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檔案數(shù)字化掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式的過程,旨在提高檔案的存儲效率和訪問便捷性。這個流程通常包括準(zhǔn)備、掃描、數(shù)據(jù)處理和存儲等多個步驟。通過這一過程,檔案不僅能夠被有效保存,還能在必要時快速檢索和共享。
??跀?shù)字化掃描檔案
(一)檔案整理
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯,更不能對檔案原件有任何損壞。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、頁面修整
對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;
折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。
5、檔案整理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
(二)檔案掃描
1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺專業(yè)的平板掃描儀)
根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀,如
工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。
普通A4紙質(zhì)文件,采用高速掃描儀的自動進(jìn)紙方式掃描;
紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;
紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;
對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時,將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描;2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)
頁面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;
頁面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);
頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。
3、分辨率選擇
采用黑白、256級灰度模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于300DPI;
采用24位為彩色模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn),其他規(guī)格紙張酌情處理)
掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;
需要時可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);
粘貼折頁與表格,對于粘貼折頁,可用大幅面掃描儀掃描,或先部分掃描后拼接;對部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決。
4、掃描登記
填寫交接登記表,登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。
(三)圖像處理
對圖像進(jìn)行處理,以獲得最好的圖像質(zhì)量,保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息,主要完成圖像處理包括:去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。
糾偏:對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正,包括自校和手校,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字);
旋轉(zhuǎn):按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向,沒有文字的圖片,判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具;
去污:對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì),如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn);
裁邊:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
刪除空白頁:將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除;
斷字修補(bǔ):對部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ);
反白字修正:將部分反白文字可進(jìn)行描述;
分割:將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件;
拼接:對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢
主要對完成圖像深處理的檢查,不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理,如以下問題:
由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描;
對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理;
圖像處理的是否得當(dāng),嚴(yán)重的應(yīng)重掃,處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理;
掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致,有無漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;
順序:如果頁碼不連續(xù),與原文不一致,需對頁面進(jìn)行排序;
漏掃:將漏掃的頁面重新掃描,并插入到正確的位置;
多掃:將多掃頁面刪除;
倒置:不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整,保持與原文一致。
?。ㄎ澹﹫D像存儲
紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF,保存到指定的路徑,便于準(zhǔn)確掛接入庫,與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式,然后進(jìn)行光盤刻錄,確??啼浐玫墓獗P能正確地讀出,并做好標(biāo)識標(biāo)簽。
注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。
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按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
注:采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接
1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時,要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
2、匯總掛接
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫,通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后,通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等,實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。
?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收
一個全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時,給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時,抽檢標(biāo)記為"不合格"。
驗(yàn)收"通過"的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。
(九)數(shù)據(jù)備份
經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能,抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等,以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級。
(十)裝訂
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時,應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。
裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應(yīng)按原有順序裝訂,案卷不掉頁、左邊和底邊整齊,保持拆卷前的原貌,并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。
?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)
掃描前必需對文檔進(jìn)行拆除裝訂物,并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物(如釘書釘、碎紙等),以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀,務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中;
對破損嚴(yán)重、無法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊;
褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描;
對紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)、紙質(zhì)過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描;
對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時,將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描;
掃描完每一份文件,要對照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;
按要求使用掃描儀、清洗,并對每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔,檢查是否關(guān)閉電源;
紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識,并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。
總之,檔案數(shù)字化掃描流程是實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵步驟。有效的數(shù)字化不僅提升了檔案管理的效率,還保證了檔案的長期保存與安全。隨著技術(shù)的進(jìn)步,這一流程將不斷優(yōu)化,為各類組織提供更加高效、可靠的檔案管理解決方案。
檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)
檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代信息管理的重要組成部分,它不僅提高了檔案管理的效率,還為信息檢索、存儲和共享提供了便利。為確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量和一致性,制定一套科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的掃描標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。這些標(biāo)準(zhǔn)不僅涉及到掃描設(shè)備的選擇,還包括掃描過程中的操作規(guī)范和后期數(shù)據(jù)處理。以下是檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容:
1.掃描設(shè)備要求
分辨率:推薦使用至少300 dpi的掃描分辨率,以保證文檔的清晰度和可讀性。對于一些要求較高的檔案,可能需要600 dpi或更高的分辨率。
顏色深度:建議選擇24位色深(True Color)掃描,以確保圖像的顏色準(zhǔn)確性和細(xì)節(jié)保留。
掃描儀類型:優(yōu)選高質(zhì)量的平板掃描儀或?qū)S脵n案掃描儀,避免使用低端的消費(fèi)級掃描設(shè)備。
2.文檔準(zhǔn)備
清潔和修復(fù):在掃描前,文檔應(yīng)經(jīng)過清潔和修復(fù),去除灰塵、污漬以及其他可能影響掃描質(zhì)量的因素。
整理和分類:檔案應(yīng)根據(jù)類型和類別進(jìn)行整理,避免掃描過程中出現(xiàn)混亂。
3.掃描設(shè)置
文件格式:建議使用無損壓縮格式(如TIFF)進(jìn)行掃描,以保留原始文檔的所有細(xì)節(jié)。對于需要較小文件大小的應(yīng)用,可以選擇PDF格式。
色彩模式:選擇適當(dāng)?shù)纳誓J剑ㄈ缁叶然騌GB),根據(jù)文檔的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)置。對于黑白文檔,應(yīng)使用灰度模式。
4.掃描操作
一致性:在整個掃描過程中,保持掃描設(shè)置的一致性,包括分辨率、顏色模式和文件格式,以確保檔案的統(tǒng)一性。
文件命名:使用明確的文件命名規(guī)則,以便于后續(xù)的檢索和管理。文件名應(yīng)包含文檔的主要信息,如日期、類型和編號。
5.后期處理
圖像處理:對掃描圖像進(jìn)行必要的后期處理,如裁剪、旋轉(zhuǎn)和調(diào)整對比度,以提高圖像的可讀性。
質(zhì)量檢查:對掃描的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查,確保每份文檔的清晰度和完整性。
6.數(shù)據(jù)存儲和備份
存儲介質(zhì):選擇可靠的存儲介質(zhì),如硬盤陣列或云存儲,確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。
備份計劃:制定定期備份計劃,以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份應(yīng)保存在不同的物理位置或云端。
總之,制定和遵循檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn),對于檔案管理和信息保存至關(guān)重要。通過規(guī)范的設(shè)備選擇、操作流程和數(shù)據(jù)處理,可以顯著提高檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。此外,標(biāo)準(zhǔn)化的掃描過程還可以確保檔案的一致性和長期保存的可靠性。
檔案數(shù)字化掃描注意事項(xiàng)
檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代信息管理中的重要環(huán)節(jié),它不僅提高了檔案的管理效率,還保護(hù)了檔案的長期保存和利用。然而,檔案數(shù)字化掃描過程涉及多個方面的注意事項(xiàng),確保掃描質(zhì)量和文件安全是關(guān)鍵。以下是進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描時需要特別注意的幾個方面。
1.檔案預(yù)處理
整理與清潔:在掃描前,確保檔案無污損、無折疊。清理檔案表面灰塵,以避免掃描時影響圖像質(zhì)量。
修復(fù)和整理:如有必要,對損壞的文件進(jìn)行修復(fù),整理檔案的順序,確保每頁的完整性和正確排列。
2.選擇適當(dāng)?shù)膾呙柙O(shè)備
掃描儀類型:根據(jù)檔案的類型和需求選擇合適的掃描儀(如平板掃描儀、饋紙掃描儀或?qū)I(yè)檔案掃描儀)。
分辨率設(shè)置:選擇適當(dāng)?shù)姆直媛剩ㄍǔ?00600 DPI),以保證圖像清晰,適合后期的讀取和存檔需求。
3.掃描設(shè)置與格式
顏色模式:根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇合適的顏色模式(如黑白、灰度或彩色),以保持信息的準(zhǔn)確性。
文件格式:選擇合適的文件格式進(jìn)行保存(如PDF、TIFF、JPEG),根據(jù)需求考慮文件的兼容性和壓縮比。
4.數(shù)據(jù)質(zhì)量控制
檢查掃描效果:定期檢查掃描結(jié)果,確保沒有漏掃、模糊或失真現(xiàn)象。
備份數(shù)據(jù):掃描過程中和完成后,要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。
5.數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)
訪問控制:確保掃描后的電子檔案僅限授權(quán)人員訪問,保護(hù)檔案的機(jī)密性。
加密存儲:考慮對重要檔案進(jìn)行加密存儲,以防止數(shù)據(jù)被非法訪問或篡改。
6.后期處理
文件整理:對掃描文件進(jìn)行整理,建立索引和目錄,方便后續(xù)檢索和管理。
質(zhì)量驗(yàn)證:對掃描后的文件進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),確認(rèn)所有檔案內(nèi)容完整且清晰可讀。
總之,檔案數(shù)字化掃描不僅是檔案管理的現(xiàn)代化步驟,也是保護(hù)和傳承重要信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過遵循上述注意事項(xiàng),可以確保掃描質(zhì)量、提高數(shù)據(jù)的可用性,并有效保障檔案的安全性??茖W(xué)合理的掃描過程將為檔案的長期保存和高效利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
檔案數(shù)字化掃描意義
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理面臨許多挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化掃描,即將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式,已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的必然趨勢。數(shù)字化不僅能夠提升檔案管理的效率,還能改善信息的安全性和可訪問性。這一過程對于各種機(jī)構(gòu)和組織來說,都具有重要的意義。
1.提高檔案管理效率
簡化檢索過程:數(shù)字化后的檔案可以通過關(guān)鍵詞搜索和分類系統(tǒng)快速檢索,顯著縮短查找時間。
節(jié)省物理空間:紙質(zhì)檔案需要大量存儲空間,而數(shù)字化檔案可以存儲在硬盤、云存儲等介質(zhì)中,節(jié)約了物理空間。
2.增強(qiáng)信息安全性
備份與恢復(fù):數(shù)字檔案可以通過多重備份機(jī)制防止數(shù)據(jù)丟失,確保檔案的長期保存。
訪問控制:數(shù)字檔案系統(tǒng)可以設(shè)定權(quán)限管理,限制敏感信息的訪問,提升信息的安全性。
3.促進(jìn)信息的共享與協(xié)作
遠(yuǎn)程訪問:數(shù)字化檔案可以在全球范圍內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)訪問,支持跨地域的協(xié)作和信息共享。
實(shí)時更新:電子檔案可以進(jìn)行實(shí)時更新,確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。
4.提升檔案的保存條件
減少物理損耗:紙質(zhì)檔案長期保存容易受到環(huán)境因素如濕氣、光照等的影響,數(shù)字化后可以避免這些問題。
長期保存:數(shù)字化檔案可以在無損耗的情況下長期保存,克服了紙質(zhì)檔案因時間推移而劣化的問題。
5.助力法規(guī)與合規(guī)
符合法規(guī)要求:許多國家和地區(qū)對檔案的保存和管理有明確的法規(guī)要求,數(shù)字化可以更好地符合這些要求。
便于審計與監(jiān)管:數(shù)字檔案可以提供詳盡的審計記錄,方便對檔案使用情況進(jìn)行監(jiān)控和審計。
綜上所述,檔案數(shù)字化掃描不僅僅是技術(shù)進(jìn)步的體現(xiàn),更是檔案管理模式的重大變革。通過提高效率、增強(qiáng)安全性、促進(jìn)共享、改善保存條件以及符合法規(guī)要求,數(shù)字化掃描為檔案管理帶來了深遠(yuǎn)的影響。