機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整理

　　文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級(jí)下發(fā)文件、單位帶字號(hào)文件、單位無(wú)字號(hào)文件，中央的單位還有地方上報(bào)文件，重要的事件整理為專(zhuān)題卷宗。

　　以上分類(lèi)還要冠以年份，如2014年上級(jí)下發(fā)文件。每一個(gè)文件夾內(nèi)，按照機(jī)關(guān)排序，同一機(jī)關(guān)以字號(hào)區(qū)別排序，同一機(jī)關(guān)同一字號(hào)按時(shí)間排序。

　　做好以后，每頁(yè)用鉛筆寫(xiě)上頁(yè)碼，每個(gè)卷宗或文件夾上做好目錄，標(biāo)明頁(yè)碼。

　　最后再做一個(gè)借閱文件登記表。人事檔案比較嚴(yán)格，分為10大類(lèi)。必須按照規(guī)則來(lái)，這個(gè)老人事干部肯定會(huì)教你，我暫時(shí)也記不清楚了。

　　文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，一般整理為上級(jí)下發(fā)文件、單位帶字號(hào)文件、單位無(wú)字號(hào)文件，中央的單位還有地方上報(bào)文件，重要的事件整理為專(zhuān)題卷宗。

　　以上分類(lèi)還要冠以年份，如2014年上級(jí)下發(fā)文件。每一個(gè)文件夾內(nèi)，按照機(jī)關(guān)排序，同一機(jī)關(guān)以字號(hào)區(qū)別排序，同一機(jī)關(guān)同一字號(hào)按時(shí)間排序。

　　做好以后，每頁(yè)用鉛筆寫(xiě)上頁(yè)碼，每個(gè)卷宗或文件夾上做好目錄，標(biāo)明頁(yè)碼。最后再做一個(gè)借閱文件登記表。人事檔案比較嚴(yán)格，分為10大類(lèi)。必須按照規(guī)則來(lái)，這個(gè)老人事干部肯定會(huì)教你，我暫時(shí)也記不清楚了。

　　機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整理

　　檔案管理的主要內(nèi)容和作用包括：

　　對(duì)全部檔案進(jìn)行鑒別，對(duì)全部檔案進(jìn)行分類(lèi)，建立和保存檔案單位，整理檔案，編制現(xiàn)有的檔案目錄。

　　在正常工作條件下，檔案主要接受文書(shū)部門(mén)和工商部門(mén)按照備案要求建立的檔案，檔案只需要接受機(jī)關(guān)的檔案，按照備案要求組織移交的檔案。因此，檔案的歸檔工作主要涉及到接收到的檔案和文件在更大范圍內(nèi)的進(jìn)一步系統(tǒng)化，如整體和文件的組織、文件目錄的處理等。

　　如何對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理

　　企事業(yè)單位檔案分類(lèi)原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類(lèi)對(duì)象,依據(jù)企業(yè)職能分工,結(jié)合企業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點(diǎn),保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi),便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。

　　企事業(yè)單位分類(lèi)的對(duì)象是企事業(yè)單位的全部檔案,就是說(shuō),企事業(yè)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的全部檔案看做一個(gè)有機(jī)整體來(lái)分類(lèi),不能再局限于文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等各個(gè)局部的分類(lèi)。

　　行政事業(yè)單位檔案整理裝訂方法

　　先將資料分成若干摞（否則50厘米厚沒(méi)有可能一下穿透），畫(huà)出統(tǒng)一的裝訂位置后打眼（眼要大一些否則線穿不過(guò)去），再合并到一起用，用粗線和大針象縫衣服一樣來(lái)回穿縫，最后在打眼的位置打個(gè)死結(jié)，并把結(jié)扣按進(jìn)打的眼里，保證裝訂后的平整。

　　根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，干部檔案鑒定、分類(lèi)、整理后要打孔裝訂成卷。

　　裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實(shí)際工作中存在許多弊端：

　　一是對(duì)檔案的損害?，F(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機(jī)打上三個(gè)0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過(guò)修補(bǔ)才能裝訂。

　　二是不方便檔案的整理。干部檔案，不同于文書(shū)檔案，立卷后基本固定不動(dòng)。

　　干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動(dòng)、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類(lèi)別、相應(yīng)的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。

　　三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國(guó)培訓(xùn)、離退休辦理、職稱(chēng)評(píng)定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時(shí)需要提供復(fù)印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復(fù)制，再裝訂起來(lái)。

　　四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，信息化進(jìn)程的推進(jìn)，干部人事檔案信息化管理勢(shì)在必行，在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機(jī)制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù)，而裝訂成卷無(wú)疑不便于掃描等技術(shù)處理。

　　五是不利于檔案的安全保密。對(duì)于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。

　　六是文書(shū)檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。

　　從2000年開(kāi)始，對(duì)文書(shū)立卷的方法進(jìn)行了改革，簡(jiǎn)化整理，深化檢索，實(shí)行單份文件裝訂，簡(jiǎn)單分類(lèi)，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。

　　干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類(lèi)方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類(lèi)別的人事材料相對(duì)固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時(shí)、省力。

　　如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作

　　一、創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念

　　事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評(píng)價(jià)層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。

　　事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來(lái)說(shuō)在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個(gè)單位的管理水平便難以提高，無(wú)法跟上時(shí)代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過(guò)借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。

　　二、創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核

　　切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)。

　　一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合;

　　另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類(lèi)。

　　電子檔案已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但在制度層面，還缺乏對(duì)電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以?xún)H保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類(lèi)和履行。

　　此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問(wèn)題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

　　三、創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化

　　檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過(guò)采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。

　　事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確?；パa(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。

　　因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

　　四、創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

　　要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。

　　事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，來(lái)提高他們的檔案管理技能和專(zhuān)業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。

　　與此同時(shí)，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高工作人員檔案管理知識(shí)和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開(kāi)展。

　　五、創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制

　　確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進(jìn)行，離不開(kāi)軟硬件設(shè)備的大力支持。

　　事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合檔案管理實(shí)際狀況的基礎(chǔ)上，對(duì)單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便減少對(duì)信息化建設(shè)帶來(lái)的不利影響。

　　在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過(guò)度浪費(fèi)。

　　對(duì)檔案信息要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，同時(shí)還要在這個(gè)統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進(jìn)檔案管理信息化的最理想模式。

　　要想加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，要成立專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家咨詢(xún)小組，這些專(zhuān)家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過(guò)討論才能提出關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，制定出與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和方案，不斷擴(kuò)大投資規(guī)模，提高經(jīng)費(fèi)的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問(wèn)題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。