人事檔案整理的重要性在于:便于保密、查閱、保管、保護(hù)、開發(fā)和利用,提高檔案管理人員的管理水平,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。

　　人事檔案整理實(shí)施方案，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把人事檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　按照上述原則，人事檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等步驟。

　　按照人事檔案整理實(shí)施方案《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定，干部檔案人事整理工作的基本要求有以下幾個(gè)方面:

　　第一，整理須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理，每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理精煉、實(shí)用的要求。

　　第二，整理前先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

　　第三，整理人員必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　(一)干部人事檔案整理應(yīng)使每個(gè)相對(duì)人的檔案完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用

　　1.完整

　　所謂完整,是指將一個(gè)人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、來源清楚、有頭有尾、不缺張少頁手續(xù)完備；如果是系列材料，要保存檔案系列的完整。沒有空缺和斷檔，才能全面地、歷史地反映一個(gè)人的經(jīng)歷和德、能、勤、績(jī)、廉的情況。

　　2.真實(shí)

　　真實(shí)是指檔案材料的內(nèi)容符合本人實(shí)際情況，是經(jīng)過組織審核認(rèn)可歸檔的材料。凡屬于污蔑不實(shí)的冤假錯(cuò)案材料，模棱兩可、未經(jīng)核實(shí)的材料，張冠李戴、錯(cuò)放錯(cuò)裝的材料，涂改造假的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)都應(yīng)從干部人事檔案中剔除使整理后的干部人事檔案能夠真實(shí)客觀地反映干部的本來面目，成為了解、選拔培養(yǎng)和使用干部的可靠依據(jù)。

　　3.條理

　　條理就是按照有關(guān)規(guī)定將干部人事檔案材料分門別類、有序排列，并編制目錄，使檔案材料層次分明、有條不紊、井然有序。

　　4.精煉

　　精練就是在完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上去粗取精，剔除重復(fù)的材料、“一事多證、一人多證”的材料、不屬于干部人事檔案的材料、喪失保存價(jià)值的材料，使干部人事檔案的內(nèi)容集中、簡(jiǎn)潔、精干。

　　5.實(shí)用

　　實(shí)用就是干部人事檔案的整理要以方便利用為目的,對(duì)檔案內(nèi)容的分類、排列和技術(shù)加工等都要以便于檔案各項(xiàng)工作的開展為原則。完整是基礎(chǔ)，真實(shí)是核心,條理是方向,精煉是手段,實(shí)用是目的，它們相輔相成，忽視任何一個(gè)方面都會(huì)影響干部人事檔案的質(zhì)量。

　　(二)干部人事檔案的整理體系應(yīng)分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊

　　1.分類準(zhǔn)確

　　分類在整理工作中占有十分重要的地位，分類準(zhǔn)確是整理工作中的最基本要求,不僅直接影響整理工作的質(zhì)量，而且影響利用工作的進(jìn)行。如果做不到分類準(zhǔn)確，整理工作也就失去了意義。

　　2.編排有序

　　在分類基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類別材料的具體情況和實(shí)際需要，采用科學(xué)的排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達(dá)到便于利用的目的。

　　3.目錄清楚

　　每份經(jīng)過整理的干部人事檔案都應(yīng)編寫目錄。目錄登記要項(xiàng)目齊全、內(nèi)容規(guī)范、材料形成時(shí)間填寫無誤、材料份數(shù)與頁碼計(jì)算準(zhǔn)確、目錄登記情況與實(shí)際檔案材料完全相符、目錄本身字跡工整、無粘貼、涂改勾畫和錯(cuò)別字。

　　4.裝訂整齊

　　為了將分類準(zhǔn)確和排列有序的檔案材料固定下來，保護(hù)檔案材料,整理后的檔案要加封面并裝訂成冊(cè)，使之表面平整、無脫頁漏裝、無損壞文字、材料整齊、外觀整潔。

　　人事檔案管理解決方案

　　核心價(jià)值

　　01、規(guī)范人事檔案管理流程

　　中博奧人事檔案管理解決方案以科學(xué)的人事檔案管理理念為指導(dǎo)，通過各類流程化功能設(shè)置，規(guī)范企業(yè)人事檔案管理流程，讓人事檔案的“收集、利用、管理”科學(xué)有序開展。

　　02、提升人事檔案利用效率

　　中博奧人事檔案管理解決方案將人工智能技術(shù)融入企業(yè)人事檔案管理全流程，用智能手段賦能檔案管理，通過批量化、智能化操作全方位提升檔案工作效率。

　　03、保障人事檔案管理安全

　　中博奧人事檔案管理解決方案通過清晰明了的權(quán)限設(shè)置、人員管理設(shè)置，以及多種技術(shù)手段保障人事檔案收集、存儲(chǔ)、管理、利用過程安全可靠，不泄密。

　　人事檔案管理解決方案

　　核心功能

　　01、人事檔案批量上傳

　　支持多個(gè)文件夾打包本地批量上傳；支持多選單個(gè)文件及文件夾批量上傳。

　　02、人事檔案批量搜索

　　全文搜索圖片、PDF、文件中的文本，快速又精確；批量搜索員工姓名，批量顯示數(shù)據(jù)，實(shí)用更方便。

　　03、人事檔案批量借閱

　　支持多人多份檔案一次批量借閱，提升檔案借閱效率；可利用Excel批量導(dǎo)入工號(hào)，對(duì)應(yīng)選擇檔案借閱，減少重復(fù)勞動(dòng)。

　　04、人事檔案權(quán)限管理

　　根據(jù)企業(yè)管理規(guī)范，支持不同成員設(shè)置不同檔案管理、查看權(quán)限；管理人員、利用人員權(quán)責(zé)互相分離。