檔案的價(jià)值就在于附著于載體之上的檔案信息，檔案信息和檔案載體真實(shí)得記錄著歷史過(guò)程。檔案數(shù)字化加工方案安全主要包括兩方面，一方面是檔案載體安全，確保檔案載體不因物理環(huán)境、時(shí)間等因素而發(fā)生變化，另一方面就是檔案信息內(nèi)容的安全，確保在檔案利用、信息化管理、數(shù)字化過(guò)程中不泄露。

　　檔案數(shù)字化加工方案

　　一、《中華人民共和國(guó)檔案法》第五章檔案信息化建設(shè)

　　第三十五條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

　　檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。

　　二、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局發(fā)布第13號(hào)令）第四節(jié)保管與保護(hù)

　　第三十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。

　　機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。

　　第四十條機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

　　第四十一條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說(shuō)明。

　　三、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）

　　4總則

　　4.3應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

　　4.5應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

　　4.6加工涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開(kāi)展工作。

　　5．組織與管理

　　5.1機(jī)構(gòu)及人員

　　5.1.2為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核。

　　5.2基礎(chǔ)設(shè)施

　　5.2.2加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場(chǎng)地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

　　5.2.3應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

　　5.3工作方案

　　5.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

　　5.4管理制度

　　5.4.1應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　5.4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。

　　5.5工作流程控制

　　5.5.1應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類(lèi)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過(guò)程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見(jiàn)附錄A。

　　5.5.2應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　5.7檔案數(shù)字化外包

　　5.7.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門(mén)應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)

　　5.7.2在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號(hào)），從檔案部門(mén)、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　　5.7.3檔案部門(mén)應(yīng)指派專(zhuān)門(mén)人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　四、檔案載體的安全

　　1、合理設(shè)置檔案庫(kù)房，根據(jù)不同材質(zhì)的檔案分類(lèi)管理，有針對(duì)性的做到恒溫恒濕，減少外界環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。

　　2、定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。

　　3、入庫(kù)前做好除塵、殺菌工作，減少紙張的磨損、腐蝕。

　　4、開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，有計(jì)劃有步驟的對(duì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，減少檔案原件的使用。

　　360天擎-終端安全管理系統(tǒng)

　　安全保密封閉機(jī)箱

　　五、檔案信息內(nèi)容的安全

　　1、制定規(guī)章制度，嚴(yán)格按照審批流程調(diào)閱利用檔案。

　　2、嚴(yán)格管理參與數(shù)字化工作的外包服務(wù)企業(yè)和人員，審查公司和人員身份，簽署保密協(xié)議，加強(qiáng)教育引導(dǎo)，強(qiáng)化保密思想意識(shí)。

　　3、檔案數(shù)字化過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)使用設(shè)備的管理，硬件設(shè)施如封閉安全機(jī)箱，軟件設(shè)施如殺毒軟件、終端安全管理系統(tǒng)，封閉USB等外接端口，確保信息內(nèi)容不外泄。

　　4、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)做到三網(wǎng)分開(kāi)，物理隔離，定期檢查。

　　5、妥善保管個(gè)人系統(tǒng)賬戶，使用強(qiáng)口令密碼，不對(duì)外泄露賬號(hào)密碼。

　　6、嚴(yán)格管理調(diào)閱利用過(guò)程，非經(jīng)許可不準(zhǔn)許拍照、錄像、復(fù)印、摘抄等操作。

　　信息安全工作，三分靠制度約束，七分靠落實(shí)執(zhí)行，枯燥的流程化工作會(huì)讓人產(chǎn)生厭倦疲憊情緒，進(jìn)而出現(xiàn)安全隱患。這就需要管理者有著高度的責(zé)任感、使命感，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做好引路人，將安全隱患消滅于萌芽狀態(tài)。