在進行文書檔案整理時，遵循標準規(guī)范至關(guān)重要，不僅能確保信息的準確性和完整性，還能提升文檔的可讀性和檢索效率。下面中博奧小編將為您介紹文書檔案整理的一些內(nèi)容和標準規(guī)范：

　　寶雞文書檔案整理服務(wù)

　　1、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布，國家檔案局對其進行了修改完善后，2015年10月25日再次發(fā)布，新標準于2016年6月1日開始實施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標準主要有以下變化：

　　（1）標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進行了修改；

　?。?）將標準適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴展為紙質(zhì)和電子文件材料；

　　（3）調(diào)整歸檔文件分類方法；

　?。?）增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；

　?。?）增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；

　?。?）將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號；

　?。?）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機關(guān)、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標準之一。

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布，2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布，新標準于2009年5月1日開始實施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標準主要有以下變化：

　?。?）標準的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進行了修改；

　　（2）增加了前言；

　?。?）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸；

　　（4）增加“歸檔號”為硬卷脊項目；

　　（5）調(diào)整檔號章項目，并增加檔號章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項的填寫要求，并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?！段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應(yīng)按此標準開展檔案工作。

　　3、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標準之一，它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》?！稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標準的形式發(fā)布，標準號為GB/T 3792.5-1985。標準修改后，改為行業(yè)標準，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號批準，1999年12月1日實施。相比于原標準主要有以下變化：

　?。?）本標準為行業(yè)標準。

　?。?）明確本標準適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　?。?）刪除了叢編項、標準編號及有關(guān)記載項；將文本項改為稿本與文種項；將檔案館（室）代號項改為檔案館代號項；將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并，改稱載體形態(tài)項；將附注項與提要項合并，改稱附注與提要項；將載體類型項和附件項在條目中的排序做了調(diào)整；將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項；變主題詞項為主題詞或關(guān)鍵詞項；增加文種項、電子文檔號項。

　?。?）調(diào)整了標識符“：”和“；”的使用范圍，增加了標識符號“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號。

　　（5）將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式，并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。

　?。?）對各項目著錄細則也做了一些修改和補充，列舉了引用標準的名稱，增加了例子，并將完整的實例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項目、著錄用標識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項目細則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時應(yīng)以此標準為主要參考編制檔案目錄，為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。

　　文書檔案的標準規(guī)范不僅僅是組織文書的方式，更是組織高效管理、便捷檢索及保護機構(gòu)信息的基礎(chǔ)。通過嚴格遵守文件分類、編號、存檔等規(guī)范步驟，可以確保文書檔案的長期保存和利用價值，提升工作效率和信息安全性。

　　檔案整理方法

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。

　　文書檔案一般采用年度、機構(gòu)（問題）、保管期限分類項進行復(fù)式分類，如：年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　綜上所述，檔案整理是一項需要系統(tǒng)性和條理性的工作。通過采用合適的分類、歸檔和存儲方法，我們可以大大提升工作效率，減少信息丟失的風險，同時確保資料的安全和可靠性。