檔案軟件管理的系統(tǒng)全面實現(xiàn)項目建設檔案管理與項目建設同步運轉、實時管控。通過建立“前端界入機制”確保高價值文件有效留存；通過建立“任務派發(fā)機制”確保各部門明確歸檔職責；通過建立“統(tǒng)計跟蹤機制”確保隨時準確掌握項目歸檔進度；通過建立“實時共享機制”確保及時有效信息共享；通過建立“可視化整理界面”大幅降低管理成本。

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　1、通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對其他信息系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務。

　　整個采集工具由四部分功能組成：

　　一是數(shù)據(jù)導入功能：可實現(xiàn)各種格式電子文件和源系統(tǒng)各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導入;

　　二是數(shù)據(jù)管道功能:可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進行源系統(tǒng)和目標系統(tǒng)的字段匹配以及異構數(shù)據(jù)導入;

　　三是程序調用接口功能:針對電子文件形成源系統(tǒng)提供的各種程序調用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實現(xiàn)封裝和調用，并從中獲取數(shù)據(jù);

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能:規(guī)定了標準的數(shù)據(jù)交互方式，使構筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息系統(tǒng)可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標準，進行數(shù)據(jù)交互。

　　2、電子檔案文件格式轉換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如:文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案管理和長期有效利用提供方便。

　　按照《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)中的要求，電子檔案文件長期保存格式的選型必須滿足10項基本條件，經過對各種常見格式的選型，最終選擇PDF、JPG、Tiff、MP3、和MP4等5種格式作為檔案文件格式轉換的目標格式。五種類別的若干種文件格式，將通過格式轉換工具被轉換成相應的目標文件格式。

　　在實際安裝部署過程中，電子檔案格式轉換工具一般安裝在一臺獨立的文件格式轉換服務器中，以后臺服務的方式運行。轉換服務采用輪詢機制監(jiān)控指定目錄，并將指定目錄下的源文件(待轉換文件)轉換成目標文件，轉換時根據(jù)要求同時完成文件合并、OCR識別等操作。

　　3、離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復制多套副本、進行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的系統(tǒng)備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能;備份數(shù)據(jù)對計算機軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應電子檔案的備份需求，為維護電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性。

　　課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標簽打印、脫機查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動匯集，在文件服務器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號相對應，同時在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標簽，以便實現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時可以方便的驅動客戶機上的存儲設備，如光驅等，完成備份制作功能。

　　(3)標簽打印功能。當客戶機上安裝了標簽打印設備時，系統(tǒng)可以自動驅動設備完成存儲載體表面的標簽制作。

　　(4)脫機瀏覽功能。工具內置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時，將脫機瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時可以啟動脫機瀏覽程序實現(xiàn)對存儲載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源系統(tǒng)的支持，大大方便了用戶操作。

　　電子檔案離線瀏覽工具符合國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012]7號)的結構要求，支持光盤瀏覽和預裝打開兩種瀏覽模式。其中，光盤瀏覽模式將有效實現(xiàn)內置光盤脫機瀏覽，而預裝打開瀏覽模式需要采用手工選擇電子檔案包的方式瀏覽電子檔案。

　　4、電子檔案通用瀏覽器——解決電子檔案利用難

　　轉換后的五類電子檔案仍需要8種文件格式瀏覽器才能利用。為了降低電子檔案對特定格式瀏覽器的依賴，利用電子檔案通用瀏覽器實現(xiàn)支持多種文件格式瀏覽的功能，將有效緩解電子檔案利用難。

　　電子檔案通用瀏覽器的實質是針對每一種電子檔案文件格式開發(fā)相應的瀏覽插件。當用戶利用電子檔案通用瀏覽器訪問電子檔案文件時，瀏覽器自動調用對應的文件瀏覽插件進行瀏覽。

　　該工具還具有格式注冊功能，如果在電子檔案文件通用瀏覽器插件庫中沒有該插件，或者出現(xiàn)一種新的文件格式，則可增加新的瀏覽插件。通過集成電子檔案通用瀏覽器，有效避免了瀏覽多格式電子檔案時需要保存多種支撐軟件的困擾，并在文件瀏覽時提供安全可靠的保障。

　　《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》的保存和利用

　　電子檔案保存

　　備份與恢復

　　系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質進行登記、檢測與管理；使用備份數(shù)據(jù)進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。

　　電子檔案監(jiān)控

　　系統(tǒng)應具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。

　　業(yè)務過程統(tǒng)計

　　系統(tǒng)應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。

　　電子檔案保存檢查

　　系統(tǒng)應具備在電子檔案長期保存過程中對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性等進行庫內質量巡檢的功能。

　　電子檔案保護

　　系統(tǒng)應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權訪問、修改或刪除，完整準確記錄長期保存過程中相關變動信息。

　　電子檔案利用

　　檢索利用

　　系統(tǒng)應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索、全文檢索和遞進檢索等功能，支持跨全宗、跨門類檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和選擇性輸出。

　　電子借閱

　　系統(tǒng)應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

　　檔案編研

　　系統(tǒng)應具備輔助檔案編研功能，包括但不限于選題、檔案查找、檔案篩選、文獻加工、輔文撰寫、審核與校對，以及編研成果發(fā)布與管理。

　　利用登記

　　系統(tǒng)應具備電子檔案利用登記功能，保存利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

　　系統(tǒng)結構開放性

　　電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結構應具備開放性，可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)交換與共享。

　　功能擴散性

　　系統(tǒng)功能應具備可擴展性，滿足當前及可預見時間內的業(yè)務需求。可方便地進行功能擴展。

　　配置靈活性

　　系統(tǒng)配置應具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務模式、工作流程和數(shù)據(jù)結構等的靈活定義與部署。

　　安全可靠性

　　系統(tǒng)運行應安全可靠，宜根據(jù)需要采取一定的技術方法，防止非授權訪問，保存電子檔案管理關鍵業(yè)務過程記錄，保障電子檔案安全。

　　電子檔案分庫管理

　　應根據(jù)電子檔案接收、管理、保存和利用等業(yè)務活動要求及其所依賴的不同網(wǎng)絡環(huán)境，分別建立電子檔案庫。

　　多類電子檔案管理

　　系統(tǒng)應能夠管理符合國家、行業(yè)標準規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案。

　　實體檔案輔助管理

　　系統(tǒng)應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。

　　電子檔案處置

　　鑒定與處置功能配置

　　系統(tǒng)應具備按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持價值鑒定、開放鑒定等自動提醒功能。

　　鑒定與處置操作

　　系統(tǒng)應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持價值鑒定、開放鑒定業(yè)務的操作。

　　銷毀檔案管理

　　系統(tǒng)應具備電子檔案銷毀管理功能，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

　　統(tǒng)計管理

　　電子檔案統(tǒng)計

　　系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)量與存儲容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。

　　常用統(tǒng)計報表

　　系統(tǒng)應內置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表模板，并能夠按照輸入條件生成統(tǒng)計結果。

　　檔案編研

　　系統(tǒng)應提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。

　　系統(tǒng)管理

　　電子檔案數(shù)據(jù)庫的定義與配置

　　系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)提據(jù)庫及其存儲結構、功能模塊、工作流程等的定義與配置功能。

　　電子檔案分類體系的定義與維護

　　系統(tǒng)應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統(tǒng)應內置常用的文書、科技、聲像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置。

　　電子檔案分類體系的定義與維護

　　系統(tǒng)應具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內置常見種類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案。

　　系統(tǒng)用戶管理

　　系統(tǒng)應具備對系統(tǒng)管理員，網(wǎng)絡管理員，安全管理員、檔案管理員和檔案利用者等用戶進行管理的功能。

　　日志管理與審計跟蹤

　　系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)據(jù)庫操作日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。系統(tǒng)應具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能。

　　檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了業(yè)務管理的標準化、檔案管理的信息化，承載新的管理模式與標準落地實施，在行業(yè)內是首創(chuàng)，未來可將該系統(tǒng)推向市場，擴大企業(yè)的影響力。