辦公室 文件整理

辦公室文管理方法：

1.資料盡量共享

對(duì)個(gè)人所有的資料和文件進(jìn)行分類，不必要文件徹底削減，實(shí)行資料的共享化，防止信息的私有化，最大限度地減少部門(mén)文件量。

2.保管、保存、廢棄的分類（制訂廢棄基準(zhǔn)）

對(duì)部門(mén)所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉(cāng)庫(kù)），廢棄進(jìn)行區(qū)分，把不必要的分類處理掉。

如何區(qū)分保管、保存、廢棄呢？有一種方法可以參考?？梢园衙恳粡埼募N在墻上，進(jìn)行比較—研討—改善。關(guān)鍵是各個(gè)部門(mén)應(yīng)明確規(guī)定廢棄基準(zhǔn)，根據(jù)基準(zhǔn)廢棄時(shí)，堅(jiān)決不要猶豫。

3.推進(jìn)無(wú)紙化

推進(jìn)辦公自動(dòng)化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對(duì)簡(jiǎn)單資料利用電子郵件等形式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化瀏覽與審批。

4.計(jì)算削減成果

文件整理以后，不能忘記對(duì)成果進(jìn)行確認(rèn)。可按照下列方法計(jì)算文件削減率，并確認(rèn)文件削減達(dá)成度。通常能夠削減40%~50%進(jìn)行保存、廢棄，其他留在辦公室保管（例如測(cè)定文件堆積高度的方法）。文件削減率（%)＝保存、廢棄文件堆積高度整理之前文件堆積高度×100%。

5.會(huì)議資料的電腦化

會(huì)議資料要盡量電腦化，避免添加會(huì)議一結(jié)束就扔掉的資料。

6.廢除前期業(yè)務(wù)

采用復(fù)印式或計(jì)算機(jī)化，盡量減少人工前期業(yè)務(wù)。比如會(huì)議中安排秘書(shū)直接用筆記本電腦記錄會(huì)議的內(nèi)容，可以避免先在紙上手工記錄，再輸入電腦的重復(fù)勞動(dòng)。

7.使用電子白板

對(duì)會(huì)議內(nèi)容、決定事項(xiàng)，為了避免人工抄寫(xiě)記錄，利用電子白板記錄并復(fù)制下來(lái)。對(duì)輸出記錄整理成Word文件，也是一種抄寫(xiě)只會(huì)增加人工和浪費(fèi)時(shí)間，不如直接使用。

辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些？

1.存放有序，固定位置

在辦公室內(nèi)，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi)，貼上標(biāo)簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置。

2.要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著

在桌面建一個(gè)“臨時(shí)文件夾”，暫時(shí)沒(méi)用的都扔進(jìn)去，一段時(shí)間(一個(gè)月)后集中處理；

若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

3.隨時(shí)做好PlanB

列出已有物品的清單，存于某個(gè)地方(如備忘錄)。

4.將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

在桌面創(chuàng)建快捷方式。

5.電子文件建檔

選擇一個(gè)常用的電腦盤(pán)（如D盤(pán)、E盤(pán)等），建立文件夾，對(duì)每一電子文件進(jìn)行詳細(xì)命名，之后按照自己的分類習(xí)慣（如時(shí)間、用途、部門(mén)等）歸檔同一類型文件。

6.定期備份資料

每周或每月及時(shí)備份，備份途徑為云備份或移動(dòng)硬盤(pán)備份。

7.在名片上寫(xiě)清詳細(xì)信息

在名片背后(微信的備注描述頁(yè))寫(xiě)清楚對(duì)方的詳細(xì)信息，如認(rèn)識(shí)日期、接觸場(chǎng)所、對(duì)方特征、介紹人等。

8.手機(jī)號(hào)碼備注要詳細(xì)

以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

9.活用手賬的兩個(gè)重點(diǎn):及時(shí)寫(xiě)，多次看

一有約定就立刻寫(xiě)上，每天多次查看任務(wù)完成情況。

10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

在名稱后注明“XX總”，表示尊重。寫(xiě)郵件也一樣。

11.手賬上方注明日期和主題

給每個(gè)記錄注明時(shí)間和主題，查找時(shí)就多了兩個(gè)關(guān)鍵變量。

12.所有的信息注明來(lái)源

為每條從外部獲取的信息注明來(lái)源。

13.勤于找出問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

提前15分鐘到約定的地點(diǎn)，聯(lián)系好招商，提前熟悉目標(biāo)樓盤(pán)，準(zhǔn)備好自己稍后要陳述的資料，然后等待客戶的到來(lái)。

14.記下經(jīng)常去的餐館

用你熟悉的APP記下附近適合還不錯(cuò)的餐館。

15.組織商談的注意事項(xiàng)

打電話時(shí)一定要確認(rèn)好：對(duì)方負(fù)責(zé)人的姓名/商談的內(nèi)容時(shí)間地點(diǎn)/出席的人員名單/商談需要準(zhǔn)備的資料，對(duì)方的聯(lián)系方式。

特別重要的會(huì)議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認(rèn)。

16.準(zhǔn)備2個(gè)筆記本

只要兩個(gè)筆記本，一本做重要任務(wù)制定，一本做各種記錄。

17.給用過(guò)的筆記本制作索引

在筆記本第二頁(yè)記下寫(xiě)筆記的時(shí)間，重要主題。

18.給筆記本足夠的留白

開(kāi)始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現(xiàn)在寫(xiě)，隨時(shí)空出一行。

19.以金字塔原理記筆記

做完筆記后，在筆記頂部寫(xiě)下結(jié)論。

20.利用“5W2H”整理重點(diǎn)內(nèi)容

做筆記要有框架：誰(shuí)(WHO)-因?yàn)樯?WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時(shí)間(WHEN)?-地點(diǎn)(WHERE)??用了多少錢(qián)(HOW MUCH)?

21.將工作的“PDCA”記下來(lái)

按照Plan (計(jì)劃) →Do (執(zhí)行) →Check (回顧)→Action (改善)去記下來(lái)，用心去總結(jié)，找提升方法。

如何整理辦公室的檔案資料

一般來(lái)說(shuō)辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料。盡量別留， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。
其次建議購(gòu)4孔A4活頁(yè)文件夾及配套透明活頁(yè)文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專門(mén)的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁(yè)文件袋，放入文件夾；
資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁(yè)文件袋就買(mǎi)了用，沒(méi)有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁(yè)文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門(mén)別類放好，會(huì)非常整齊。
2.電子文檔。首先， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過(guò)3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤(pán)，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。

辦公室文件該怎么歸檔？

這個(gè)的話，就有很多中的歸檔方式了，主要看你的辦公文件都是什么樣類型的辦公文件了，你可以按照文件的類型來(lái)分類了，比如每個(gè)部門(mén)的文件，都?xì)w納放在一起，有些部門(mén)文件比較多的話，就在對(duì)部門(mén)的文件進(jìn)行分類的，而且在分類的時(shí)候，注意可以進(jìn)行下備注，可以在一些文件的上面，用便利貼寫(xiě)上一些簡(jiǎn)單的著名，這樣的話，以后找起來(lái)的話，也會(huì)比較快一點(diǎn)，甚至以后辦理離職或者轉(zhuǎn)崗交接的時(shí)候，也會(huì)比較方便的。

還有就是可以依照文件的時(shí)間來(lái)歸檔的，畢竟有些文件要是比較舊的話，可能就不常用到，如果再找的時(shí)候，還要按照一個(gè)類型的文件一個(gè)個(gè)去翻的話，就比較累了，而且很浪費(fèi)時(shí)間，效率也不高的，你可以按照時(shí)間分類，每年的文件放在一起，夾張紙隔開(kāi)了，而且可以時(shí)間最近的放在最上面，時(shí)間最久的放在最下來(lái)，拿起來(lái)也方便。

還有就是可以按照重要新和不重要性來(lái)歸檔，如果是一些類似很重要的合同文件的話，就需要單獨(dú)的放在一起了，甚至可以說(shuō)直接放在保險(xiǎn)箱里，避免文件的丟失造成重大的影響，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式歸檔了，這樣的話，也能防止工作中出現(xiàn)差錯(cuò)了。

不管是你采用那種的歸檔方式，一定要注意的就是盡量規(guī)定起來(lái)，以后都用這種方式歸檔，不要隨意的更換，而且主要是自己寫(xiě)一下自己采用的歸檔方式，以及放置的位置，這樣的話，也方便別人也采用這種方式，避免給你增加了工作負(fù)擔(dān)。