隨著檔案信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在向現代檔案管理模式轉變?！皹I(yè)務外包”作為一種現代管理模式，被運用于檔案管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

　　一、“業(yè)務外包”的含義及在檔案整理工作中的利與弊

　　業(yè)務外包（Outsourcing也譯資源外包、資源外置）是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應變能力的一種管理模式。作為一種經營管理模式，上世紀90年代，就已經被西方圖書館界吸收并利用，隨后進入我國圖書館界，尤其是在采編部門得到廣泛的應用，并取得了階段性成果。目前，對業(yè)務外包的研究已經從實踐層面總結上升到理論、方法的研究，并形成完善的運作模式、優(yōu)良的監(jiān)督機制等。這些新的管理理念都值得檔案界學者借鑒。因為檔案工作的機性、安全性特點，在檔案界業(yè)務外包的提法還非常謹慎。主要弊端就是業(yè)務外包會觸及檔案的信息安全。但是檔案作為一種歷史資料，它的機性和時效性不是一成不變的，隨著時間的推移，機性逐漸減小，以至消失。事實證明，業(yè)務外包可以借助第三方檔案業(yè)務資源（中介機構、服務商）整合社會上圖書與檔案專業(yè)的人力資源和技術資源等優(yōu)勢力量去完成機關企事業(yè)單位因缺乏檔案人員而造成的業(yè)務積壓和數據錄入等浩大工程。目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心業(yè)務上，充分發(fā)揮其優(yōu)勢與專長，將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業(yè)務，如文書檔案整理（以合約的方式）委托給外包業(yè)務人員或外部中介服務機構辦理。這種新的管理模式，可以節(jié)省機關人力，達到降低成本，提高機關工作效率的目的，受到政府機關的廣泛歡迎。

　　二、文書檔案整理業(yè)務外包的必要性

　　隨著計算機及現代辦公技術的飛速發(fā)展，紙質文書檔案大量增加。紙質文書檔案整理工作是一項非常浩大的腦力兼手工操作的系統(tǒng)工程，是辦公室的常規(guī)業(yè)務，任務繁重而艱巨。以我省文化主管部門為例，受政府職能擴大、歸檔文件增加、缺少文書檔案整理人員的影響，文書檔案整理工作面臨著很大困難，而檔案整理的標準化、規(guī)范化和程序化為文書檔案整理業(yè)務外包提供了可能。

　　根據DA/T22―2000《歸檔文件整理規(guī)則》和河南省檔案局發(fā)布的《<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》，文書檔案整理的要求十分明確，即分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。同時，文書檔案整理工作的作業(yè)方法相對穩(wěn)定，帶有一定的流水作業(yè)的性質。鑒于文書檔案整理工序簡單、重復、單一，工作量大的情況，在機關人員短缺的情況下,外包十分必要。

　　三、檔案整理工作業(yè)務外包模式分析

　　1．按加工地點劃分：可分為“到單位加工模式”和“外送加工模式”。這是圖書館業(yè)務外包采用的兩種主要方式。鑒于檔案的保性、安全性的特點，檔案整理工作業(yè)務外包建議采用“到機關加工模式”，即外包業(yè)務人員到機關辦公室對文書檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。這種外包模式其實質是機關辦公室利用外部的人力資源，優(yōu)勢是與外包業(yè)務人員溝通便利，發(fā)現錯誤可隨時修正，機關辦公室易于掌握和控制外包工作進展，監(jiān)督指導外包業(yè)務的開展情況，可避免外包人因利益而故意拖延時間等問題的發(fā)生。

　　2．按加工深度劃分：為“完全外包”和“部分外包”

　　“完全外包”是機關辦公室把全部文書檔案整理業(yè)務包括分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒交給外包方完成?！安糠滞獍笔峭獍鼧I(yè)務實施后，機關辦公室人員（機要秘書）同時也擔負一部分整理業(yè)務，如目錄打印、采購整理用具與外包業(yè)務人員一起商量制定符合本單位的分類方案等。

　　3．按照檔案整理工序分：可分為分類外包、裝訂外包、歸檔文件排列外包、編號外包、編目外包。

　　四、檔案整理工作業(yè)務外包實施方案

　　1．選擇合適的外包業(yè)務人員：選擇信譽良好、服務質量高對承包業(yè)務熟悉的外包業(yè)務人員（中介機構、服務商），是決定其外包業(yè)務的執(zhí)行水平和服務質量好壞的關鍵因素。采用兩種方式：

　?。?）將檔案整理業(yè)務承包給檔案中介機構、服務商并與之簽訂外包合同。這種方法適合經濟實力強的企業(yè)、學校檔案的整理。目前檔案中介機構還未像圖書供應商那樣形成規(guī)模。

　?。?）借用外部力量。根據我國現行體制和隸屬關系，上級管理機構對下屬單位具有財權、人事權、總體組織協調權。為了保證檔案的安全，更多的政府機關請有豐富經驗的、技術高的退休的檔案管理人員來機關進行業(yè)務指導，并承擔其中部分工作，如分類工作。其余的技術含量相對較低、工作量大的裝訂、編號、編目可以抽調本系統(tǒng)下屬單位的專業(yè)圖書、檔案人員承擔。檔案工作中這種外包形式經濟實用，可降低機關成本，從而被普遍應用。

　　2．建立良好的溝通

　　機關辦公室與外包業(yè)務人員之間是相互合作、互惠互利的關系，雙方應該經常溝通，溝通是合作雙方交流思想、互通信息、統(tǒng)一認識的過程，合作雙方只有建立良好的溝通，才能增進相互了解與信任，保障外包業(yè)務能夠順利進行。溝通內容包括：合作條件、檔案整理方案、技術指導、工作量等。

　　3．科學制定合同，明確雙方權利與義務

　　在外包業(yè)務執(zhí)行前期（或合同中）雙方要對具體的承包內容作出詳細規(guī)定。如制定出工作目標、合作范圍、運行方式、對編目人員的上崗要求、編目完成質量要求、完成時限、責任劃分、違約責任等。

　　4．對外包業(yè)務人員進行監(jiān)督

　　機關辦公室人員要配置審核人員進行實時抽查和監(jiān)督，發(fā)現問題及時與外包業(yè)務人員協調和溝通，使外包工作能夠順利開展，并取得較好效果。監(jiān)督工作可分為：事前監(jiān)督、事中監(jiān)督、事后監(jiān)督。良好的監(jiān)督可以保證外包業(yè)務的工作時效和工作質量，在監(jiān)控抽查中，發(fā)現裝訂質量不合格，可要求其返工，打印目錄存在錯別字，可要求其及時改正，避免外包人員因為工作量大而敷衍降低整理質量，或者因為利益拖延時間等。

　　5．與外包業(yè)務人員簽訂保協議

　　檔案信息安全是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項重要內容。在檔案整理業(yè)務外包時，外包人員在項目實施期間，因工作需要接觸到機關檔案秘信息，這就要求外包人員必須保守秘，不得向外泄露機關秘信息，承包方人要填寫個人簡歷，提供身份證復印件（交甲方）并保證永久保，如若違約，將追究外包人員法律責任，造成損失的由外包人負責賠償。

　　綜上，檔案整理工作中有兩種情況可以考慮外包。一是積壓檔案的整理，二是具有簡單、重復、技術含量低等特點的操作性工作。期望檔案中介機構能像圖書供應商那樣形成規(guī)模化、商業(yè)化，承擔起更多的檔案管理（如收集、整理、數字化）工作，把檔案工作者從繁重的事務性工作中解放出來，將更多的精力投入到檔案信息的編研和開發(fā)利用中。