檔案庫房建設標準及要求：信息技術的不斷發(fā)展使得檔案庫房建設呈現(xiàn)智能化的趨勢，而對于檔案資源管理而言，傳統(tǒng)的人工管理極易出現(xiàn)安全防范不到位、數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，進而將對檔案庫房管理的高效性產(chǎn)生直接影響。

　　檔案庫房存放著眾多重要的檔案信息內(nèi)容，而在多種自然環(huán)境因素以及人為因素的影響下，將使得檔案管理出現(xiàn)一定的難度，因此將智能化技術融入到檔案庫房管控中，能夠更好地推動管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，為提升庫房管理的整體安全性奠定良好基礎。

　　檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

　　在新時代檔案資源不斷增加的背景下，檔案館在管理檔案庫房的過程中也需要對傳統(tǒng)的管理方式進行變革，積極將現(xiàn)代化的智能技術融入到庫房安全裝置設計中，為做好檔案庫房安全管理的“十防”（防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）的要求，通過智能化的監(jiān)測數(shù)據(jù)控制，使得庫房管理能夠朝著現(xiàn)代化、智能化以及高效化的方向發(fā)展，期間將計算機、攝像頭以及傳感器等智能裝置融入到庫房環(huán)境監(jiān)測中，對其中存在的安全問題進行監(jiān)控和自動報警，并做好相關信息的記錄，為優(yōu)化庫房的整體控制水平奠定良好基礎。

　　檔案作為一種不可復制的重要資源，在安全管理的過程中更加需要注重對其內(nèi)部信息做好原始性的保存，進而為優(yōu)化檔案資源利用價值和效率奠定良好基礎。而智能化系統(tǒng)的融入，使得檔案庫房存放的環(huán)境得到優(yōu)化，進而為延長檔案的壽命創(chuàng)造了良好條件。

　　檔案庫房智能化的主要功能

　　智能檔案庫房安全保護系統(tǒng)主要采用模塊化設計模式，并對各子模塊進行監(jiān)控與管理，同時在數(shù)據(jù)庫的基礎上，將信息采集與評價分析納入檔案庫房管理工作中，從而為優(yōu)化庫房安全管理水平奠定良好的基礎。該方法以數(shù)據(jù)庫為基礎，將信息收集與評估分析結(jié)合到檔案管理中，為檔案安全管理水平的優(yōu)化奠定了良好的基礎。

　　3.1自動溫濕度控制管理功能

　　文件環(huán)境對文件的長期保存具有重要作用。它傳統(tǒng)的手工管理方法復雜、工作量大，難以實現(xiàn)科學、準確的管理，是城建檔案現(xiàn)代化建設中的一個重要課題。溫濕智能監(jiān)控系統(tǒng)能更好的對城建檔案進行管理。

　　溫濕主控微機負責對各庫房的溫濕數(shù)據(jù)進行采集和綜合分析，并向各控制器發(fā)出各種控制指令；溫濕主控微機能實時顯示和存儲各庫房的溫濕數(shù)據(jù)，還可實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表打印等功能，其中統(tǒng)計報表主要有日報、月報、季報等。

　　3.2防盜報警自動控制管理功能

　　保安警報系統(tǒng)是文件保護系統(tǒng)的重要組成部分。應用自動防盜報警技術，對防止檔案的非法入侵和失竊具有重要意義。文件庫中關鍵位置安裝紅外探測器，對防御時間內(nèi)所有非法進入防御區(qū)域的入侵行為進行監(jiān)測，將入侵信息輸入中央控制臺，在軟件電子地圖上閃爍標識入侵位置，并通過計算機實現(xiàn)聲光報警、防盜報警號碼、報警燈和防盜語音模塊，通過語音電話通知有關人員，從而實現(xiàn)防盜報警事件記錄和查詢的自動化?？筛鶕?jù)單位通勤和休假時間自動部署和撤防。

　　3.3火警自動控制管理功能

　　倉房中安裝有感煙、感溫探測器，關鍵部位的走廊、樓梯口等安裝有手動、聲光報警裝置。當火警發(fā)生時，主機觸發(fā)聲光報警，通過電話撥號模塊撥打相關人員的電話，語音報警，滅火系統(tǒng)自動啟動，及時將火撲滅。

　　3.4自動消毒控制管理功能

　　紙面上有霉菌和各種感染病毒。庫房的空氣中充滿了各種各樣的毒氣。殺菌器能迅速有效的殺滅各類病毒和細菌?；钚匝鯘舛鹊停苡行艋諝?。通過主控室計算機遠程控制臭氧消毒設備數(shù)量及消毒設備配置控制模塊。

　　例如，管理員可以選擇在庫房無人的情況下打開臭氧消毒裝置來凈化和消毒庫房。可以設定系統(tǒng)定時關閉消毒滅菌設備的時間限制。無需人工管理，也可以以手動控制模式進行手動控制，控制設備的啟動和停止，并將設備運行日志保存到數(shù)據(jù)庫。

　　除上述幾個常用的模塊外，還有一些功能模塊，如通風，漏水檢測。每個檔案庫房都可以根據(jù)自己的需要選擇檔案管理的智能模塊。在此基礎上進一步整合電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)可視化、三維動態(tài)管理等應用。

　　檔案庫房管理普遍存在的問題

　　4.1傳統(tǒng)的倉儲管理模式難以適應新形勢的發(fā)展

　　檔案庫房管理，傳統(tǒng)上是指檔案接收、保管、查詢、使用等一系列管理活動的集合。庫房管理的檔案主要有紙質(zhì)文件、實物文件、照片和光盤。檔案總體上具有多樣性的特征。各種檔案分別存放于不同的庫房。部分歷史悠久的檔案，存在著多種檔案類型。

　　根據(jù)國家檔案局《檔案業(yè)務規(guī)范》的有關規(guī)定，檔案館應開展防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，定期進行溫濕度檢測，并根據(jù)檢測結(jié)果手動調(diào)整空調(diào)除濕裝置。當現(xiàn)有檔案人力資源不足時，檔案員既要維護庫房的日常環(huán)境，又要協(xié)調(diào)各庫房之間的檔案借閱工作。

　　這些基礎性的工作需要大量的手工操作來完成，不但增加了勞動強度，降低了工作效率，也嚴重影響了檔案管理系統(tǒng)的功能。伴隨著社會的發(fā)展，信息化建設的推進，信息化程度的提高，檔案數(shù)量劇增，檔案載體多樣化，檔案內(nèi)容分散交叉。

　　為了適應新形勢的變化，檔案部門必須改變原有的管理模式。由于新載體的增加，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用；另一方面，隨著檔案信息需求的增加，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能完全滿足需要。各類電子商務的廣泛應用，為檔案信息化提供了廣闊的空間，對檔案管理的內(nèi)容和方法提出了新的要求。

　　4.2傳統(tǒng)的庫房管理方法和管理費用高昂

　　檔案工作是一項十分復雜的專業(yè)工作，對檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)和工作經(jīng)驗提出了更高的要求。此外，由于檔案的種類不同，存放在不同的庫房，為了處理復雜繁瑣的庫房管理與利用工作，一般庫房要有一名以上的員工，增加了單位的人力成本，不利于效率原則的貫徹執(zhí)行。

　　庫存與庫存倒掛是傳統(tǒng)庫房管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象。整理歸檔是指對館藏文獻的實體資料和系統(tǒng)描述資料進行整理，以確保其完整、準確；整理歸檔是指在館藏文獻數(shù)量增加時，對整理歸檔的順序進行調(diào)整，既耗費人力，又耗費時間。

　　構建智能化檔案庫房的思路

　　5.1轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案工作模式

　　首先，檔案館應打破狹隘的傳統(tǒng)思維方式，改變觀念，適應社會發(fā)展，把“紙”變成“電”，加強電子檔案的推廣，建立一個切實可行的電子檔案管理體系，規(guī)范電子檔案的形成、保管和使用，使其規(guī)范化、制度化，為檔案信息化保駕護航。

　　其次，改變檔案檢索利用完全依靠人力資源的狀況，積極探索全文檢索和建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。運用現(xiàn)代信息技術，建立數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案信息服務平臺，為單位積累和存儲信息資源。檔案信息化使檔案從傳統(tǒng)載體的束縛中解放出來，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、傳播和利用，使檔案庫房建設成為一場革命。

　　5.2以成本控制為核心，推進數(shù)字檔案館建設

　　伴隨著電子前端業(yè)務日益普及，電子文檔歸檔的需求日益迫切。與此同時，將現(xiàn)有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，利用計算機對庫房進行管理和檢索，可以大大降低庫房管理的復雜性，減少1-2人的工作量，有效地節(jié)省了人工成本。

　　此外，由于生產(chǎn)活動中對檔案使用的需求，以及紙質(zhì)檔案的長期保存，有些已褪色、破損，不能使用。比如，一些工程圖，即使用手重新繪制，也不能完全恢復，不能很好的提供使用。利用信息技術掃描圖樣，保存電子圖樣，對現(xiàn)代檔案管理工作具有重要意義。該措施不僅降低了修復圖紙的人工成本，而且將“紙”變?yōu)椤半姟保岣吡藱n案的利用率。

　　5.3與信息技術的對接使檔案逐漸智能化

　　信息化為檔案工作提供了有力的技術支撐。該系統(tǒng)不但能改善庫房管理對人的過分依賴，提高庫房內(nèi)檔案的存貯密度，節(jié)約庫房空間，減少各種硬件設備的投入，降低檔案的儲存成本，還能突破以往檔案借閱管理的地域限制，實現(xiàn)同一份檔案同時無限借閱和使用，真正實現(xiàn)檔案資源共享的目標。

　　建設檔案信息系統(tǒng)，以人工查詢?yōu)橹?，以計算機輔助查詢?yōu)檩o，實現(xiàn)用戶的獨立查詢。為改變檔案存儲媒體單一的局面，提高檔案信息資源的利用率和對檔案庫房的管理效率。實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化是信息對接的第一步，是對檔案資源的再次開發(fā)。全文本檢索、傳遞管理等技術的不斷普及，極大地拓展了檔案服務的空間。

　　利用電子檔案，不僅大大提高了檔案信息的準確性，而且為采用多基地管理模式，為查閱人員提供了方便的遠程查詢和利用服務。運用現(xiàn)代信息技術，構建網(wǎng)絡化、數(shù)字化的檔案信息服務平臺，有效地積累和儲存信息資源，使生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的檔案信息真正得到保存，使檔案信息資源得到最大程度的補充和共享。

　　運用信息化手段，可以很好地解決檔案管理快速發(fā)展的矛盾，克服檔案管理手段落后，利用檔案資源不足的缺點。檔案管理是智能化發(fā)展的重要手段。在檔案管理中運用信息技術是一種必然的變革。

　　智能化檔案庫房建設的思考

　　6.1智能化檔案庫房的發(fā)展進步

　　近幾年來，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的背景下，檔案產(chǎn)業(yè)結(jié)合檔案管理的實際需要，引入互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術，提出了檔案館+智能化管理模式。在檔案信息化的條件下，利用網(wǎng)絡技術，可以從多種終端采集信息，實現(xiàn)多平臺的相互融合，提高檔案智能化信息采集和實時反饋的能力，從而發(fā)揮電子檔案的資源優(yōu)勢。

　　但從發(fā)展的角度看，當前的智能庫房還存在著一些局限性。信息化只會帶來業(yè)務層面的變革，沒有實現(xiàn)檔案管理的真正智能化；另一方面，現(xiàn)有的信息技術條件下，檔案數(shù)字化鏡像平臺還沒有建立起來，傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化鏡像

　　利用平臺還沒有實現(xiàn)真正的智能化。今后應建立以頂層設計為基礎，以云計算、大數(shù)據(jù)等技術為支撐，從庫房管理的每個細節(jié)入手，構建以人為本的智能庫房。

　　6.2檔案庫房智能化的可發(fā)展性

　　為了更好地適應時代的智能化要求，更好地發(fā)展檔案的智能化管理，應努力提高檔案歸檔、保管和利用的智能化水平，建立三大檔案智能化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案管理與檔案密集架智能化管理的完美結(jié)合，充分應用于檔案管理領域。

　　智能檔案是一種多學科、多領域的視角，它把實踐經(jīng)驗與規(guī)范相結(jié)合，取長補短，把理論與實際相結(jié)合，使檔案工作更具有前瞻性和實用性。各市、縣要根據(jù)實際情況制定發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展模式。

　　檔案管理應采用傳統(tǒng)的動態(tài)管理模式；沒有滿足日?；c動態(tài)化的雙重要求，系統(tǒng)就無法從根本上解決問題。在改變管理系統(tǒng)或業(yè)務流程時，無需重新設計或修改軟件，即可適應用戶需求的變化，完全擺脫了建立系統(tǒng)后修改不便的被動局面。檔案智能化管理系統(tǒng)的開發(fā)必須是靈活的、可持續(xù)的。

　　其次，在未來發(fā)展中，檔案庫房智能化建設將朝著三個方面趨勢發(fā)展：

　　第一，有效協(xié)同運作。提高檔案管理水平，信息化是實現(xiàn)檔案資源快速高效利用的前提和保障，是物聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的重要技術手段。其可以有效避免人為對收集整理標準的不同理解，以及文件歸檔延遲的問題，從而實現(xiàn)文件從生成、收集到保管的高效協(xié)同運作。該前端系統(tǒng)能自動收集、傳送庫房管理系統(tǒng)的檔案信息，為庫房管理提供完整可靠的數(shù)據(jù)源。

　　第二，擴展優(yōu)化功能。智能檔案室的發(fā)展，更多的是為了滿足對紙質(zhì)檔案的管理和利用的需要，而隨著時代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量將會越來越多，電子檔案需要融入庫房的智能管理中。電子檔案因載體壽命短，需定期轉(zhuǎn)存。

　　由于長期保存與載體脆弱、技術更替過快的矛盾，迫切需要對其進行智能化管理，提高管理效率。所以，從傳統(tǒng)檔案管理的角度出發(fā)，對智能檔案庫房進行相應的改造，既是可行的，又能解決投資成本高、適用范圍小等問題，具有一定的現(xiàn)實意義。

　　第三，促進服務創(chuàng)新。雖然智能儲藏室實現(xiàn)了實物檔案與數(shù)字檔案的資源整合，為檔案的儲存、借閱等管理工作提供了便利，但其功能還僅限于特殊檔案的查找和利用，缺乏檔案資源的深度開發(fā)和提煉。

　　在物聯(lián)網(wǎng)技術的推動下，檔案資源共享應引起高度重視，以實現(xiàn)檔案資源價值最大化，滿足用戶信息需求。智能檔案室的檔案目錄信息由檔案管理系統(tǒng)自動采集或人工著錄，主要包括檔案編號、作者、文件名、日期、頁數(shù)等。只有在明確要求的情況下，用戶才能查找特定文件，而其他大多數(shù)文件都是沒有提示的。其中檔案內(nèi)容挖掘是指用戶在檢索檔案時，提供相關文件或按內(nèi)容標引進行檢索，以促進檔案資源的共享和利用。

　　6.3檔案庫房智能化先進性與實用性相結(jié)合的問題

　　每個人都希望檔案的智能化在技術上是最先進的，但實際上，最先進的并不一定最實用。只求先進技術，而不求需求，是沒有意義的。只有符合用戶需要的技術是最好的。開發(fā)檔案智能化管理系統(tǒng)應遵循經(jīng)濟實用的原則。

　　一個令人滿意的檔案智能管理系統(tǒng)需要從全局出發(fā)，充分考慮到各個方面的綜合因素，并結(jié)合本單位的實際情況，設計出一套功能豐富、性能穩(wěn)定的檔案智能管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)在單位中的應用。盡管智能檔案管理系統(tǒng)有很多無可爭議的優(yōu)勢，但是作為一個新生事物，它還存在很多不完善的地方，需要進一步完善。但無論在哪個領域、哪個行業(yè)，都要不斷進行研究與探索，使其更加完善與實用。

　　結(jié)束語

　　總而言之，為了更好地確保檔案管理工作的安全性，就需要基于當代先進的智能化技術對其進行檔案庫房進行監(jiān)控管理，進而為確保檔案建設的整體質(zhì)量水平奠定良好基礎。檔案作為不可再生的重要資源，在原始性以及完整性的保持上需要投入更大的精力，因此檔案館需要充分結(jié)合自然因素以及人為因素對其進行優(yōu)化建設，進而為提升檔案安全管理水平奠定良好基礎。