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隨著檔案信息化的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式正在向現代檔案管理模式轉變?!皹I(yè)務外包”作為一種現代管理模式,被運用于檔案管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
一、“業(yè)務外包”的含義及在檔案整理工作中的利與弊
業(yè)務外包(Outsourcing也譯資源外包、資源外置)是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源,從而達到降低成本,提高效率,充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應變能力的一種管理模式。作為一種經營管理模式,上世紀90年代,就已經被西方圖書館界吸收并利用,隨后進入我國圖書館界,尤其是在采編部門得到廣泛的應用,并取得了階段性成果。目前,對業(yè)務外包的研究已經從實踐層面總結上升到理論、方法的研究,并形成完善的運作模式、優(yōu)良的監(jiān)督機制等。這些新的管理理念都值得檔案界學者借鑒。因為檔案工作的機性、安全性特點,在檔案界業(yè)務外包的提法還非常謹慎。主要弊端就是業(yè)務外包會觸及檔案的信息安全。但是檔案作為一種歷史資料,它的機性和時效性不是一成不變的,隨著時間的推移,機性逐漸減小,以至消失。事實證明,業(yè)務外包可以借助第三方檔案業(yè)務資源(中介機構、服務商)整合社會上圖書與檔案專業(yè)的人力資源和技術資源等優(yōu)勢力量去完成機關企事業(yè)單位因缺乏檔案人員而造成的業(yè)務積壓和數據錄入等浩大工程。目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心業(yè)務上,充分發(fā)揮其優(yōu)勢與專長,將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業(yè)務,如文書檔案整理(以合約的方式)委托給外包業(yè)務人員或外部中介服務機構辦理。這種新的管理模式,可以節(jié)省機關人力,達到降低成本,提高機關工作效率的目的,受到政府機關的廣泛歡迎。
二、文書檔案整理業(yè)務外包的必要性
隨著計算機及現代辦公技術的飛速發(fā)展,紙質文書檔案大量增加。紙質文書檔案整理工作是一項非常浩大的腦力兼手工操作的系統(tǒng)工程,是辦公室的常規(guī)業(yè)務,任務繁重而艱巨。以我省文化主管部門為例,受政府職能擴大、歸檔文件增加、缺少文書檔案整理人員的影響,文書檔案整理工作面臨著很大困難,而檔案整理的標準化、規(guī)范化和程序化為文書檔案整理業(yè)務外包提供了可能。
根據DA/T22―2000《歸檔文件整理規(guī)則》和河南省檔案局發(fā)布的《<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》,文書檔案整理的要求十分明確,即分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。同時,文書檔案整理工作的作業(yè)方法相對穩(wěn)定,帶有一定的流水作業(yè)的性質。鑒于文書檔案整理工序簡單、重復、單一,工作量大的情況,在機關人員短缺的情況下,外包十分必要。
三、檔案整理工作業(yè)務外包模式分析
1.按加工地點劃分:可分為“到單位加工模式”和“外送加工模式”。這是圖書館業(yè)務外包采用的兩種主要方式。鑒于檔案的保性、安全性的特點,檔案整理工作業(yè)務外包建議采用“到機關加工模式”,即外包業(yè)務人員到機關辦公室對文書檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。這種外包模式其實質是機關辦公室利用外部的人力資源,優(yōu)勢是與外包業(yè)務人員溝通便利,發(fā)現錯誤可隨時修正,機關辦公室易于掌握和控制外包工作進展,監(jiān)督指導外包業(yè)務的開展情況,可避免外包人因利益而故意拖延時間等問題的發(fā)生。
2.按加工深度劃分:為“完全外包”和“部分外包”
“完全外包”是機關辦公室把全部文書檔案整理業(yè)務包括分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒交給外包方完成?!安糠滞獍笔峭獍鼧I(yè)務實施后,機關辦公室人員(機要秘書)同時也擔負一部分整理業(yè)務,如目錄打印、采購整理用具與外包業(yè)務人員一起商量制定符合本單位的分類方案等。
3.按照檔案整理工序分:可分為分類外包、裝訂外包、歸檔文件排列外包、編號外包、編目外包。
四、檔案整理工作業(yè)務外包實施方案
1.選擇合適的外包業(yè)務人員:選擇信譽良好、服務質量高對承包業(yè)務熟悉的外包業(yè)務人員(中介機構、服務商),是決定其外包業(yè)務的執(zhí)行水平和服務質量好壞的關鍵因素。采用兩種方式:
?。?)將檔案整理業(yè)務承包給檔案中介機構、服務商并與之簽訂外包合同。這種方法適合經濟實力強的企業(yè)、學校檔案的整理。目前檔案中介機構還未像圖書供應商那樣形成規(guī)模。
?。?)借用外部力量。根據我國現行體制和隸屬關系,上級管理機構對下屬單位具有財權、人事權、總體組織協調權。為了保證檔案的安全,更多的政府機關請有豐富經驗的、技術高的退休的檔案管理人員來機關進行業(yè)務指導,并承擔其中部分工作,如分類工作。其余的技術含量相對較低、工作量大的裝訂、編號、編目可以抽調本系統(tǒng)下屬單位的專業(yè)圖書、檔案人員承擔。檔案工作中這種外包形式經濟實用,可降低機關成本,從而被普遍應用。
2.建立良好的溝通
機關辦公室與外包業(yè)務人員之間是相互合作、互惠互利的關系,雙方應該經常溝通,溝通是合作雙方交流思想、互通信息、統(tǒng)一認識的過程,合作雙方只有建立良好的溝通,才能增進相互了解與信任,保障外包業(yè)務能夠順利進行。溝通內容包括:合作條件、檔案整理方案、技術指導、工作量等。
3.科學制定合同,明確雙方權利與義務
在外包業(yè)務執(zhí)行前期(或合同中)雙方要對具體的承包內容作出詳細規(guī)定。如制定出工作目標、合作范圍、運行方式、對編目人員的上崗要求、編目完成質量要求、完成時限、責任劃分、違約責任等。
4.對外包業(yè)務人員進行監(jiān)督
機關辦公室人員要配置審核人員進行實時抽查和監(jiān)督,發(fā)現問題及時與外包業(yè)務人員協調和溝通,使外包工作能夠順利開展,并取得較好效果。監(jiān)督工作可分為:事前監(jiān)督、事中監(jiān)督、事后監(jiān)督。良好的監(jiān)督可以保證外包業(yè)務的工作時效和工作質量,在監(jiān)控抽查中,發(fā)現裝訂質量不合格,可要求其返工,打印目錄存在錯別字,可要求其及時改正,避免外包人員因為工作量大而敷衍降低整理質量,或者因為利益拖延時間等。
5.與外包業(yè)務人員簽訂保協議
檔案信息安全是檔案工作永恒的主題,也是國家信息安全工作的一項重要內容。在檔案整理業(yè)務外包時,外包人員在項目實施期間,因工作需要接觸到機關檔案秘信息,這就要求外包人員必須保守秘,不得向外泄露機關秘信息,承包方人要填寫個人簡歷,提供身份證復印件(交甲方)并保證永久保,如若違約,將追究外包人員法律責任,造成損失的由外包人負責賠償。
綜上,檔案整理工作中有兩種情況可以考慮外包。一是積壓檔案的整理,二是具有簡單、重復、技術含量低等特點的操作性工作。期望檔案中介機構能像圖書供應商那樣形成規(guī)模化、商業(yè)化,承擔起更多的檔案管理(如收集、整理、數字化)工作,把檔案工作者從繁重的事務性工作中解放出來,將更多的精力投入到檔案信息的編研和開發(fā)利用中。