如今我國(guó)早已將檔案資料做為工程項(xiàng)目工程驗(yàn)收的規(guī)范之一，要是沒(méi)有詳細(xì)、工程檔案資料管理軟件的檔案資料不允許對(duì)其建筑項(xiàng)目開(kāi)展工程驗(yàn)收，怎樣搞好檔案保管，變成項(xiàng)目工程中的頭等大事。殊不知，傳統(tǒng)式檔案保管中的檔案文件分散化、百度收錄不立即、檔案資料使用率劣等問(wèn)題依然是時(shí)下工程項(xiàng)目管理的制約。

　　一、工程檔案管理軟件怎么選

　　1、了解企業(yè)目前檔案管理現(xiàn)狀。需要了解的主要有：目前企業(yè)檔案類別、歸檔方式：影響對(duì)檔案軟件模塊功能需求的選購(gòu)。企業(yè)歷年檔案量：通過(guò)預(yù)估檔案總量，預(yù)估后期檔案每年產(chǎn)生量，判斷做一套檔案系統(tǒng)的性價(jià)比。

　　2、了解企業(yè)經(jīng)濟(jì)承受力?？梢耘c主管領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行溝通，了解企業(yè)愿意在文檔信息化上投入的預(yù)算范圍。

　　3、綜合考慮企業(yè)性質(zhì)。如果是有上屬企業(yè)的，應(yīng)參照上屬企業(yè)指導(dǎo)意見(jiàn)和標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置，方便檔案的移交、接收。

　　4、明確想通過(guò)使用檔案管理軟件達(dá)到怎樣的效果。有的只想做好存儲(chǔ)和檔案資源共享，就對(duì)軟件功能要求很小;有的想從收集到借用實(shí)現(xiàn)信息化綜合管理，對(duì)軟件功能要求就很高。一定要明確需求，才能有效的和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。

　　工程檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)

　　二、中博奧軟件工程檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)

　　1、統(tǒng)一平臺(tái)管理，工程檔案系統(tǒng)全把控

　　為其構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。企業(yè)通過(guò)一個(gè)平臺(tái)，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。無(wú)論是工程實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。

　　保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí)，中船北部灣也能通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動(dòng)了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求

　　通過(guò)自定義分類及屬性的功能，按不同工程項(xiàng)目對(duì)檔案進(jìn)行了分類，并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　3、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效

　　在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過(guò)程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時(shí)候，通過(guò)會(huì)博通受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。檢索功能：應(yīng)用搜索平臺(tái)，員工可隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)端上，通過(guò)組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。

　　搜索結(jié)果將會(huì)依權(quán)限展示，僅擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。借還功能：?jiǎn)T工通過(guò)借閱流程，即可申請(qǐng)以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過(guò)程通過(guò)流程化處理，申請(qǐng)人、借閱用途、歸還日期都會(huì)一一自動(dòng)登記，便于追溯。此外，管理人員可通過(guò)統(tǒng)計(jì)功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

　　在新的發(fā)展趨勢(shì)下，建筑工程企業(yè)的檔案工作者需要不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案管理模式，對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的規(guī)劃，不斷提升檔案管理水平。另一方面，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，采取積極有效的保護(hù)措施和開(kāi)發(fā)方案，推進(jìn)建筑工程檔案科學(xué)化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務(wù)城市建設(shè)。

　　工程檔案管理軟件有哪些

　　中博奧工程檔案管理軟件匯總了國(guó)內(nèi)同行軟件的精華功能,以企業(yè)工程成本管理和控制為核心，全面核算成本。對(duì)工程的預(yù)算管理、計(jì)劃進(jìn)度、檔案管理、合同管理（購(gòu)銷、承包及分包、周材和設(shè)備租入）、物資管理、勞務(wù)管理、自有設(shè)備管理（自有設(shè)備使用可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算租賃費(fèi)）、租賃管理、材料供應(yīng)商、財(cái)務(wù)管理、庫(kù)存管理、施工日志、簽呈管理、事務(wù)管理等進(jìn)行全方位管理。

　　中博奧工程項(xiàng)目管理軟件科學(xué)地將項(xiàng)目管理思想和方法和諧、統(tǒng)一，使得長(zhǎng)期以來(lái)困擾項(xiàng)目管理工作者的工期、進(jìn)度、投資和成本情況無(wú)法整體動(dòng)態(tài)管理的問(wèn)題得到了全面而徹底的解決。

　　依據(jù)國(guó)際先進(jìn)的管理理念，將進(jìn)度/投資動(dòng)態(tài)過(guò)程目標(biāo)管理的方法有機(jī)結(jié)合，從而使PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)成為一種可操作性強(qiáng)、切實(shí)可行的管理工具和溝通手段。經(jīng)過(guò)多家成熟客戶歷練與檢驗(yàn)、調(diào)整與完善，項(xiàng)目管理系統(tǒng)已從當(dāng)初的通用版發(fā)展成為以行業(yè)為導(dǎo)向、以項(xiàng)目特點(diǎn)為基礎(chǔ)、以集團(tuán)多項(xiàng)目管理為依托的多行業(yè)、多版本的集團(tuán)化管控系統(tǒng)。

　　計(jì)劃管理、進(jìn)度管理、人力資源、材料管理、供應(yīng)商管理、設(shè)備管理、采購(gòu)管理、成本管理、投資管理、合同管理、招標(biāo)管理等20多個(gè)功能模塊分布在軟件中，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位的數(shù)據(jù)收集、整理、匯總；項(xiàng)目報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)分析、項(xiàng)目評(píng)估、項(xiàng)目跟蹤、領(lǐng)導(dǎo)總覽、管理駕駛艙等10多個(gè)分析、建議模塊，對(duì)項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行分析并提出合理化的建議。

　　無(wú)論哪個(gè)行業(yè)、無(wú)論什么項(xiàng)目，項(xiàng)目管理系統(tǒng)都會(huì)有其專業(yè)化的行業(yè)產(chǎn)品及解決方案，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行多角度、多層級(jí)的全方位管理與控制。

　　從決策、業(yè)務(wù)、管理、知識(shí)四個(gè)維度，支撐企業(yè)提升綜合管控能力、提效市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)與項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理。

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要流程：

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)：標(biāo)準(zhǔn)化模板庫(kù)、管理標(biāo)準(zhǔn)化、辦公與溫控管理、協(xié)同管理系統(tǒng)。解決項(xiàng)目地域跨度大、專業(yè)領(lǐng)域廣、工期跨度大、項(xiàng)目關(guān)聯(lián)參與方多、管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目文件信息量大等難點(diǎn)。項(xiàng)目管理系統(tǒng)集成多業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)之間數(shù)據(jù)共享。

　　如下圖：

　　工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，通過(guò)各種技術(shù)以及應(yīng)用功能，為企業(yè)搭建一個(gè)圍繞工程建設(shè)全生命周期管理的企業(yè)級(jí)管理系統(tǒng)以及整體信息化平臺(tái)，不僅實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目從投資分析、工程立項(xiàng)到竣工交付全過(guò)程完整生產(chǎn)管理，而且以成本管理為核心、以進(jìn)度計(jì)劃為主線、以合同管理為載體，不僅實(shí)現(xiàn)成本、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同、信息、溝通協(xié)調(diào)、工程資料等工程業(yè)務(wù)處理細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工程全周期、全方位管理，以及進(jìn)行資金、人力、材料、庫(kù)存各個(gè)方面的統(tǒng)一管理。