檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

試論企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題
檔案管理的信息化意識(shí)不足
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來(lái)逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過(guò)對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見(jiàn)的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲(chóng)的侵害以及使用過(guò)程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問(wèn)題。
標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)
（一）能增強(qiáng)立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見(jiàn)，文書處理部門整理（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實(shí)程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒(méi)有很好的執(zhí)行，個(gè)別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門進(jìn)行立卷，但檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時(shí)每日均有大量工作需完成，對(duì)每一個(gè)部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)間、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費(fèi)大量時(shí)間完成，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)間，操作簡(jiǎn)便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢效率。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對(duì)檔案資源的查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時(shí)間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn)，這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的損壞，以便有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)，主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端，如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲(chǔ)存受載體制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時(shí)，且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即使是同時(shí)期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問(wèn)題，這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問(wèn)題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實(shí)性存在“信任危機(jī)”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會(huì)用到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊?，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)必將實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理至自動(dòng)化管理的變革，進(jìn)而提高管理工作效率，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

新時(shí)期檔案管理數(shù)字化存在的主要問(wèn)題,？

1檔案管理人員的素質(zhì)有待提升,2缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備,3檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案與數(shù)字化檔案的問(wèn)題

首先對(duì)于電子文件的歸檔是有一定要求的，你所說(shuō)的直接形成的電子檔案是照片或者視頻之類的？還是word、exel表格？照片視頻一般歸于聲像檔案。后者不歸檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是有一定要求的，形成的只是圖片格式，這兩種電子檔案類別是不同的。

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