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檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,下面是我為你整理的企業(yè)檔案管理規(guī)定，希望對你有用!
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。
第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。
第二章 檔案機構(gòu)及其職責
第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。
第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法：
1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。
2. 步驟：
A. 收集
文書檔案：當年立前一年的卷，并預(yù)立當年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。
B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。
C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類
D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。
第九條 過程管理：
1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。
2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。
第十三條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。
第四章 檔案備份制度
第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。
第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。
第五章 處理條例
第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3. 涂改、偽造檔案
4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)
第六章 責任
第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。
第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室
第一責任人為各部門指定的資料員;
第二責任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。
業(yè)務(wù)資料管理規(guī)定
為提高公司檔案管理水平，進一步加強業(yè)務(wù)資料歸檔的標準化和規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。
一、 業(yè)務(wù)資料歸檔責任主體
綜合業(yè)務(wù)部負責制定業(yè)務(wù)資料管理標準，對各業(yè)務(wù)部門資料歸檔工作進行指導(dǎo)、檢查和培訓(xùn)，各業(yè)務(wù)部門負責各類專業(yè)性和具體性業(yè)務(wù)資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。已經(jīng)辦結(jié)的項目，由業(yè)務(wù)部門歸檔完畢后按照規(guī)定時間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材，統(tǒng)一由辦公室調(diào)配，業(yè)務(wù)部門申領(lǐng)。
二、 歸檔文件要求
1、 歸檔文件材料內(nèi)容必須真實、準確。
2、 歸檔文件材料要符合文件制作要求，標題、落款、時間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級來文和承辦單、請示與批復(fù)以及專項成套材料等必須齊全完整。
3、 歸檔文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整、字跡清晰。
4、 歸檔的文件字跡要符合長期保管需要，應(yīng)使用藍黑或碳素墨水、優(yōu)質(zhì)油墨書寫或制作，嚴禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。
5、 歸檔文件材料紙張幅面應(yīng)符合要求，一般文件材料應(yīng)為A4紙，必要時可使用 A3紙，但歸檔應(yīng)折疊為A4紙大小。
三、 整理要求
1、 案卷題名
案卷題名要求簡練、準確，能夠概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。
案卷題名構(gòu)成形式：
(1)符合規(guī)范的名稱+業(yè)務(wù)類型
(2)出讓宗地編號+業(yè)務(wù)類型
(3)時間+業(yè)務(wù)類型
2、 卷內(nèi)文件排序
(1)歸檔文件目錄
歸檔文件目錄是包含卷內(nèi)文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。
(2)歸檔文件
卷內(nèi)歸檔文件一般按重要程度或時間順序排列。
密不可分的文件應(yīng)依序排列，即正件在前，附件在后;批復(fù)、批示在前，請示、報告在后;正式發(fā)文在前，簽發(fā)單在后;上級來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。
(3)備考表
備考表是對本盒案卷材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明的文件。
3、 案卷裝訂
(1)卷盒
卷盒(夾)采用長×寬為315mm×235mm，其厚度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。
卷盒(夾)封面項目應(yīng)包括：案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限、密級、立卷人。
(2)案卷裝訂
案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);
文件沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;
將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，注意不倒置、不散頁、不壓字。
4、 電子文件刻錄
歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。
金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證券法》等相關(guān)法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實際，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。 第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機構(gòu)：
(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社。
(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。
(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機構(gòu)。
(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務(wù)公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀公司。
(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷售業(yè)務(wù)的公司。
(六)其他經(jīng)批準從事金融業(yè)務(wù)活動的企業(yè)。
第四條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權(quán)益，防控金融風(fēng)險，打擊經(jīng)濟犯罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)當由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。
第五條 各級檔案行政管理部門根據(jù)職責負責金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各級金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機構(gòu)及其派出機構(gòu)負責將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。
第六條 金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負責對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構(gòu)檔案部門負責本分支機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對所屬分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第七條 金融企業(yè)應(yīng)當建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，列入業(yè)務(wù)部門職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。
第八條 金融企業(yè)應(yīng)當建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責任、信息、存史等方面的需要。
第九條 金融企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應(yīng)的懲處。
第十條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第二章 業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔
第十一條 金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務(wù)院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時，應(yīng)及時修訂完善。
歸檔范圍和保管期限的確定，應(yīng)當滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權(quán)益的需求;業(yè)務(wù)檔案保管期限不得短于相關(guān)法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務(wù)檔案的保管期限不短于同類紙質(zhì)檔案的保管期限。
第十二條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關(guān)標準并保持相對穩(wěn)定。
第十三條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應(yīng)超過次年12月31日。
第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數(shù)。
第十五條 業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標明互見號。
第十六條 金融企業(yè)應(yīng)當按國家有關(guān)規(guī)定進行檔案著錄。
第十七條 紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行。
第十八條 金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時，應(yīng)當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。
第十九條 業(yè)務(wù)工作人員崗位變動時，應(yīng)當及時辦理移交所負責業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。
第二十條 國內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機構(gòu)的應(yīng)當建立海外機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。
第三章 業(yè)務(wù)檔案的管理
第二十一條 金融企業(yè)應(yīng)當配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設(shè)施設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)。
第二十二條 金融企業(yè)應(yīng)當按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務(wù)檔案進行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任。
第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應(yīng)當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)當明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。
嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會中介機構(gòu)保管。
第二十四條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準確性和連續(xù)性。
第二十五條 金融企業(yè)應(yīng)當建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當符合國家有關(guān)規(guī)定。
第四章 業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置
第二十六條 金融企業(yè)應(yīng)當編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢。
第二十七條 金融企業(yè)應(yīng)當對業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進行登記，對超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。
第二十八條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強對業(yè)務(wù)檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動和管理工作的需要。
金融企業(yè)必須為有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的業(yè)務(wù)檔案。
第二十九條 金融企業(yè)應(yīng)當成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負責人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)當在指定地點并有專人負責監(jiān)督。對被銷毀的檔案應(yīng)當?shù)怯浽靸?，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當延長保管期限。
第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應(yīng)當按國家有關(guān)規(guī)定對業(yè)務(wù)檔案進行妥善處置。
第三十一條 未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。
導(dǎo)語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，真實地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟和企業(yè)發(fā)展的全過程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對企業(yè)的長遠發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。
1、建立健全檔案管理制度。
按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運行。
2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。
我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心，責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。
3、提高檔案管理水平，強化服務(wù)。
要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強化服務(wù)意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務(wù)。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評為省級先進檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標準邁進。針對我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認識入手，進一步學(xué)習(xí)《檔案法》、《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領(lǐng)導(dǎo)班子對此項工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。
4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標準化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實質(zhì)性問題。
企業(yè)管理檔案存在的問題：
4.1 企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分干部還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
4.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
4.3 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
5、檔案工作存在問題的解決對策
檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。
6、檔案工作必須進行系統(tǒng)管理
6.1 抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”
抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時有檢查指導(dǎo)，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。
6.2 檔案工作要有計劃和目標
檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。
6.3 加強檔案基礎(chǔ)工作，按時完成上級部門下發(fā)文件的歸檔工作。
在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進行歸檔、立卷，按時完成。
6.4 加強培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。
6.5 搞好檔案的信息化建設(shè)，促進檔案資源的充分利用
運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當今科學(xué)技術(shù)突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
導(dǎo)語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展狀況和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料，適時調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會和有關(guān)各方對其準確認定提供有效依。
一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題
近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。
究其原因，方方面面。總體講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;
加之有關(guān)各項規(guī)章制度不健全，職責劃分不明確，檔案保護措施不當，時有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。
二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作
(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度
1.及時設(shè)置企業(yè)檔案機構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。
2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負責人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負責人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項工作的。
其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。
3.加強和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當加以重視，不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負責管理與維護。
由于近些年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認識到問題的重要性。
為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。
4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認真學(xué)習(xí)《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項基礎(chǔ)性工作。
只有真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強調(diào)的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的'有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責人和專職檔案管理工作人員的具體職責，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。
(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內(nèi)容和措施。我們必須認識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。
企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。
(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作
企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔著嚴守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責，具有十分的保密性。認真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀律。具體講，應(yīng)做到以下幾點：
一是要認真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規(guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護措施;庫房應(yīng)執(zhí)行嚴格的管理制度，有專人負責，無關(guān)人員一律嚴禁入內(nèi)。
二是加強絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴謹，嚴格遵守規(guī)章紀律。
三是加強規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認真履行職責，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務(wù)。
單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。
通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
導(dǎo)語：作為檔案管理工作也要用檔案學(xué)的理論，提出新的觀點、探索新的問題、開拓新的領(lǐng)域，在檔案管理工作中實踐，不斷做好服務(wù)機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作活力，敢于突破那些與時代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，把檔案管理工作提高到一個新的水平
一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題
近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。
究其原因，方方面面。總體講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;加之有關(guān)各項規(guī)章制度不健全，職責劃分不明確，檔案保護措施不當，時有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。
二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作
(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度
1.及時設(shè)置企業(yè)檔案機構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機構(gòu)
，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。
2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求
像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負責人，這一點十分重要。
因為作為檔案部門的負責人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項工作的。其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。
3.加強和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當加以重視，不能湊合
這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負責管理與維護。由于近些年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。
但同時也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認識到問題的重要性。為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。
4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認真學(xué)習(xí)《檔案法》
堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項基礎(chǔ)性工作。
只有真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強調(diào)的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責人和專職檔案管理工作人員的具體職責，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。
(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內(nèi)容和措施。我們必須認識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的.信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。
企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。
(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作
企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔著嚴守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責，具有十分的保密性。認真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀律。具體講，應(yīng)做到以下幾點：
一是要認真加強檔案庫房的管理
因為良好、正規(guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護措施;庫房應(yīng)執(zhí)行嚴格的管理制度，有專人負責，無關(guān)人員一律嚴禁入內(nèi)。
二是加強絕密檔案的管理
應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴謹，嚴格遵守規(guī)章紀律。
三是加強規(guī)范化管理
作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認真履行職責，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務(wù)。
企業(yè)檔案管理有哪些制度
一、建立健全各項規(guī)章制度是做好檔案管理工作的重要保障。
檔案管理是企業(yè)各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作之一，檔案管理與業(yè)務(wù)管理具有不可分性，任何業(yè)務(wù)的發(fā)生，必然形成原始的文件材料、帳薄、憑證等資料，這就需要以一定的方式進行保管。而且任何業(yè)務(wù)活動，又必須遵照一定的方針、政策、原則，而一定的方針、政策、原則又是依據(jù)檔案材料形成的。因此說檔案管理和業(yè)務(wù)管理是密不可分的。同時，檔案還是了解我行發(fā)展史、掌握企業(yè)發(fā)展過程的一個重要途徑，因此，強化各類檔案數(shù)據(jù)的管理，保證檔案的完整性、真實性、可信性和保密性是檔案管理工作的重要內(nèi)容。
隨著企業(yè)各項管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理中也需要對其內(nèi)容陳舊、不能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要的規(guī)章制度進行更新，因此應(yīng)及時根據(jù)檔案管理的實際情況，對《檔案管理員崗位職責》、《檔案人員工作守則》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案借閱利用制度》、《庫房管理制度》等各項制度重新進行梳理和完善。通過對相關(guān)管理制度的進一步梳理，可以使檔案管理制度更加完善和健全，使系統(tǒng)檔案管理工作向規(guī)范化、標準化進一步邁進。
二、加強“硬件”建設(shè)，完善檔案設(shè)施是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。
搞好檔案工作必須有一定的設(shè)施做保證。要有合適的庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，按照有關(guān)規(guī)定，做到庫房、閱檔室、辦公室三分開，并配置微機、溫濕計等設(shè)備；并配備用于防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等九防的必要設(shè)施，為檔案開創(chuàng)良好的條件。
當前，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展速度的加快，各類檔案的數(shù)量也在加速增加。相比較而言，檔案的硬件建設(shè)速度與業(yè)務(wù)發(fā)展的速度在某種程度上還不是非常匹配，這種不匹配特別體現(xiàn)在基層行處。近年來，年年不斷新增的檔案使檔案庫房日顯緊張。解決這一問題，一方面需要加快硬件建設(shè)，積極推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期檔案的鑒定和銷毀工作。對超過保管期限的檔案內(nèi)容、完整程度、利用價值等方面進行分析，按規(guī)定做好鑒定工作，篩選出無保存及利用價值的檔案進行銷毀處理，以便于騰出更多的存放空間。
三、堅持檔案工作與業(yè)務(wù)發(fā)展工作相結(jié)合是做好檔案管理工作的核心。
檔案的收集整理、保管和利用等都是為企業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)的，因此檔案管理中最重要的就是要積極開展檔案的利用工作，千方百計地提高服務(wù)質(zhì)量，編制各種檢索工具，采用新技術(shù)和先進的工作方法以滿足業(yè)務(wù)工作對檔案的需要。
隨著企業(yè)事業(yè)的不斷發(fā)展，當前案卷數(shù)量也越來越多，數(shù)量的龐大給保管和利用帶來了很多困難；同時我行的文書檔案目前還采用電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的雙軌制，工作量非常大。加強檔案的現(xiàn)代化管理，能有效地解決檔案管理中存在的這些問題。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大,而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在實際工作中要盡量發(fā)揮計算機等現(xiàn)代化管理方式，盡量減少手工操作，以便提高工作效率，更好的服務(wù)于建行發(fā)展的需要。
如何做好企業(yè)檔案管理工作
檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效益率的必要條件，科學(xué)規(guī)范的管理檔案水平，是衡量企業(yè)管理水平的重要標志。下面是我為大家?guī)淼年P(guān)于如何做好企業(yè)檔案管理工作的知識，歡迎閱讀。
一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用
檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù);另一方面有利于社會各方面了解和準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行合作奠定堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)要在競爭中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進、注重發(fā)揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢，提升企業(yè)的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場競爭力具有重要意義。
二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問題
一是重視程度不夠。一些企業(yè)的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認為檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的態(tài)度，樂于奉獻的精神和系統(tǒng)扎實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，還沒有形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識進一步弱化。
二是管理手段落后。目前，一般檔案管理都采用一臺微機、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術(shù)落后的主要原因有以下幾點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用;三是管理不規(guī)范，有的雖有微機和檔案管理軟件，但檔案并沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的'沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在有些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現(xiàn)象。
四是缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過后，就出現(xiàn)后勁不足，沒有建立長效機制。再由于部分干部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認識不足，甚至有的認為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平
檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設(shè)的同時，做實做好基礎(chǔ)性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。
(一)公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化管理打下牢固的基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式盡量統(tǒng)一，便于立卷裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。
(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們在工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用的效率。三是在堅持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實基礎(chǔ)。
(三)提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質(zhì)量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標準化。因此，在推進檔案工作規(guī)范化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識不強，硬件設(shè)備和技術(shù)落后、基礎(chǔ)工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。為此新時期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
法律分析：檔案法規(guī)具有與其他法律法規(guī)相同的規(guī)范作用和檔案法規(guī)所特有的管理檔案和檔案事務(wù)的作用。檔案法規(guī)的規(guī)范作用主要體現(xiàn)以下五個方面：指引作用，評價作用、預(yù)測作用、教育作用、強制作用，是規(guī)范和促進檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障，是確保檔案安全、發(fā)揮檔案作用的有效手段。
法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》
第一條 為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。
第二條 從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級人民政府應(yīng)當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。
第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。
第五條 一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。
第六條 國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進步。國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。
第七條 國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。
第八條 國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當指定人員負責管理本機關(guān)的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。
公司檔案存檔流程
各項檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為配合公司檔案管理工作并保證基建工程事業(yè)部檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，制定本制度是必需的。下面是我為你整理了檔案管理制度和流程，希望能幫助到您。
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；
（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)（含境外機構(gòu)）的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫
有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。本文是一篇辦公室員工規(guī)章制度，接下來讓我們一起看看吧！
第一章總則
一、為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標準化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。
二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。
三、切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。
四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標。
第二章職責范圍
一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。
四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。
五、負責公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領(lǐng)導(dǎo)參謀。
七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。
第三章工作規(guī)范
一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。
第四章辦公室事務(wù)管理
一、文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。
(一)文件管理制度
第一條管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。
2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規(guī)范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條文件管理流程設(shè)計
1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
為了加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。包括：公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
一、檔案資料的日常管理：
1、電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。
2、文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件(合同)管理記錄目錄》，以便檢索利用。
3、文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊擺放在文件/檔案柜中。
二、檔案資料的歸檔范圍
1、公司對外發(fā)出的.公文，如給政府的請示報告類公文等;
2、公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件;
3、本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書和照片、錄音、錄像等;
4、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;
5、重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
6、反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;
7、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;
8、本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;
9、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;
10、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;
11、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;
12、外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;
13、財務(wù)檔案資料;
14、各種實物檔案;
15、其他具有利用和保存價值的文件資料。
例如：
1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等;
2)客服部：合同評審記錄、房屋租賃合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等;客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等
3)管理部及辦公室：聯(lián)絡(luò)函、活動計劃、外送文件、外來文件等。
三、檔案資料的歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。
3、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。
5、各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。
四、檔案資料的歸檔時間
1、即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：
1)公司規(guī)定的密級文件;
2)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等;
3)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;
4)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;
5)其他認為需要即時歸檔的資料。
2、定期歸檔
1)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交辦公室;
2)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室;
3、電子聲像檔案的歸檔
1)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。
2)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次上傳數(shù)據(jù)。
3)每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實后刻錄成光盤并將數(shù)據(jù)上傳到公司的云端保管。
五、檔案保管
1、檔案編號
1)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
2)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號規(guī)定》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
3)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。
4)檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
六、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
4、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。
5、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。
6、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。
7、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
8、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
9、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
10、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
七、檔案保密要求
1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。
3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離辦公室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)項目經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。
5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
八、檔案借閱、借出制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
檔案整理檔案數(shù)字化
檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)
TEL：18937133779
