近年來，財政部、國家檔案局和有關主管部門大力推進電子發(fā)票應用與電子會計檔案管理，積極開展示范試點工作，并出臺了一系列相關規(guī)劃、規(guī)范及指南，明確電子會計檔案的法律效力，為數(shù)字化時代電子檔案平臺管理系統(tǒng)提供良好的應用環(huán)境。

　　為了幫助大家把握政策發(fā)展脈絡

　　了解新政對企業(yè)的實際影響

　　我們整理了電子發(fā)票、電子會計檔案相關政策和法規(guī)

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　　由此，會計電子檔案平臺管理系統(tǒng)進入發(fā)展的快車道，電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證的應用日益普及，不僅推動了傳統(tǒng)會計檔案流轉、管理模式的轉變，也為企業(yè)財稅管理帶來全新變革。一方面，企業(yè)能夠利用信息化、數(shù)字化手段更加高效、準確采集凝結在檔案中的各類信息，并將其沉淀為企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)；另一方面，企業(yè)面臨會計憑證電子化管理的迫切需求，一套良好高效的電子檔案系統(tǒng)已成為企業(yè)完善信息化建設的必選項。

　　中博奧電子檔案系統(tǒng)

　　中博奧電子檔案系統(tǒng)是中博奧融合多年電子檔案信息系統(tǒng)實施經(jīng)驗，自主設計研發(fā)的一款成熟、全面、滿足會計憑證電子化管理要求的財務檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)基于安全性、實用性和開放性原則，對電子檔案的采集、歸檔、管理、借閱、鑒定、銷毀進行全流程規(guī)范化管理，幫助企業(yè)實現(xiàn)電子檔案與實物檔案的聯(lián)動管理，促使企業(yè)檔案管理過程更便捷清晰、存儲更完整安全。

　　電子檔案平臺管理系統(tǒng)定位

　　中博奧電子檔案系統(tǒng)處于財務云信息系統(tǒng)中的共享核心模塊，其核心功能采取可配置化設計，具有高度可擴展性；數(shù)據(jù)以分表分庫方式存儲，提升檔案檢索性能以及響應效率。系統(tǒng)與費用報銷、會計核算、電子影像、票聯(lián)等多個前端系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)集成，全面、快捷地采集、歸檔企業(yè)各類電子信息，幫助企業(yè)建立以電子檔案為主、紙質檔案為輔的新型高效會計檔案管理模式，實現(xiàn)會計檔案全生命周期的線上流轉，為企業(yè)提升會計檔案保管利用效率奠定基礎。系統(tǒng)主要包含檔案采集、電子附件、檔案管理、檔案借閱、查詢統(tǒng)計、庫房管理、系統(tǒng)管理七大功能模塊。

　　FOL電子檔案系統(tǒng)功能全景

　　1、電子檔案平臺管理系統(tǒng)采集

　　多系統(tǒng)集成自動化采集

　　靈活定義歸檔內(nèi)容

　　系統(tǒng)提供預制檔案模板，支持新增會計檔案類型并為其配置相應模板，企業(yè)可根據(jù)自己的實際業(yè)務訴求，對會計檔案的歸檔內(nèi)容與列表展示內(nèi)容進行自定義調整。

　　檔案模板自定義配置

　　多系統(tǒng)集成自動化采集

　　通過多系統(tǒng)集成，中博奧電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了電子檔案的自動化采集，極大提高了檔案采集效率，確保了檔案的完整性。系統(tǒng)兼容會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，支持在線修改、暫存草稿、關聯(lián)歸檔附件。

　　2、電子檔案平臺管理系統(tǒng)集成，檔案自動化采集

　　穿透查看影像信息

　　系統(tǒng)支持同步電子影像系統(tǒng)，獲取紙質檔案的影像任務信息。系統(tǒng)以列表形式展示影像任務對應單據(jù)編號、已匹配影像任務對應檔案編號等信息，支持穿透查看影像任務詳情、單據(jù)詳情及對應檔案詳情。

　　電子發(fā)票全面支持

　　系統(tǒng)與票聯(lián)系統(tǒng)對接，獲取查重驗真后的電子發(fā)票信息，全面支持對增值稅電子普通發(fā)票、增值稅電子專用發(fā)票、全電發(fā)票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單等多類型電子發(fā)票的歸檔，并支持手動上傳本地電子發(fā)票文件。

　　多維查詢銀行回單

　　系統(tǒng)自動同步銀企直聯(lián)系統(tǒng)，獲取電子銀行回單信息，支持通過多維組合條件，實現(xiàn)電子回單反查詢對應檔案。

　　結構化數(shù)據(jù)同步歸檔

　　系統(tǒng)全面響應電子憑證會計數(shù)據(jù)標準試點要求，幫助企業(yè)實現(xiàn)電子憑證版式文件及其結構化數(shù)據(jù)的歸檔管理，支持將通過驗簽的電子憑證，包含入賬日期、認證狀態(tài)等字段的電子憑證結構化數(shù)據(jù)文件，以及入賬信息結構化數(shù)據(jù)文件進行電子歸檔，助力企業(yè)實現(xiàn)電子憑證從接收、入賬到歸檔的全流程數(shù)字化、無紙化。

　　3、憑證自動匹配

　　系統(tǒng)支持核算系統(tǒng)中記賬單據(jù)和生成的電子憑證，根據(jù)內(nèi)部編碼一致性規(guī)則進行后臺自動匹配。對于超出規(guī)則定義的單據(jù)或無影像附件的憑證等自動匹配失敗的單據(jù)，也可手動完成匹配。

　　憑證自動匹配

　　電子檔案平臺管理系統(tǒng)批量復審

　　系統(tǒng)完成檔案匹配后，檔案管理員可以進行復審，進一步確認電子影像和電子憑證的匹配情況，保證單據(jù)、影像、憑證的準確對應。系統(tǒng)支持單筆或批量復審通過，支持將匹配錯誤檔案退回。

　　檔案靈活分冊

　　檔案復審通過后，可進行檔案分冊，系統(tǒng)支持靈活選擇連號分冊或斷號分冊方式。同時，支持對錄入的未入庫的檔案分冊進行修改和拆分，支持按檔案編號起止范圍查詢、追加或掃描分冊條碼快速追加分冊。

　　檔案分冊管理

　　掃碼批量入庫

　　檔案管理員選擇分冊后，按照實物存放地點，選擇對應庫存地點，掃描分冊條碼或輸入檔案編號，進行檔案入庫。系統(tǒng)支持批量入庫、批量移除，支持在線查看、修改已入庫憑證所在庫房信息。

　　檔案入庫管理

　　4、電子檔案平臺管理系統(tǒng)借閱

　　在線高效借閱流轉

　　員工在線借閱申請

　　借閱人可通過檔案借閱模塊新增電子檔案或實物檔案借閱申請，系統(tǒng)可記錄借閱事由、內(nèi)容及狀態(tài)。其中，電子借閱為在線查看，實物借閱包括實物檔案領用和實物檔案歸還操作。借閱人進行借閱操作時，系統(tǒng)自動標記檔案借閱狀態(tài)，確保檔案流轉全程可控。

　　檔案借閱申請

　　檔案查看

　　領導線上快速審批

　　財務負責人或高級財務主管可對檔案借閱申請進行同意或駁回操作，支持批量駁回及審批。領導審批通過后，對于電子單據(jù)借閱，系統(tǒng)開放臨時查閱權限；對于實物單據(jù)借閱，檔案管理員將收到出庫通知，進行實物領出。借閱到期后，系統(tǒng)將郵件提醒借閱人歸還檔案，保障檔案歸還的及時性。管理員僅需掃描檔案身份條碼，即可實現(xiàn)檔案快速歸還。

　　3D檔案可視化管理

　　系統(tǒng)基于搭建的檔案館庫房、密集架、檔案盒、庫房設備等逐級可視的三維場景，集成電子檔案管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，打造智能可視的數(shù)字虛擬檔案館。不但實現(xiàn)了檔案館資料的有序、完整及快速識別、精確定位，也使得檔案管理更加智能化、規(guī)范化、可視化，切實提升檔案管理水平與管理效率。

　　5、電子檔案平臺管理系統(tǒng)查詢統(tǒng)計

　　多維條件組合查詢

　　多維條件組合查詢

　　查詢?nèi)丝筛鶕?jù)憑證狀態(tài)、會計期間、單據(jù)編號等組合查詢條件查詢完整檔案信息，包括關聯(lián)影像、電子發(fā)票、銀行回單等附件以及檔案來源、檔案狀態(tài)等，支持穿透查看檔案詳情及借閱記錄，促進檔案合規(guī)管理。

　　檔案查詢

　　全方位可視化統(tǒng)計

　　系統(tǒng)通過圖表形式全方位、可視化展示檔案借閱情況統(tǒng)計分析、檔案管理分析、檔案分類統(tǒng)計、分公司檔案數(shù)量排行，為管理者提供直觀的檔案庫存情況及管理分析，便于及時發(fā)現(xiàn)自動匹配、實物借閱等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的異常情況。

　　6、電子檔案平臺管理系統(tǒng)庫房管理

　　線上實時跟蹤管理

　　檔案調撥實時跟蹤

　　檔案調出方的檔案管理員可按需提交檔案調撥申請，按分冊編號起止范圍查詢、追加到待調撥列表，或掃描分冊條碼的方式追加分冊，選擇目的庫位發(fā)起調撥。系統(tǒng)支持批量調撥和批量移除操作，支持實時跟蹤查看檔案調撥記錄及進度。

　　檔案接收自動關聯(lián)

　　調入方檔案管理員收到調撥申請，根據(jù)實際情況，對調入檔案進行接收或退回的操作，操作接收，檔案自動關聯(lián)電子庫位；操作退回，電子庫位不發(fā)生變化。系統(tǒng)支持一鍵批量接收，支持在線查看申請調撥的檔案分冊及其調撥記錄。

　　檔案批量鑒定復核

　　管理員提交檔案銷毀申請后，財務負責人或高級財務主管等角色需填寫復核意見，選擇確認銷毀或駁回，確認銷毀檔案方可執(zhí)行銷毀。系統(tǒng)支持批量鑒定。

　　檔案銷毀實時記錄

　　系統(tǒng)提供檔案銷毀功能，可針對檔案鑒定無保管價值分冊進行檔案銷毀，執(zhí)行銷毀后在對應案卷信息上做銷毀標記，表明對應的實體檔案已被銷毀，但電子檔案數(shù)據(jù)不做刪除處理，仍可在線查看。系統(tǒng)支持批量銷毀、在線查看檔案銷毀記錄。

　　7、電子檔案平臺管理系統(tǒng)管理

　　快速響應企業(yè)需求

　　系統(tǒng)管理主要包含企業(yè)組織架構的搭建，檔案系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)的維護，人員權限的配置，同企業(yè)其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接口管理等。通過權限的配置提升電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免企業(yè)信息外露；同時，滿足檔案外包的需求，可以針對不同的企業(yè)開放不同的權限進行數(shù)據(jù)隔離。接口管理可以實現(xiàn)從其他系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)生成檔案數(shù)據(jù)，減少電子數(shù)據(jù)轉換成紙質檔案的過程。系統(tǒng)維護人員無需編碼或通過少量代碼就可以快速響應業(yè)務部門的需求，減少運維工作量、降低運維難度。

　　針對企業(yè)不同等級的網(wǎng)絡安全要求，電子檔案系統(tǒng)提供多種產(chǎn)品安全管理方式以及信息加密技術，為財務信息安全提供保障；系統(tǒng)具備嚴格的數(shù)據(jù)權限控制、數(shù)據(jù)備份、離線歸檔功能，能夠有效降低數(shù)據(jù)遺失風險。

　　“四性”全面保障

　　2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》修訂通過，明確電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質向檔案館移交，檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　中博奧電子檔案系統(tǒng)提供多種產(chǎn)品安全管理方式以及信息加密技術，全面響應國家對電子會計檔案的要求。系統(tǒng)接收電子發(fā)票過程符合《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）、《財政部國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會﹝2020﹞6號），歸檔存儲格式符合要求，歸檔過程中電子發(fā)票真實性、完整性、可用性、安全性有保障。

　　通過檔案自動化采集、對接發(fā)票池及π平臺自動查重驗真等手段，實現(xiàn)檔案信息全流程不落地，避免人為作假或操作疏漏；

　　通過用戶認證、密鑰授權、影像加密、集成影像設備芯片級加密等方式，為財務信息安全提供保障；

　　通過嚴格的數(shù)據(jù)權限控制、數(shù)據(jù)備份、離線歸檔功能，系統(tǒng)日志可實現(xiàn)線上操作留痕，有效防范數(shù)據(jù)遺失風險；

　　系統(tǒng)內(nèi)置動態(tài)水印，有效防止檔案被篡改、截屏、拍照，全方位保證企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)安全。

　　標桿案例

　　2021年12月7日，陜煤集團榆林化學公司與中博奧共建的增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作通過由陜西省檔案局、陜西省財政廳、陜西省商務廳、國家稅務總局陜西省稅務局聯(lián)合組織的試點單位驗收，成為陜西省首批通過該試點驗收的企業(yè)。

　　作為陜煤集團所屬全資子公司，陜煤集團榆林化學有限責任公司（以下簡稱“榆林化學公司”）負責規(guī)劃、建設和運營目前全球在建的最大煤化工項目，日常需要處理的發(fā)票數(shù)量巨大。隨著增值稅電子發(fā)票的推行，榆林化學在電子發(fā)票的數(shù)據(jù)歸集、報銷、入賬、歸檔等方面逐漸顯現(xiàn)出諸多管理難點，為響應國家財政部、國家檔案局、國家稅務局的相關工作要求，進一步打通企業(yè)電子信息流轉、提升企業(yè)信息化水平和現(xiàn)代化管理水平，榆林化學公司攜手中博奧，共同推進電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作。

　　雙方成立聯(lián)合項目團隊，高質量出具項目藍圖設計方案，高效搭建了包括票聯(lián)系統(tǒng)、電子報賬系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、發(fā)票池、共享運營系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等于一體的數(shù)字化財務共享服務平臺，助力榆林化學首批通過增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點單位驗收。

　　通過打通電子發(fā)票從開具到歸檔的各環(huán)節(jié)，中博奧幫助榆林化學公司實現(xiàn)：

　　增值稅電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔的全流程線上流轉；

　　提高財務工作效率、降低財務風險；

　　保障會計檔案的真實性、完整性、可用性、安全性；

　　提升會計檔案利用效率；

　　會計檔案電子化掃描、歸檔、借閱、銷毀全流程管理，降低公司財務成本，助力企業(yè)數(shù)字化發(fā)展。

　　中博奧電子檔案系統(tǒng)通過將分散在各單位、各業(yè)務系統(tǒng)中的資料進行統(tǒng)一集中管理，打通財務信息化建設的“最后一公里”，幫助企業(yè)構建起財務檔案數(shù)據(jù)倉庫。海量電子會計檔案借助智能分析，將為企業(yè)創(chuàng)造更大價值。

　　財務云信息系統(tǒng)

　　中博奧電子檔案平臺管理系統(tǒng)，源于中博奧團隊多年沉淀的財務共享服務管理理念及信息化建設經(jīng)驗，是大型集團企業(yè)建設財務共享服務、推動數(shù)字化轉型的重要工具。FOL財務云信息系統(tǒng)涵蓋員工報銷、采購付款、銷售收款、資產(chǎn)報賬、財務控制、共享核心、資金管理、會計核算、稅務管理、基礎支撐等財務核心業(yè)務“域”，每個“域”中內(nèi)含不同的系統(tǒng)，全面支撐財務職能與財務流程。中博奧財務云信息系統(tǒng)采用成熟、主流的IT技術框架，通過各個系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的自動采集與財務處理的智能高效，幫助企業(yè)發(fā)揮數(shù)據(jù)價值。