文件檔案管理辦法：為了加強文件檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法，文件檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內部文件。

　　1、目的

　　1.1、為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、真實性，及時為各項工作的開展提供參考資料和文獻，制定本制度。

　　2、范圍

　　2.1、本制度規(guī)范了與安全生產(chǎn)有關的文件檔案的管理的范圍、職責、內容與要求、相關記錄等。

　　2.2、本制度適用于公司各類安全生產(chǎn)、消防、職業(yè)衛(wèi)生、特種設備的檔案管理。

　　3、職責

　　3.1、在生產(chǎn)副總經(jīng)理的領導下歸口生產(chǎn)安全部進行管理和監(jiān)督。

　　3.2、各部門和車間負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管工作，須指定專人負責。

　　4、內容與要求

　　4.1、安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：

　　4.1.1、國家有關安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求；上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

　　4.1.2、公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全生產(chǎn)責任制、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料等。

　　4.1.3、安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等。

　　4.1.4、各種安全活動記錄、會議記錄，檢查記錄。

　　4.1.5、供應商、承包商檔案，包括資質資料、表現(xiàn)評價等。

　　4.1.6、安全生產(chǎn)費用檔案。

　　4.1.7、安全、消防設施檔案，包括檢測、校驗報告、維保記錄等。

　　4.1.8、職業(yè)衛(wèi)生檔案和員工健康檔案。

　　4.1.9、應急預案檔案。

　　4.1.10、事故處理檔案，包括報告記錄、應急救援證據(jù)、調查處理資料、事故報告、安全通報等。

　　4.1.11、特種設備檔案，包括特種設備原始資料、注冊登記證、定期檢測檢驗報告、檢維修資料等。

　　4.1.12、安全教育培訓檔案。

　　4.2立卷歸檔

　　4.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

　　4.2.2應根據(jù)文件資料的重要性，按檔案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

　　4.2.3各單位在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。

　　4.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

　　4.2.5不同價值，不同性質的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。重要文檔應該交由公司行政管理部檔案室保管，部門檔案保留復印件備查。

　　4.3檔案保管

　　4.3.1檔案應入柜上架，科學排列，目錄清楚，避免暴露和捆扎堆放。

　　4.3.2應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　4.4檔案借閱

　　4.4.1文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉借他人。

　　4.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　4.5檔案銷毀，對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定期銷毀，同時做好銷毀記錄。

　　5、文件與記錄

　　5.1、各類檔案清單

　　5.2、檔案借閱記錄

　　文件檔案管理系統(tǒng)

　　文件檔案管理系統(tǒng)以創(chuàng)建檔案資源大數(shù)據(jù)中心為核心，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，對檔案收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作進行自動化管理，打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺，解決傳統(tǒng)檔案事后管理導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提高檔案資源的開發(fā)與利用效率，實現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。

　　一、多種門類檔案統(tǒng)一管理

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠管理電子檔案，同時也能通過系統(tǒng)管理傳統(tǒng)的各種載體檔案，包括文件檔案、會計檔案、照片檔案、科技檔案、實物檔案等。

　　二、電子檔案的完整歸檔

　　OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，能夠實現(xiàn)電子檔案100%歸檔。

　　同時，在檔案管理過程中融入電子簽能力來保證檔案的唯一性和防篡改。

　　三、檔案多維度檢索·3秒可查

　　為了方便用戶對檔案的查閱，系統(tǒng)具備了全文檢索的能力，支持對檔案數(shù)據(jù)及圖片進行查詢，同時也支持通過關鍵字、組織、時間、標簽等進行多維度的條件檢索，可以做到3秒內定位目標檔案。

　　四、多方式多渠道接收檔案

　　檔案管理的收集方式靈活便捷，可以根據(jù)客戶的實際情況以全自動或者半自動的方式執(zhí)行，多種方式、多種渠道可以組合應用。包括流程驅動接收、系統(tǒng)接口互通，手動批量上傳等。

　　五、檔案門類·鑒定·銷毀全過程管控

　　靈活定義檔案門類，鑒定銷毀全過程管控。

　　六、全文檢索·線上借閱

　　針對檔案的利用，文書定提供了全文檢索的功能，可以讓用戶快速的找到他想要查看的檔案。

　　公開的檔案可以直接自助借閱，有些檔案系統(tǒng)有嚴密的權限控制，允許借閱的，可以直接觸發(fā)相應的借閱流程，通過審批后即可借閱。

　　系統(tǒng)可以設定借閱的時間，時間一到、即可收回權限，可以支持多人同時借閱，讓檔案的價值充分發(fā)揮。

　　七、真實·完整·可用·安全

　　文書定提供了針對電子檔案的“四性”檢測功能，檢測完成后會自動生成相應防篡改的數(shù)字報告，對檔案的證據(jù)特性提供更強力的保障。

　　八、數(shù)據(jù)·行為·日志鎖定

　　文書定檔案系統(tǒng)還可以針對系統(tǒng)內的信息數(shù)據(jù)、用戶行為、系統(tǒng)日志進行相應的鎖定，從而滿足對內實現(xiàn)可溯可查，對外可以滿足監(jiān)管、審計等多方面的要求。

　　九、一站式的檔案管理門戶

　　為組織建立一站式的檔案管理門戶，統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同崗位、不同角色的用戶提供個性化的服務。

　　十、方便集成.可視化配置

　　可以通過可視化配置的方式輕松完成與外部異構系統(tǒng)的對接，后臺靈活定義界面、表單、流程、權限、元數(shù)據(jù)等。讓各個系統(tǒng)中需要歸入檔案系統(tǒng)的相應數(shù)據(jù)第一時間歸檔。

　　十一、全面適配信創(chuàng)環(huán)境

　　文書定全面適配從硬件服務器到操作系統(tǒng)、中間件等的全棧信創(chuàng)環(huán)境。

　　檔案管理產(chǎn)品全面符合國家的法律法規(guī)的要求，覆蓋了檔案全生命周期的管理，能夠對電子檔案實現(xiàn)100%歸檔管理；具備強大的搜索引擎可以讓檔案的查找更加便捷；實現(xiàn)電子文件防篡改，并且可以第三方存證；能夠方便地通過可視化配置的方式與外部系統(tǒng)集成連通。