過掃描、全文數字化轉化成與word文檔類似的電子文件；紙質照片可以通過掃描或數碼相機拍照等形式轉化為電子圖片等等。檔案信息化后可以解決檔案利用的效率，檔案保管條件、載體的限制，有望實現檔案信息的永久保存。