干部人事檔案管理系統(tǒng)是涵蓋干部人事檔案采集子系統(tǒng)、管理、利用三部分組成。安徽省人事檔案管理系統(tǒng)緊扣當前國家發(fā)展的主題“檔案服務于社會”，重點突出電子檔案的“服務”性質特點。在保障信息安全的前提下，可以更大范圍地提供所需的檔案信息，深化檔案信息的開發(fā)利用，減少檔案員的工作量的同時，提高電子檔案的查詢利用效率，提高查檔單位及用戶辦事效率。

　　按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組合起來的個人檔案，是歷史、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

　　近年來，中央領導高度重視干部人事檔案工作，多次作出重要批示和指示。要求切實加強干部人事檔案制度機制建設，完善干部檔案任前審核制度，推進干部人事檔案數(shù)字化，健全干部人事檔案管理體制。

　　檔案管理系統(tǒng)

　　檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網絡。

　　功能介紹

　　（一）多種瀏覽方式。

　　檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)手工管理的顯著差別，也就是這個功能帶來的方便性了。因為檔案的類型錯綜復雜，但是每一個部門都希望可以利用檔案，那么瀏覽的方式就極為重要了。

　　二）分類查看

　　因為系統(tǒng)在存儲檔案時，會建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，所有的檔案信息都會存在數(shù)據(jù)庫中，這樣就可以做到“數(shù)出一門”

　　要做到高效率的目標，系統(tǒng)提供了分類查看的功能，可以根據(jù)檔案的分類、歸檔的部門、存儲的日期、保密等級等條件，進行單個分類的查看。

　　三）自定義錄入頁面

　　每個人的操作習慣不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人統(tǒng)一是一件不小的工程，既不耽誤效率，又可以讓每個人做到舒適快捷。

　　系統(tǒng)提供了自定義頁面的功能，可以根據(jù)自己的操作習慣來設置自己的界面，這樣一來，每個人都可以使用自己習慣的頁面，保證工作效率。

　　四）整理檔案

　　支持多種方式錄入檔案，支持Excel表格錄入檔案信息。

　　系統(tǒng)設計

　　檔案管理系統(tǒng)主要是實現(xiàn)查詢存儲簡單方便化，本系統(tǒng)包括整理檔案、檔案查詢、存儲歸檔、檔案借閱等功能。

　　系統(tǒng)優(yōu)勢

　　1.方便安全增強了信息的安全性，利用該管理系統(tǒng)可對學生的信息進行適當?shù)拇鎯凸芾?，方便學生信息的收集。此外，鑒于電子信息的輸入與保存，因此安全性較高，且不易丟失。

　　2.簡單快捷錄入紙質信息往往會浪費大量的人力物力，學生檔案信息的管理可以不需要過多的人力并能節(jié)約時間。只需要少量人工操作電腦就可以完成信息管理，更簡單快捷。

　　3.提高效率按照傳統(tǒng)的歸檔方法，如果要提取有效的信息，在尋找信息的過程需要很長時間。使用學生檔案信息系統(tǒng)可以統(tǒng)一管理學生的信息，學校的動態(tài)得到及時更新。

　　聚焦安全可控，提高干部人事檔案工作服務質量

　　《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）,對干部人事檔案的“建、管、用”提出明確要求，這對于規(guī)范干部人事檔案管理，切實提高干部人事檔案的使用價值，服務推進干部人才培養(yǎng)、選拔、任用、管理具有十分重要的意義。

　　在新的時代條件下，以互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)、人工智能等為代表的信息技術正加速向各領域廣泛滲透?！稐l例》要求各級組織人事部門積極運用信息技術，不斷提高干部人事檔案服務質量。

　　因此，經過新一輪的思維創(chuàng)新與研究探索，行業(yè)內軟件在原有干部檔案管理系統(tǒng)基礎上不斷完善，推出《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)V5.0》，希望以檔案信息系統(tǒng)為引導，推動檔案管理環(huán)節(jié)的有機融合、管理操作的數(shù)字轉化、管理標準的電子審核，全面盤活檔案資源，推動干部人事檔案工作轉型升級、提質增效。

　　從干部檔案審核工作看干部人事檔案功能的完善

　　中央組織部下發(fā)了《關于進一步開展干部人事檔案審核工作通知》，對在全國開展干部檔案審核工作進行了具體部署，要求審核工作必須加強組織領導、健全組織機構，明確工作目標，制定工作方案，并在審核過程中，逐頁逐項核對干部人事檔案材料內容和有關信息，保證材料完整、齊全、真實，保證信息準確無誤。

　　近年來，通過干部人事檔案審核工作的全面開展，發(fā)現(xiàn)了許多問題，特別是干部人事檔案材料缺失、信息不實等，導致干部人事檔案信息憑證這一基本功能被弱化。完善干部人事檔案功能，使人事檔案管理工作盡快走上規(guī)范化、科學化、制度化、信息化的軌道，是當前干部人事檔案工作必須面對的問題。

　　一、檔案管理信息平臺深化應用的目標

　　干部人事檔案是真實反映干部基本情況、工作經歷和業(yè)績的重要憑證，是組織人事部門考察和選用干部的重要參考，是規(guī)范干部管理的重要依據(jù)。干部人事檔案的功能認識，必須首先了解干部人事檔案的內容及本質屬性。

　　按照中組部1980年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》，人事檔案的正本分為10類：①履歷材料；②自傳材料；③鑒定考察材料；④學歷、評聘專業(yè)技術職務與評定崗位技能的材料；⑤政治歷史審查材料；⑥入黨入團材料；⑦獎勵材料；⑧處分材料；⑨錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議代表的材料；⑩其他可供組織參考的材料，即上述9類未包括的、對組織上有參考和保存價值的材料。

　　可以說干部人事檔案十大類內容涵蓋了干部成長的全過程，因此，干部人事檔案的本質屬性是個人情況的歷史記錄。

　　二、干部人事檔案的功能

　　功能即為事物或方法發(fā)揮的有利的作用、效能，是物質的使用價值。干部人事檔案的功能是指它對組織、社會及其相對人發(fā)揮作用的能力。干部人事檔案的功能可以分為一般功能和特殊功能。

　　干部人事檔案的一般功能可以概括為憑證功能或證據(jù)功能、信息功能和情報功能等。

　　干部人事檔案的特殊功能主要包括：

　　第一，干部人事檔案具有動態(tài)地了解其相對人員一生經歷的作用能力。

　　第二，干部人事檔案具有系統(tǒng)反映其相對人員工作業(yè)績、道德修養(yǎng)和性格特征變化情況的作用能力。

　　第三，干部人事檔案具有反映組織評價的作用能力。

　　第四，干部人事檔案具有幫助組織、人事部門了解其相對人個體能力的功能。

　　第五，干部人事檔案具有客觀反映其相對人員政治思想發(fā)展變化軌跡的能力。

　　三、從干部檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

　　分析干部人事檔案功能弱化的原因

　　1.干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

　　雖然中組部對干部檔案管理很重視，并出臺了一系列管理文件，但是通過這次全國范圍的干部檔案審核工作，仍然發(fā)現(xiàn)了許多問題。

　　一是“三齡一歷”歸檔審核不嚴。“三齡一歷”是此次干部人事檔案審核工作的重點，要務求準確。“三齡一歷”是干部人事檔案構成的主線，是使用率和出現(xiàn)率最高的內容，幾乎每一份材料中都有所涉及。但是許多干部檔案中“三齡一歷”的記載前后不一致，日期版本少則兩種，多則數(shù)種；時間跨度前后有相差幾個月的，有相差一年的，甚至還有相差幾年的；而學歷方面還存在著缺少材料、填寫不規(guī)范和學歷學位名不符實等現(xiàn)象。

　　二是歸檔材料不規(guī)范。有些歸檔材料內容填寫不準確，任免審批表、履歷表無照片，任免審批無任免發(fā)文字號，任免職務填寫不規(guī)范；履歷表填寫過程中有涂改，無組織審核蓋章；考核表缺少組織印章，確定考核結果后未與本人見面，缺少本人簽字等。

　　三是檔案內容失衡。干部人事檔案，涉及個人思想政治品德、家庭歷史及社會關系等方面的內容多，工作能力、專業(yè)特長等方面的信息記載比較少，重抽象、輕具體。

　　四是檔案材料收集不完整、不全面，舊材料比較多，新材料補充不及時，不能真正反映個人的現(xiàn)實面貌。

　　五是涂改、偽造檔案的違法行為時有發(fā)生，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等現(xiàn)象增多。如本文開頭所說的兩個實例。

　　2.干部人事檔案功能弱化的原因

　?。?）管理主體繁雜。我國人事檔案管理主體繁雜，有企事業(yè)單位，有人才市場，也有個人管理機構分散，管理水平參差不齊，這極大地影響了我國人事檔案的宏觀控制，不利于我國人事檔案信息的社會化運作，也不利于人事檔案管理工作質量的提高。有些人事檔案管理機構管理水平落后，管理漏洞百出，給造假者可乘之機。

　　（2）管理手段落后。材料的收集、整理、歸檔等一系列手工環(huán)節(jié)，大大增加了發(fā)生錯誤的可能性，使檔案信息的準確性、完整性得不到保證。

　?。?）收集、加工、傳遞、利用諸環(huán)節(jié)的管理漏洞也不同程度地存在，造成檔案材料遺失、缺損和變形，從而導致人事檔案信息失真。

　　干部人事檔案出現(xiàn)的上述問題，會使組織管理中選人、育人、用人、留人的整體功能受到誤導，干部人事檔案功能得不到正常發(fā)揮，這不但給組織管理工作者帶來了困惑，還影響了干部管理活動的有序進行。由此可見，完善干部人事檔案功能在人事檔案管理活動中日益迫切。

　　四、加強干部檔案管理，完善干部人事檔案功能

　　1.完善干部人事檔案功能對干部管理工作的重要意義干部人事檔案功能的完善為組織管理發(fā)揮重要的作用。人事檔案所具有的提供相關數(shù)據(jù)和信息記錄的完整性、真實性和系統(tǒng)性等功能，是其它檔案無法相比的，這些功能對全面了解每個干部發(fā)揮著非常重要的作用。

　　干部人事檔案材料是經過組織審查、檔案管理部門認真鑒別的，是歷史的真實記錄，具有一定的法律效力。人事檔案這種證據(jù)和情報功能可以使單位根據(jù)事業(yè)的發(fā)展需要、干部的綜合素質，在分析研究的基礎上制定選拔干部的決策方案。

　　2.充實干部人事檔案內容是完善干部人事檔案功能的有效途徑

　　信息記錄才是干部人事檔案最基本、也是最重要的功能。這種以信息記錄為主的檔案材料，將是真正了解干部的依據(jù)和載體。在干部管理的過程中發(fā)揮著數(shù)據(jù)和信息支持的作用。

　?。?）增強干部人事檔案內容的全面性。干部人事檔案的內容記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的材料少。因此，干部人事檔案部門要特別注重收集反映個人綜合能力的材料，如近期工作成績、貢獻能力以及個人在社會、經濟等活動中的動態(tài)記錄等等材料。

　　在干部人事檔案中增加反映個人社會信用資料，把具有憑證性質的檔案和反映個人職業(yè)生涯、職業(yè)能力和信用情況的檔案作為干部人事檔案的主要內容，大大提高干部人事檔案在組織管理中的信息價值和數(shù)據(jù)支持作用。

　　（2）增強干部人事檔案內容的真實性。一直以來，人們形象地把真實性稱作人事檔案的“第二生命”、“第二靈魂”，干部人事檔案能否客觀如實地反映干部各方面的情況，是干部人事檔案在現(xiàn)代組織管理活動中的生命力之所在。因此，加強干部人事檔案相關法律制度建設，增強干部人事檔案工作流程和環(huán)節(jié)的監(jiān)管，提高干部人事檔案管理人員的素質等途徑來保障干部人事檔案真實性不失為一個明智的選擇。

　　（3）增強干部人事檔案內容的個性化。為最大限度地發(fā)揮干部人事檔案在組織管理工作中的作用，我們必須建立可識別干部個性特點的人事檔案，例如專業(yè)能力、管理風格、職業(yè)興趣等材料。

　?。?）增強干部人事檔案內容的動態(tài)性。我國的干部人事檔案內容中動態(tài)地反映個人情況的材料比較少。要保持干部人事檔案的活力，必須保證干部人事檔案內容時刻處于動態(tài)的更新當中，定期對干部人事檔案材料進行鑒定。這樣，組織管理部門方可針對每一干部的發(fā)展層次、現(xiàn)實需要、個人特點等情況，采取不同的管理方法，最大限度地滿足干部的需要，提高干部的工作效率，保證組織管理工作正常有序地運轉。

　　五、結語

　　總之，信息記錄才是干部人事檔案最基本、也是最重要的功能。這種以信息記錄為主形成的檔案材料，將是真正了解個人的依據(jù)和載體。完善干部人事檔案的功能，可以推進我國干部人事檔案管理的優(yōu)化，為社會干部資源的合理流動和優(yōu)化配置提供更加有利的支持和保證。

　　干部人事檔案管理信息系統(tǒng)依據(jù)新時代各級組織人事部門對干部人事檔案管理的現(xiàn)實要求，可實現(xiàn)對干部人事檔案的采集、管理和利用，更好地為精準科學選人用人、從嚴監(jiān)督管理干部服務，實現(xiàn)網絡化、數(shù)字化、信息化、智能化發(fā)展，堅持“凡提必審”、“凡進必審”、“凡轉必審”，確保檔案信息真實性、準確性和服務的及時性。

　　現(xiàn)代信息技術日新月異，可以預見，干部人事檔案工作即將進入一個從接收保管紙質檔案到接收保管數(shù)字檔案，從管檔案實體到管檔案信息數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到共建共享的變革過程。