檔案管理系統(tǒng)建設方案：智慧檔案室一體化管理建設就是將智能密集架系統(tǒng)，中博奧檔案室環(huán)境管理系統(tǒng)，智能檔案管理系統(tǒng)融合在一起，配備恒濕凈化消毒一體機組成新的智慧檔案室一體化管理系統(tǒng)。

　　智慧檔案管理系統(tǒng)平臺建設方案

　　一、概述

　　二、目標意義

　　2.1建設目標

　　2.2建設意義

　　三、建設內容

　　四、數據庫建設

　　4.1目錄數據庫建設

　　4.2元數據庫建設

　　4.3檔案全文數據庫

　　4.4多媒體檔案數據庫

　　五、軟件系統(tǒng)

　　5.1檔案采集子系統(tǒng)

　　5.2檔案利用子系統(tǒng)

　　5.3檔案管理子系統(tǒng)

　　一、概述

　　檔案管理系統(tǒng)是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。建設數字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

　　為了提高檔案資料管理水平和使用效率，適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地開展數字檔案館建設工作，依據國家《數字檔案館建設指南》，結合本市檔案工作的實際情況，制定本方案。

　　二、目標意義

　　2.1建設目標

　　基本建成一個完整、專業(yè)、易擴展的綜合檔案數字化加工生產線和檔案信息管理及發(fā)布平臺。

　　2.2建設意義

　　通過檔案管理系統(tǒng)項目建設，能有效解決目前存在的問題，提高規(guī)劃檔案資源的采集、管理以及利用的效率。通過與相關系統(tǒng)的數據交互，提供檔案信息資源的有效利用和共享服務，使各機構之間能夠實現多種層次的信息管理、數據共享和關聯。

　　項目的建設可以進一步提高規(guī)劃檔案資料管理水平和使用效率，切實提升檔案管理工作服務保障能力和水平，對促進公共檔案服務能力拓展和推動檔案信息資源的社會共享具有重要的意義。

　　三、建設內容

　　基本建成檔案管理系統(tǒng)，建立與現有其它相關系統(tǒng)的銜接，完成建設目標。系統(tǒng)主要由檔案采集子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)和檔案利用子系統(tǒng)三大部分組成。主要建設內容有：

　　1、檔案采集子系統(tǒng)：具備接收電子文件及其元數據、對傳統(tǒng)載體檔案進行數字化和采集重要數字信息資源等功能，實現批量數據數字化及補充數據著錄、掃描、掛接和電子影像的無損壓縮存儲。

　　2、檔案利用子系統(tǒng)：根據檔案信息的利用需求和網絡條件,通過現有網絡建立檔案利用窗口。實現檔案查詢、檔案借閱、資源發(fā)布、信息共享等功能。具體包括實現檔案的智能檢索借閱，提高數據瀏覽的方便性和數據質量；建立數字檔案館網站，實現相關檔案信息的網上展覽及信息發(fā)布、利用反饋登記等。

　　3、檔案管理子系統(tǒng)：對所接收的各類數字規(guī)劃檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作,使無序信息有序化,并實施有效控制，實現對數字檔案長久的安全保存。具體包括實現檔案利用情況統(tǒng)計、系統(tǒng)權限配置、系統(tǒng)日志管理等相關管理功能；實現數據備份與恢復功能等等。

　　四、數據庫建設

　　運用計算機及其相關技術設備管理數字檔案信息，當前一般采取數據庫技術方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數據庫或元數據庫、內容數據集（檔案全文數據庫）、多媒體檔案數據庫、電子文件數據庫建設以及通過對各類資源的整理加工，建立專題數據庫等。

　　4.1目錄數據庫建設

　　目錄數據庫是數字檔案資源管理的基礎，它是將反映數字檔案特征的規(guī)范數據，依照一定的字段要求存入計算機中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計算機檢索的目錄數據體系。目錄數據庫建立的方式主要有兩種基本途徑。

　　一是通過傳統(tǒng)載體檔案數字化采集的檔案目錄數據庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立;二是通過接收電子文件方式形成的數字檔案，一般通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數字檔案元數據庫中提取而形成，經過數據整理規(guī)范審核與補充完善后建立。

　　4.2元數據庫建設

　　保存數字檔案元數據是保證數字檔案可靠和可用的一項重措施。元數據庫建設接照數字檔案元數據采集規(guī)范要求建立。元數據采集方式主要是通過對電子文件或數字檔案的背景、結構和管理過程信息進行自動生成和適當人工添加而形成。

　　4.3檔案全文數據庫

　　內容數據集（檔案全文數據庫）是數字檔案資源建設的主體，它是通過數據庫、數據倉庫等技術方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內容數據一般通過與目錄數據掛接方式實施有效管理，隨著信息技術，特別是檢索技術的發(fā)展，將來也會采用其他技術方法對內容數據進行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內容數據還應與其元數據建立持久有效的聯系，防止非法修改，采取技術措施，確保其可靠和可用。

　　4.4多媒體檔案數據庫

　　多媒體檔案數據庫用來保存視屏、錄音、數碼照片等文件，

　　通過外部平臺上提供的專業(yè)點播系統(tǒng)來調閱此類文件。

　　數字檔案資源庫建設應遵循以下標準規(guī)范:

　　(1)GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式;

　　(2)DA/T134994檔號編制規(guī)則。

　　五、軟件系統(tǒng)

　　5.1檔案采集子系統(tǒng)

　　檔案采集管理子系統(tǒng)主要完成各種類型（包括：黨群工作類、行政管理類、規(guī)劃業(yè)務管理類、會計類、規(guī)劃審批類、規(guī)劃監(jiān)察類、測繪類、特種載體類、設備類、基建類、科研項目、規(guī)劃設計成果類等共12種）檔案的著錄、掃描錄入數字化，并對此建立、匹配相應的索引信息，包括：檔案著錄、檔案掃描、檔案檢查和檔案歸檔4個主功能。其中檔案著錄包括：案卷著錄、件著錄和文件著錄。檔案采集子系統(tǒng)的功能結構圖如圖所示。

　　1檔案著錄

　　案卷著錄案卷著錄是指把電子檔案文件對應的檔案資料信息

　　按照檔案類別分門別類的輸入系統(tǒng)，然后建立檔案索引，完成

　　案卷著錄。

　　這里可以檢查案卷檔號的合法性，案卷錄入完成之后也可以對案卷信息進行修改、打印等。

　?。?）件著錄件著錄主要是指黨務、會議、工作報告等類型的信息著錄，這一類的具體操作可以參考案卷著錄。

　?。?）文件著錄文件著錄前一般要先查詢選擇要著錄的文件所屬的檔案。查詢檔案前先選擇是“按卷查詢”還是“按件查詢”。文件著錄主要功能：文件信息的著錄、選擇已接收的文件、文件信息的修改和打印卷內目錄。

　　2、檔案掃描

　　調用掃描錄入組件，通過掃描的方式采集電子影像，一次采集一份案卷/件的電子影像。具體操作是在經查詢后所得的列表中，選中要掃描的檔案，進入該檔案文件列表界面，選中其中一個文件，進入該文件掃描界面。

　　3、檔案檢查

　　檔案檢查模塊用于影像質量的檢查，可讓操作員查看影像是否清晰、是否殘缺、放置是否端正以及是否缺頁，必要時也可以進行任意角度旋轉、去黑邊和污點的處理。對于無法通過處理達到效果的影像可以進行重掃、補掃和刪除。

　　4、檔案歸檔

　　（1）案卷歸檔

　　將已經全部通過檢查的案卷進行歸檔處理。歸檔后的檔案不能進行索引修改、影像修改，只能進行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

　?。?）件歸檔

　　將已經全部通過檢查的件進行歸檔處理。歸檔后的件不能進行索引修改、影像修改，只能進行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

　　件歸檔時需根據年度信息、保管期限和起始件號，自動生成件號，在檔案列表列出所有該年度和該保管期限的件，生成與件號對應的檔號，并歸檔。

　　5.2檔案利用子系統(tǒng)

　　檔案利用子系統(tǒng)是對檔案資源提供利用服務的功能模塊，要求能夠滿足對不同用戶群、多種利用方式的檔案利用服務的需求。要求提供強大的、快速有效的查詢方式并提供各種行之有效的查詢、利用、借閱、計費、反饋情況、統(tǒng)計分析等功能。功能結構圖如下所示。

　　面向一般檔案利用人員

　?。?）檔案查詢本系統(tǒng)提供了三種查詢方式：案卷查詢、件查詢和文件查詢。

　　【案卷查詢】

　　根據案卷的檔號、案卷題名、項目編號、項目名稱、建設單位等條件組合進行模糊查詢?？梢栽谝粋€或者多個輸入框中輸入字段信息，即可查到符合條件的檔案。

　　【件查詢】

　　選擇件查詢方式，通過件題名、件號或者年度進行組合查詢。

　　【文件查詢】

　　文件查詢參照【案卷查詢】。

　?。?）統(tǒng)計分析

　　檔案統(tǒng)計功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各

　　個保管期限各有多少件’等。檔案統(tǒng)計功能窗口。

　　l、新建統(tǒng)計方案按照需求新建需要的統(tǒng)計方案

　　選擇需要統(tǒng)計的檔案類型選擇需要統(tǒng)計的檔案類型

　　選擇分類字段選擇統(tǒng)計數據按照哪個字段分類

　　選擇統(tǒng)計字段選擇按照哪個字段進行統(tǒng)計，即運算方式

　　檢索數據從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計的數據

　　出統(tǒng)計表和統(tǒng)計圖系統(tǒng)按照設定的統(tǒng)計項及數據范圍自動出統(tǒng)計報表及統(tǒng)計圖

　　（3）反饋登記

　　用戶反饋登記即互動性，是指檔案網站通過設立公告欄、用戶發(fā)言欄、提供網站管理員郵箱等手段，收集檔案用戶的反饋意見，征詢社會各界對檔案館服務工作的建議，并答復用戶的提問。

　　2、面向檔案管理員

　　（1）借閱管理

　　該菜單包括：新建申請、未辦任務、已辦任務和所有任務。

　　主要功能：是用戶借閱外單位或本單位檔案時的借閱流程，包括【借閱申請】、【借閱登記】、【登記審核】、【借閱歸還】、【歸還審核】、【借閱反饋】、【借閱收費】等處理環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)說明如下：

　　【借閱申請】：一般檔案利用人員查看某一檔案時，必須先啟動借閱申請任務，填寫借閱申請單，將此借閱申請?zhí)峤唤o檔案管理人員審核。

　　【借閱登記】：檔案管理人員對一般檔案利用者提交上來的借閱申請進行借閱登記。

　　【登記審核】：檔案管理審核人對已經過借閱登記的申請進行審核，并填寫出庫意見，以決定利用者是否有權限查看所申請的相應檔案。

　　【借閱歸還】：檔案管理人員對歸還的檔案進行校對，以免有檔案的遺漏等。

　　【歸還審核】：檔案管理領導對已經過借閱歸還初審的歸還檔案進行再次審核，并填寫入庫意見，以決定歸還的檔案是否可以入庫。

　　【借閱反饋】：當檔案利用者借閱完畢后，檔案管理人員根據利用者反饋意見，進行填寫利用效果反饋。

　　【借閱收費】：根據收費定義，在審核單上將自動計算出標準收費，檔案管理人員可以填寫此次借閱檔案的實收金額，用以收取借閱費用。

　?。?）鑒定管理

　　鑒定管理是根據檔案保管期限，對到期的檔案進行鑒定，判斷其價值。鑒定管理主要功能：檔案文件鑒定和檔案鑒定統(tǒng)計。

　?。?）銷毀管理

　　銷毀管理是根據檔案的鑒定結果，對無繼續(xù)保存價值的檔案進行銷毀操作。銷毀管理主要功能：檔案文件銷毀和檔案銷毀統(tǒng)計。

　?。?）編研管理

　　編研管理是利用現有的檔案資料，編寫編研文檔，現有的編研文檔有：大事記、組織機構沿革、基礎數字匯編、會議簡介。編研管理主要功能：編研信息的增加、修改和刪除。編研信息的修改和刪除是要經查詢后才可操作。

　?。?）變更管理

　　變更管理主要是對檔案提供一種復制功能，一份檔案在出現變更后會形成新的版本，老版本也同時保存。即對變更的檔案信息進行填寫保存。

　　5.3檔案管理子系統(tǒng)

　　檔案管理子系統(tǒng)主要是對系統(tǒng)進行一些日常管理，包括：日志管理、用戶權限管理、電子表單管理和元數據管理4個主功能。其中日志管理包括：系統(tǒng)運行日志管理和用戶操作日志管理；用戶權限管理包括：用戶管理和組織管理；電子表單管理包括：表單定義管理和字段定義管理；元數據管理包括：元數據定義管理。系統(tǒng)功能結構圖如下所示。

　　1、日志管理

　?。?）系統(tǒng)運行日志管理

　　主要是對系統(tǒng)在運行過程中產生的日志進行管理，包括系統(tǒng)啟動、關閉的日志；系統(tǒng)出現錯誤時產生的日志等，以便以后查詢。

　?。?）用戶操作日志管理

　　主要是對用戶在登錄系統(tǒng)的一系列操作進行記錄，并寫入日志。

　　2、用戶權限管理

　?。?）用戶管理

　　用戶管理的功能：用戶的新增、用戶信息的查詢、修改和刪除、用戶權限的管理。

　　用戶新增用戶新增就是注冊用戶的過程。即在用戶管理界面中，選擇用戶所屬組織，填寫用戶信息。

　　用戶信息查詢通過用戶基本信息，如賬號、姓名、電子郵件、部門等組合查詢，可查看用戶的詳細信息。

　　用戶修改和刪除選中某一用戶，進行刪除。

　　用戶權限的管理在用戶權限管理界面中，可以對用戶的基本信息進行修改，也可以對用戶的功能權限和數據權限進行添加和移除。

　?。?）組織管理

　　組織管理的功能：組織的新增、組織信息的查詢、修改和刪除。其具體操作和用戶管理一致。只是組織管理是針對組織檔案室而言。

　　3電子表單管理

　?。?）表單定義管理

　　表單定義管理的功能：表單的新增、查詢、查看電子表單信息、修改和刪除。

　　（2）字段定義管理

　　表單字段定義管理的功能：表單字段的新增、查詢、查看字段信息、修改和刪除。

　　4元數據管理

　　元數據定義管理的功能：元數據的新增、查詢、修改和刪除。

　　檔案管理系統(tǒng)建設資質

　　一、檔案管理資質的概況

　　檔案一詞相信大家都不陌生，但針對企業(yè)檔案管理工作的等級認證相信大家都沒有去了解過，接下來就由小編來介紹一下檔案管理資質。

　　檔案管理資質，又稱為檔案工作規(guī)范測評，是針對企業(yè)檔案工作的全方面的測評辦法，不僅涵蓋了具體的檔案業(yè)務工作，還包括檔案的政策法規(guī)環(huán)境要求，包括文件形成中的*與員工責任、規(guī)章制度和組織建設的要求。

　　二、評級方法

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范測評，采取先測級別，再評等次，級別與等次結合的方法，共分三級六等。測評結果由高到低依次排列為：一級甲等，一級乙等，二級甲等，二級乙等，三級甲等，三級乙等。

　　級別主要圍繞兩個要素進行測定，一是檔案人員配備情況，二是檔案工作用房配備情況。

　　三級企業(yè)：檔案工作有專人負責。有單獨使用、滿足5年以上檔案存儲需要的檔案庫房，有相對獨立的辦公和閱覽室。

　　二級企業(yè)：有兩人以上的檔案專職人員；屬國有企業(yè)的，不少于一人為編制內員工。有滿足10年以上檔案存儲需要的獨立檔案庫房，有獨立使用的辦公和閱覽室。

　　一級企業(yè)：有設立獨立履行企業(yè)檔案管理職能的檔案工作機構，配備適應檔案管理和發(fā)展需求的專職檔案人員。有滿足15年以上檔案存儲需求的獨立檔案庫房，有獨立使用、布局合理的各項檔案工作業(yè)務用房。屬企業(yè)集團的，其直屬企業(yè)檔案工作規(guī)范等級測評定等率應達60%（含）以上。

　　三、測評要點

　　測評要點主要分為檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備5項一級指標，各一級指標共包含29項二級指標、96個測評點。

　　每項一級指標各100分，評審人員對照《測評標準》進行逐點測評，得出各一級指標分值，分別乘以0.2、0.15、0.3、0.15、0.2，計算出總分，總分滿分為100分。

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標準

　　權重

　　檔案工作組織：0.2

　　檔案工作制度：0.15

　　檔案業(yè)務工作：0.3

　　檔案信息化建設：0.15

　　檔案工作設施設備：0.2

　　一級企業(yè)，總分70分（含）以上的為乙等，80分（含）以上的為甲等。

　　二級企業(yè)，總分60分（含）以上的為乙等，70分（含）以上的為甲等。

　　三級企業(yè)，總分50分（含）以上的為乙等，60分（含）以上的為甲等。

　　等次總分達不到相應級別乙等的，需降低級別應用測評結果。

　　四、檔案測評流程

　　五、檔案測評證書有效期

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范測評等級的有效期為五年。規(guī)范測評等級自核準之日起滿四年自愿申請復查，經復查合格后辦理換證手續(xù)。有效期滿五年、未申請復查的單位，其等級自動失效。

　　測評組織單位在獲證企業(yè)申請后對其進行復查，復查合格后換發(fā)等級證書。復查不合格，視情況降低或取消原等級。