服務(wù)項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工

　　服務(wù)項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工是指將紙質(zhì)檔案通過掃描、OCR文字識(shí)別等技術(shù)手段轉(zhuǎn)換為電子文檔，實(shí)現(xiàn)文檔的存儲(chǔ)、檢索和共享。該服務(wù)包括以下步驟：

　　1.檔案準(zhǔn)備：對(duì)需要數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂等處理，確保檔案完整無遺漏。

　　2.掃描：使用高速掃描儀對(duì)檔案進(jìn)行快速而精確的掃描，生成高清晰度的數(shù)字化文檔。

　　3.OCR文字識(shí)別：對(duì)掃描得到的文檔進(jìn)行OCR文字識(shí)別，將其轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文本。

　　4.格式轉(zhuǎn)換：根據(jù)客戶需求，將電子文檔轉(zhuǎn)換為不同格式，如PDF、Word等。

　　5.數(shù)據(jù)庫建立：將數(shù)字化檔案存入數(shù)據(jù)庫中，建立索引和檢索系統(tǒng)，方便用戶查找和管理。

　　6.質(zhì)量控制：對(duì)數(shù)字化結(jié)果進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，確保文檔的準(zhǔn)確性和完整性。

　　7.交付和維護(hù)：將數(shù)字化結(jié)果交付給客戶，并提供必要的技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案可以極大地提高檔案利用效率和管理水平，降低檔案管理成本，并且有利于信息安全和保護(hù)。因此，數(shù)字化檔案加工服務(wù)越來越受到各類機(jī)構(gòu)和企業(yè)的青睞。

　　檔案數(shù)字化加工是什么工作

　　檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。

　　檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

　　3)陽光政務(wù)提升形象

　　庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。