當前，檔案掃描數字化加工要求是一項重要的集中托管業(yè)務。各數字檔案代管機構提供一系列的數字化加工服務，包括排序整理、格式轉換、數據錄入、文件掃描、數字圖像保證計劃、個性化服務等；數字化加工的對象也包括紙質檔案、模擬磁性載體檔案、縮微膠片等多種形式。

　　國家和地方先后頒布了多項檔案數字化標準規(guī)范。

　　概括而言，檔案檔案掃描數字化加工要求應主要注意以下四個方面：

　　01遵循數字化加工流程

　　數字檔案代管機構應嚴格遵循各類相關標準規(guī)范所規(guī)定的流程開展業(yè)務。比如，紙質檔案數字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。不可遺漏任何一個工作環(huán)節(jié)，否則可能導致數字化成果不合格、不可用。比如國內外數字化加工機構都強調在整理檔案時需要去掉訂書釘、紙夾、膠帶等，以方便掃描，掃描之后要將掃描件和目錄掛接。我國某些地方就曾經出現(xiàn)過未建目錄、沒有數據掛接而導致數字化成果無法利用的情況。

　　02采用科學的技術指標

　　為了保證加工后的數字檔案長期可用可理解，數字信號的各項技術指標均要合乎規(guī)范要求。例如，紙質檔案掃描加工的主要技術參數要求涉及色彩模式、分辨率、存儲格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。根據DA/T31修訂版的送審稿，掃描分辨率一般應不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲格式壓縮率的選擇，應在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，以盡量減小存儲容量為準則。

　　行業(yè)標準《錄音錄像檔案數字化技術規(guī)范》規(guī)定的錄音、錄像檔案數字化技術指標如表1、表2所示。

　　03對過程和成果進行監(jiān)督和管

　　集中開展數字化加工業(yè)務具有數量多、任務重、時間短、質量難以把控等特點，要保證數字化集中加工的效率和質量，需要注意加強對數字化加工的管理，特別是質量檢測和過程監(jiān)控。根據DA/T 31修訂組的調研，原標準側重規(guī)定紙質檔案數字化的技術要求，但是數字化管理和技術同樣重要，修訂組特別針對紙質檔案數字化的組織和管理提出了明確的要求，標準的名稱也變更為《紙質檔案數字化規(guī)范》。

　　DA/T 31修訂版指出，應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理，應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的前端環(huán)節(jié)中產生的問題進行及時反饋和修正。此外，需要加以質量檢測和驗收的成果類對象包括目錄數據、數字化檔案、數據掛接、存儲載體等。

　　04完整記錄數字化方案和過程

　　數字化加工的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄，即工作文件。DA/T 31修訂增加了數字化工作記錄應完整的驗收指標要求，要求就工作文件的完整性、規(guī)范性進行驗收?！朵浺翡浵駲n案數字化規(guī)范》也提出了同樣的要求。