文書檔案整理主要標準規(guī)范

項目文件的整理原則，建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質、內(nèi)容分別整理，勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理，施工技術文件應按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理，歸檔項目文件質量要求，需要長期保存的文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)，歸檔文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡，工程項目文件資料必須使用原件歸檔，并應加蓋單位公章，如有特殊原因不能使用原件的應在備考表中注明原件存放處，工程竣工報告、驗收證書、交接書、合同、協(xié)議等要履行雙方簽字手續(xù)，合同、協(xié)議等應為正本歸檔，不應是復印件歸檔，歸檔的文件材料是傳真件（熱敏紙）、復寫紙的必須復印，與原件一同歸檔，設計變更通知單要求齊全、完整，與竣工圖上注釋內(nèi)容相符，編制的竣工圖應圖面整潔，線條字跡清晰，圖紙色度反差良好，并能滿足計算機掃描要求，圖紙折疊前均要按藍圖線裁切整齊。

歸檔文件整理規(guī)則

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1　范圍

本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標準適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

2　規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術語

DA/T13-1994檔號編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

3　術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號archivalcode

在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

4　整理原則

4.1歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

5　一般要求

5.1組件（件的組織）

5.1.1件的構成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。

5.1.2件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類

5.2.1立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。

a）按年度分類

將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

b）按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

c）按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

5.3.3會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號

5.4.1歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

5.4.2檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號按照以下要求編制：

a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識，按照DA/T13-1994編制。

b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

5.4.4歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.4.5歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識（見附錄A圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識（見附錄A圖A3）。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。

5.5.2歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

a）序號：填寫歸檔文件順序號。

b）檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。

d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。

e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。

f）日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

g)密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

i）備注：注釋文件需說明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B圖B1）。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B圖B2）。

封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

6　紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的，應按照DA/T25-2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。

6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

6.2.2應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁

6.3.1紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

6.3.2頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D圖D1）。

6.4.1.2檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄D圖D2、圖D3）。

其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應采用無酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。

a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機構（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

7　歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理，應使用符合《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894等標準的應用系統(tǒng)。

文書檔案管理細則

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!
　　文書檔案管理細則一
　　第一條　為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質量的必要條件。

　　第三條　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條　各級水行政主管部門的執(zhí)法機構應配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應完整、齊全，具有保存價值;

　　(三)應歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調查筆錄，音像材料，證言證詞，責令停止水事違法行為通知書，調查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結案報告等;

　　2. 行政復議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復議申請書，行政復議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復議申請人、被申請人提供的有關材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復議申請書，行政復議裁定書、決定書，送達回證等;

　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關的司法文書等;

　　4. 統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

　　5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復、通知等以及相應的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確，字體要工整。

　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時間的順序將檔案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應的保管設備;

　　(三)檔案管理人員工作調動前應辦好移交手續(xù)。

　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應當編制檔案總目錄，并根據(jù)實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調借檔案，應經(jīng)主管部門領導批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調借期限。

　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。
　　文書檔案管理細則二
　　1、文書立卷

　　每年年初機關文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。

　?、俜帜甓取⑽募雌湫纬傻哪甓确珠_。

　　②分級別。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。

　?、鄯謾C構。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

　　④分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

　?、莘制谙蕖８鶕?jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關)，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經(jīng)秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
　　文書檔案管理細則三
　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規(guī)范的有關規(guī)定,提高歸檔質量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務,為現(xiàn)代化建設服務,為國家積累檔案史料.現(xiàn)結合我所實際情況,制定如下實施細則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負責人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責

　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

　　3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務,提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領導服務.

　　5.負責本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責

　　1.了解本部門工作業(yè)務,掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負責本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動做好預立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結、批復,計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構設置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關針對本所主管業(yè)務并要貫徹實施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.3 凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務性的文件材料,上級機關和同級機關頒發(fā)的非本所主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

　　2.質量要求

　　2.1 歸檔文件應齊全、完整、準確.已破損的文件應予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制.

　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;批復在前,請示在后.

　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準.跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結合文件形成時間順序排列.

　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標注.

　　3.7 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8 歸檔文件應逐件編目.針對同一問題的來文與復文,應在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9 責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者.

　　3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫文件標題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應寫明會議的時間和重要內(nèi)容.

　　3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

　　3.19 歸檔文件整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務.

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關責任.

　　7.檔案管理人員調動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領導審批后方能銷毀,并辦理相關備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關執(zhí)行.

　　十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細則與上級檔案管理有關規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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如何整理檔案

如何整理檔案

機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

行政文書管理檔案規(guī)范怎么寫??？

可以參照這個
行政文書檔案管理制度
為加強學校文書檔案管理工作，使文件管理科學化、規(guī)范化，現(xiàn)制定有關管理制度。
一、文書檔案資料歸檔制度
1、學校及各處室的工作計劃、總結、各類專題總結報告，學校主要領導的發(fā)言稿等。
2、校內(nèi)外學科競賽優(yōu)勝者名單、名次、成績、專題上報材料等。
3、各類獎懲材料，學生花名冊及各種統(tǒng)計報表，各種活動記載等。
4、圖書儀器、設備增減、統(tǒng)計材料、固定資產(chǎn)登記、校舍設施改造檢修記錄、基本建設整套資料、有關合同等。
二、行政文書檔案管理工作人員職責
1、檔案管理人員經(jīng)常認真學習理論和黨的方針政策。
2、檔案員要加強業(yè)務學習，努力提高文書檔案的管理水平，使文書檔案更好地為學校工作服務。
3、做好文書檔案資料的報關和保密工作，做到檔案內(nèi)容不外傳，資料不損壞、不散失。
4、經(jīng)常做好檔案資料的收集、整理和歸納工作。
三、文件登記傳閱制度
1、上級來文及來往重要公文，都需經(jīng)辦公室收文登記、編號手續(xù)。
2、上級來文及來往重要公文，登記后貼上文件傳閱單，經(jīng)領導簽約意見后轉有關部門傳閱和辦理。
3、對傳閱的文件凡屬辦公室催辦的，及時了解辦理情況，屬有關部門辦理的，及時催辦歸檔。
4、辦公室定時做好文件的清理及歸檔工作，如發(fā)現(xiàn)文件缺少應及時追查。
5、辦公室所有文件每學期期末進行一次清點。
四、文書檔案借閱制度
1、查閱檔案時防止損害檔案。
2、不得在檔案上作任何標記和符號，不準撕毀、涂改檔案。
3、查閱者不能擅自借閱與其利用目的無關的檔案。
4、文書檔案一般不借出，如確因工作需要必須借用時，應征得辦公室負責人同意辦理借閱手續(xù)，并做好保密工作。
5、外單位因工作需要來本單位查閱檔案，需憑單位介紹信、經(jīng)辦公室負責人同意方可查閱，但一律不外借。