以下內容來源國家檔案局發(fā)布《探索文件檔案管理軟件和電子檔案管理新模式研究報告》，編輯整理分期發(fā)布，便于大家參考、學習，有任何問題，敬請在文章最下方“留言”。

　　第一部分詳見我國電子文件歸檔和電子檔案管理基本情況和主要問題

　　第二部分詳見國外電子文件歸檔和電子檔案管理主要情況

　　第三部分詳見創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理模式

　　完善技術方案，設計電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)四大工具

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。課題組設計了電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　1、通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務。

　　數(shù)據(jù)采集工具的架構示意圖如下所示：

　　整個采集工具由四部分功能組成：

　　一是數(shù)據(jù)導入功能：可實現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導入;

　　二是數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進行源系統(tǒng)和目標系統(tǒng)的字段匹配以及異構數(shù)據(jù)導入;

　　三是程序調用接口功能:針對電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實現(xiàn)封裝和調用，并從中獲取數(shù)據(jù);

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標準的數(shù)據(jù)交互方式，使構筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標準，進行數(shù)據(jù)交互。

　　2、電子檔案文件格式轉換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長期有效利用提供方便。

　　按照《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求，電子檔案文件長期保存格式的選型必須滿足10項基本條件，經過對各種常見格式的選型，最終選擇PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5種格式作為檔案文件格式轉換的目標格式。五種類別的若干種文件格式，將通過格式轉換工具被轉換成相應的目標文件格式，轉換對應關系如下圖所示：

　　在實際安裝部署過程中，電子檔案格式轉換工具一般安裝在一臺獨立的文件格式轉換服務器中，以后臺服務的方式運行。轉換服務采用輪詢機制監(jiān)控指定目錄，并將指定目錄下的源文件(待轉換文件)轉換成目標文件，轉換時根據(jù)要求同時完成文件合并、OCR識別等操作，如下圖所示：

　　3、離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復制多套副本、進行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的系統(tǒng)備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能;備份數(shù)據(jù)對計算機軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應電子檔案的備份需求，為維護電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標簽打印、脫機查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動匯集，在文件服務器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號相對應，同時在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標簽，以便實現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時可以方便的驅動客戶機上的存儲設備，如光驅等，完成備份制作功能。

　　(3)標簽打印功能。當客戶機上安裝了標簽打印設備時，系統(tǒng)可以自動驅動設備完成存儲載體表面的標簽制作。

　　(4)脫機瀏覽功能。工具內置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時，將脫機瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時可以啟動脫機瀏覽程序實現(xiàn)對存儲載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源系統(tǒng)的支持，大大方便了用戶操作。

　　電子檔案離線瀏覽工具符合國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號)的結構要求，支持光盤瀏覽和預裝打開兩種瀏覽模式。其中，光盤瀏覽模式將有效實現(xiàn)內置光盤脫機瀏覽，而預裝打開瀏覽模式需要采用手工選擇電子檔案包的方式瀏覽電子檔案。

　　4、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難

　　轉換后的五類電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對特定格式瀏覽器的依賴，利用電子檔案通用瀏覽器實現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。電子檔案通用瀏覽器的實質是針對每一種電子檔案文件格式開發(fā)相應的瀏覽插件。當用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問電子檔案文件時，瀏覽器自動調用對應的文件瀏覽插件進行瀏覽。

　　該工具還具有格式注冊功能，如果在電子檔案文件通用瀏覽器插件庫中沒有該插件，或者出現(xiàn)一種新的文件格式，則可增加新的瀏覽插件。通過集成電子檔案通用瀏覽器，有效避免了瀏覽多格式電子檔案時需要保存多種支撐軟件的困擾，并在文件瀏覽時提供安全可靠的保障。