2015年11月最高人民法院下發(fā)《關于推進人民法院最高法院檔案數(shù)字化工作的通知》，要求地方各級人民法院加快推進法院檔案數(shù)字化工作，其中各中基層人民法院于2017年底前完成全部檔案的數(shù)字化掃描工作。

　　檔案是審判工作的基本工具，傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式不利于信息的快速、多向流動，也不便復制，同時紙張損壞、遺失等問題也時常發(fā)生。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更穩(wěn)定、更方便，更有利于長期保存和提供利用。因此法院審判工作的信息化必然要求檔案的信息化。

　　最高法院檔案數(shù)字化

　　現(xiàn)實工作中，基層法院案件卷宗保存情況復雜、年度跨度大、種類繁多、保密性要求高、案件卷宗數(shù)量龐大、檔案部門級別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，不能起到對檔案信息化的規(guī)范作用。

　　檔案信息化掃描形式主要分兩種自行掃描和外包掃描，對比如下：

　　自行掃描的特點：

　　（1）經(jīng)費投入少。僅需支出人工工資和購置掃描設備經(jīng)費，比較容易實現(xiàn)。

　?。?）安全性、保密性高。由于是本單位員工，對檔案的安全和保密有較好的覺悟，無需過多擔心檔案泄秘問題。

　　（3）質(zhì)量不高。本單位員工沒有受過專業(yè)的檔案數(shù)字化培訓和訓練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數(shù)據(jù)有可能會錯誤。

　?。?）效率較低。本單位員工實行固定工資制，沒有工作積極性，工作效率可能不高。專業(yè)要求高，加之法院活多人少、工作量大。

　　外包掃描的特點：

　　（1）管理嚴、效率高。專業(yè)掃描公司對數(shù)字化人員有著一套嚴格的管理制度，如保密制度、安全措施、質(zhì)量控制制度等，根據(jù)任務量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發(fā)揮；

　?。?）圖像質(zhì)量高。掃描人員熟悉各項數(shù)字化質(zhì)量標準，能夠迅速地通過去污、去雜質(zhì)、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標準；

　?。?）員工水平高。專業(yè)掃描人員經(jīng)過保密知識、檔案知識的培訓，在工作中磨練了技能，操作水平較高；

　?。?）安全性：對紙質(zhì)檔案的安全，傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可對檔案進行封存管理，大大減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案實體的安全。

　　數(shù)字化加工保密安全，在數(shù)字化加工階段，規(guī)范員工保密意識，作業(yè)現(xiàn)場杜絕電子類的存儲設備，全程攝像監(jiān)控，保證作業(yè)中檔案信息安全，如有問題有據(jù)可尋。

　　綜上，采用數(shù)字化外包的形式，由有資質(zhì)、懂業(yè)務、高效率的專業(yè)公司進行數(shù)字化加工，更有利于訴訟檔案數(shù)字化工作迅速高效完成。

　　訴訟檔案數(shù)字化網(wǎng)絡應用

　　在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開展電子檔案利用，也是新時期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內(nèi)部因審判工作需要在上下級、同級法院之間調(diào)閱，檢察院、紀檢、監(jiān)獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調(diào)閱、查閱、借閱量非常大。

　　訴訟檔案全部數(shù)字化以后，這項工作就變得簡單且易于操作，只需輕點鼠標，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫房找卷，律師可以足不出戶通過互聯(lián)網(wǎng)進行閱卷，確保了律師服務平臺“有卷可閱”，為網(wǎng)上閱卷提供了保障。

　　具體應用有：

　　（一）內(nèi)部調(diào)閱卷：訴訟檔案全部數(shù)字化后，法院便可以開展系統(tǒng)網(wǎng)內(nèi)調(diào)卷，不再郵寄紙質(zhì)卷宗。這節(jié)省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調(diào)閱不退、丟失的風險。

　　全部數(shù)字化后，法官只要在局域網(wǎng)內(nèi)提交調(diào)卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無需審批），經(jīng)所在庭、室、處領導和檔案部門同意后，就可以直接在計算機上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

　　（二）對外查閱：對外查閱設立電子閱檔室，根據(jù)實際情況配備適當數(shù)量的計算機和打印機，安裝適合當事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當事人利用。

　　因此，法院檔案信息化建設以后可實現(xiàn)：

　?。?）全面各類檔案資料的信息化、自動化、智能化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的高度共享。

　　（2）實現(xiàn)動態(tài)信息流轉，各部門可隨時查閱本部門需要的信息。

　?。?）實現(xiàn)實時公文歸檔的完整審核，提高公文歸檔質(zhì)量。

　　（4）實現(xiàn)與其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享的接口。

　?。?）實現(xiàn)可回溯的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，每個數(shù)據(jù)的來源及組成情況可即時展現(xiàn)，確保數(shù)據(jù)審核的高效率。

　　（6）智能搜索分析。

　　案數(shù)字化加工服務分為兩項工作。一是將未歸檔已結案的案卷掃描成電子卷宗，二是將已歸檔的掃描形成的電子卷宗存檔，便于日后當事人及律師等在電子檔案查詢終端提取查閱。

　　可見步驟

　　書記員整理紙質(zhì)卷宗

　　移交紙質(zhì)卷宗

　　拆解紙質(zhì)卷宗

　　掃描紙質(zhì)卷宗

　　信息錄入與審核

　　裝訂歸檔

　　電子檔案錄入工作的開展，實現(xiàn)了訴訟檔案電子化借閱、數(shù)字化管理，簡化了卷宗的借閱、歸還環(huán)節(jié)，大大降低了卷宗損毀、涂改、丟失的風險，為提高法院工作效率、促進司法公開、提升司法公信力提供了可靠的系統(tǒng)保障。