檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時候不能按照文種分？因為文件內(nèi)容是不盡相同的。

　　1、充分尊重和利用原有的整理基礎

　?。?/span>1）充分重視和利用先前整理的基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?/span>2）在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　2、必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來源是指文件是以一定的機關及其內(nèi)部組織機構為單位，有機地形成的。

　　時間是說每個文件形成者所開展的具體活動，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中，為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　3、區(qū)分不同價值

　　整理檔案時，還要區(qū)分文件材料的不同價值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個年限段。

　　4、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　文書檔案如何整理編頁或者件號

　　頁號或件號是指在立卷中，用數(shù)字固定卷內(nèi)丈件排列順序的流水代碼。它是擋號的一個重要組成部分。經(jīng)國家技術監(jiān)督局批準的《文書檔案案卷格式》中規(guī)定：“裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫總件數(shù)。

　　文書檔案整理流程

　　1.原件一般一式一份，特別重要可保存多份原件

　　2.草稿一般不用保存，有重要領導批示的草稿可保存

　　3.按照文號順序依次疊放

　　4.每份文件原文在前，附件在后，發(fā)文處理單在最后面

　　編頁說明：

　　1、每一份文件單獨編頁碼，從數(shù)字1開始編號

　　2、有內(nèi)容的頁面編頁碼，空白頁不編頁碼

　　3、單面打印紙張在右上角編頁碼，雙面打印紙張在正面右上角和背面左上角編頁碼

　　哪些文件材料該編件號

　　一般來說，機關、單位所形成的大多數(shù)文件材料都適宜編頁號，不宜編件號，只有少部份文件材料如：會議記錄薄、領導人工作筆記本、財務賬本、上級機關編寫的業(yè)務參考資料匯編、單獨的圖紙、照片或零散文件等不裝訂的案卷可編件號。如果經(jīng)過裝訂也要編頁號。一）

　　件號，是歸檔文件的排列順序號，包括室編件號和館編件號兩種。

　　1.室編件號：在同一年度，同一保管期限，同一問題內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。件號為三位數(shù)，如033。

　　2.館編件號：可以不填。

　　最后就是蓋歸檔章，一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置加蓋紅色歸檔章。如此位置有領導批示或收發(fā)章等，可加蓋在首頁上端其它空白處，不要壓字跡。

　　檔案整理前的收集妙招

　　收集作為歸檔文件整理的第一步，是檔案工作的開始，其重要性不言而喻，那作為一名檔案工作者要怎么做才能完成檔案的收集工作呢？

　　檔案收集前的制度準備

　　1、樹立檔案意識。

　　人人都是檔案的形成者，在日常工作中產(chǎn)生的文件材料都是有成為檔案的可能性，不要認為檔案離我們很遠，實際上一份工作總結，一個情況說明，一份報表等等都是潛在的檔案資料，讓每個工作人員在工作中注重文件材料的保存，不亂丟亂放，就是在為檔案的收集做準備。

　　2、制定歸檔制度，明確本單位的歸檔范圍，對重點部門，重點工作人員進行重點宣傳，

　　讓其知曉檔案的重要性，以及需要歸檔的文件范圍，并且說明收集后的檔案資料也是為了以后利用起來方便。實際上，收集上來的檔案資料經(jīng)過整理、分類之后，更加方便查找利用。

　　3、掌握文件形成的規(guī)律和特征，關注文件的形成、運行、歸檔的全過程。

　　根據(jù)文種的對應關系、收文的文號、發(fā)文字號等進行收集。依據(jù)收發(fā)文登記薄進行核對收集是檔案最常用、最有效的、最直接的途徑。（收發(fā)文登記是辦公工作的制度化要求，也是檔案工作的開始，所以說檔案從來不是脫離了工作實際，而是相輔相成的。）

　　注意檔案收集的三種方式

　　1、平時收集

　　根據(jù)文件材料的承辦、形成和運轉的情況，在其辦理完畢后，歸檔單位進行及時的收集。

　　2、定期收集

　　這是針對平時收集有困難的文件材料，根據(jù)其形成的實際情況，定期適時收集，防止散失。

　　3、年終收集

　　每至年終，各部門、單位領導和業(yè)務人員應對歸檔的文件材料進行一次清查、清退，移交給負責文件歸檔的人員，從而保證歸檔文件材料齊全、完整。

　　檔案管理的定義與重要性

　　1.定義：檔案管理是對檔案進行收集、整理、保管、利用和鑒定等工作的過程。

　　2.重要性：檔案管理對于組織和個人都具有重要意義，它可以保護歷史記錄、提供信息支持、維護法律和合規(guī)性。

　　二、檔案管理的原則

　　1.完整性原則：確保檔案的完整無缺，包括內(nèi)容、結構和記錄的連續(xù)性。

　　2.準確性原則：保證檔案信息的真實、準確和可靠。

　　3.保密性原則：根據(jù)檔案的性質和要求，實施相應的保密措施。

　　4.便利性原則：便于檔案的存儲、檢索和使用。

　　三、檔案管理的流程

　　1.檔案收集：從各個來源收集檔案材料。

　　2.檔案整理：對收集的檔案進行分類、編目、標記等工作，使其有序化。

　　3.檔案保管：選擇適當?shù)拇鎯υO施和環(huán)境，確保檔案的安全和長期保存。

　　4.檔案利用：提供檔案的借閱、查詢和復制等服務，以滿足用戶需求。

　　5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，決定其保留或銷毀。

　　四、檔案管理的技術與工具

　　1.信息化技術：利用電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術提高檔案管理效率。

　　2.存儲設備：使用檔案柜、文件盒、光盤、云存儲等設備來存儲檔案。

　　3.安全措施：采用防火、防水、防盜、加密等措施保障檔案的安全。

　　五、檔案管理人員的素質要求

　　1.專業(yè)知識：具備檔案管理相關的專業(yè)知識和技能。

　　2.責任心：對待檔案工作認真負責，嚴格遵守規(guī)章制度。

　　3.保密意識：具有高度的保密意識，確保檔案信息不泄露。

　　4.溝通能力：能夠與內(nèi)部和外部用戶進行有效的溝通。

　　總之，檔案管理是一項重要的工作，它涉及到信息的收集、整理、保管和利用。通過合理的檔案管理，可以提高組織的工作效率、保護歷史遺產(chǎn)、維護合規(guī)性，并為決策提供支持。因此，重視檔案管理，不斷提升管理水平，對于個人和組織的發(fā)展都具有重要意義。