檔案數(shù)字化大數(shù)據(jù)

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

大數(shù)據(jù)時代如何加強統(tǒng)計檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)時代如何加強統(tǒng)計檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)是用來描述和定義信息爆炸時代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，統(tǒng)計部門需要積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來的環(huán)境變化和需求變化，更好地開展統(tǒng)計檔案利用工作，更大程度地發(fā)掘檔案的潛在價值，更加全面地提供檔案信息服務(wù)，從而實現(xiàn)統(tǒng)計檔案信息化管理的跨越式發(fā)展。走進大數(shù)據(jù)? ? 隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，特別是近幾年經(jīng)濟結(jié)構(gòu)和社會布局不斷發(fā)生變化，統(tǒng)計檔案資料急劇增加，同時，社會各界對統(tǒng)計檔案的需求也大幅增加。巨量資料、大需求推動著統(tǒng)計檔案的收集、整理和利用進入大數(shù)據(jù)時代。統(tǒng)計部門每年都要接待大批查閱統(tǒng)計檔案人員，每年都要調(diào)閱數(shù)以萬計的各類案卷。如何從繁雜的個性化需求和數(shù)量龐大的案卷中認識和利用規(guī)律，如何在大量提供的數(shù)據(jù)中確保企業(yè)、調(diào)查對象隱私安全？這需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的利用情況，這個過程，我們可以視為一個通過“加工”實現(xiàn)數(shù)據(jù)“增值”的過程。但是，統(tǒng)計部門如何提高對數(shù)據(jù)的“加工能力”？必須首先搞清楚大數(shù)據(jù)給統(tǒng)計檔案工作帶來的變化，根據(jù)變化尋找應(yīng)變辦法，提升統(tǒng)計分析能力?！叭蟆壁厔? ? 目前，統(tǒng)計檔案的利用取得了較好的社會效益和經(jīng)濟效益。但在利用種類上，多數(shù)仍局限于“實際利用”，即有特定實用目的的一般性查詢利用上，只有人次數(shù)、查閱卷次數(shù)等數(shù)據(jù)，缺乏綜合分析、研究預(yù)測等數(shù)據(jù)加工過程，更缺乏利用偏好規(guī)律、利用趨向等加工結(jié)果。簡單的數(shù)據(jù)對于一般利用者來說意義不大，對經(jīng)濟發(fā)展、規(guī)劃、預(yù)測和調(diào)控來說更是無關(guān)痛癢。然而，隨著大數(shù)據(jù)時代到來，統(tǒng)計檔案管理將逐步呈現(xiàn)“三大”趨勢，也將給現(xiàn)有的統(tǒng)計檔案利用帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)。? ? 一是大檔案。載體形式更加廣泛，一切與經(jīng)濟社會有關(guān)的、經(jīng)過統(tǒng)計部門調(diào)查取得的文書、數(shù)據(jù)、聲像、實物都被作為統(tǒng)計檔案。數(shù)字化檔案體量更加巨大，原有的紙介質(zhì)統(tǒng)計資料，以及一切非數(shù)字化的統(tǒng)計檔案都將通過信息技術(shù)不斷地加工成電子檔案。?? ? 二是大服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代統(tǒng)計檔案服務(wù)將朝著社會化、多元化、開放性和先進性方向發(fā)展，檔案服務(wù)以利用者的個性化需求為導(dǎo)向，提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧型的服務(wù)。?? ? 三是大開發(fā)。在傳統(tǒng)管理方式下，檔案利用只是提供被動的查閱服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案利用將延伸到使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行大量加工和二次開發(fā)，更加注重分析、發(fā)現(xiàn)與預(yù)測，為利用者創(chuàng)造更多價值。積極應(yīng)變? ? 面對大數(shù)據(jù)給現(xiàn)有統(tǒng)計檔案利用工作帶來的挑戰(zhàn)，統(tǒng)計部門應(yīng)積極應(yīng)對，全面提升數(shù)據(jù)加工能力。?? ? 做好利用統(tǒng)計項目調(diào)整。一是將利用統(tǒng)計的關(guān)注點從數(shù)量轉(zhuǎn)向效益。建議在統(tǒng)計檔案利用項中增加利用效益項目，強調(diào)社會效益的統(tǒng)計，如增加利用者滿意度或者利用效果項目，將利用者的需求滿足狀況以順序數(shù)據(jù)的形式列入統(tǒng)計項，以反映利用者對檔案價值的認知與認可度。二是完善數(shù)字檔案利用情況統(tǒng)計，根據(jù)數(shù)字檔案資源利用的特殊性，設(shè)置數(shù)字檔案和電子文件的檢索量、閱讀量和下載量等統(tǒng)計項目。? ? 做好利用統(tǒng)計工作的信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的手工登記、電腦匯總的工作模式正在失去其原有的意義。必須加快利用者自助服務(wù)終端設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量評價設(shè)備、統(tǒng)計軟件的應(yīng)用，以及信息系統(tǒng)的建設(shè)。利用者在自助服務(wù)終端設(shè)備上驗證身份后，其利用記錄及其在獲取服務(wù)之后對服務(wù)質(zhì)量做出的評價，都將實時傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)中自動存儲。? ? 做好專業(yè)人員配備。大數(shù)據(jù)將使利用統(tǒng)計工作大量化、復(fù)雜化和專業(yè)化，要求工作人員必須具備一定統(tǒng)計理論和實務(wù)素養(yǎng)。因此，要及時對相關(guān)工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，同時要把統(tǒng)計工作具體實踐中的經(jīng)驗、技巧、成果等在工作人員中進行交流，便于工作人員相互借鑒、相互促進。? ? 做好利用情況的統(tǒng)計分析方法運用。利用情況統(tǒng)計分析，是檔案利用統(tǒng)計的最后一個階段，在這個階段中，通過運用各種專業(yè)的統(tǒng)計分析方法，使我們能夠?qū)们闆r進行清晰明確的全面認識，并依據(jù)統(tǒng)計分析正確估計形勢，為決策提供依據(jù)。例如，對于歷年的利用人次和卷次數(shù)，我們可以運用時間序列的描述性分析，通過計算數(shù)量的增長率、平均增長率來簡單描述現(xiàn)象在不同時間的變化狀況，也可以通過制作圖形先觀察數(shù)據(jù)隨時間的變化模式及變化趨勢，為進一步的預(yù)測提供基本依據(jù)。進行預(yù)測時，我們首先要判別歷史數(shù)據(jù)模型是平穩(wěn)序列、線性趨勢，還是非線性趨勢，然后結(jié)合數(shù)據(jù)多少選擇用移動平均、一元線性回歸，還是指數(shù)模型的預(yù)測方法。? ? 做好利用統(tǒng)計成果的運用和宣傳。通過統(tǒng)計分析，我們可能會發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計檔案利用的某些規(guī)律，如利用者的喜愛，也許還能夠合理預(yù)測趨向。統(tǒng)計部門應(yīng)該積極主動地將這些統(tǒng)計成果運用到服務(wù)工作中去，及時調(diào)整服務(wù)重點或者提前做好服務(wù)計劃，甚至做出明確的統(tǒng)計預(yù)測預(yù)警。

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檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容

我的回答是，一是人事管理，實現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺后，HR對每名員工都有畫像。同時，檔案數(shù)據(jù)庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展，企業(yè)文化，都有跡可循，加強員工企業(yè)歸屬感。
二是財務(wù)管理，企業(yè)報銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化，可大幅壓縮保管成本，減少發(fā)票票據(jù)物流費用，節(jié)約財務(wù)和業(yè)務(wù)人員時間成本，電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時，方便開展財務(wù)分析，提高企業(yè)運行效率。
三是產(chǎn)品管理，對企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”，再到售后反饋的“終身檔案”，讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期，從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競爭力。
四是決策管理，幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，所有檔案數(shù)據(jù)可具備實時性、全面性、直觀性，能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如，疫情期間，許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù)，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定，讓工作流水線不脫節(jié)，人們生活有保障，切實為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。
綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率，更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組，從而實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級和價值創(chuàng)造，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。

未來檔案數(shù)字化發(fā)展是什么樣的

未來檔案數(shù)字化發(fā)展
隨著高校圖書館信息化水平的不斷提高，圖書館館藏資源的載體形式發(fā)生了很大變化。目前，圖書館正通過將館藏資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字數(shù)據(jù)，利用電子載體作為統(tǒng)一處理和存儲的媒介，向信息數(shù)字化和數(shù)字化全面發(fā)展。光盤、硬盤、u盤等電子載體以其巨大的存儲容量和優(yōu)異的存取速度，正在迅速取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體，成為高校圖書館館藏資源的主流信息載體。此外，除了高校圖書館自身館藏資源的信息化外，還有大量電子出版物和電子數(shù)據(jù)的引入。這些以電子載體為存儲媒介的數(shù)字信息將成為未來高校圖書館館藏資源的主要組成部分。
檔案是一種重要的特殊資源，不可再生。一旦損壞，將給國家和單位帶來非常嚴重的損失。近年來，隨著自然災(zāi)害的頻繁發(fā)生，檔案的安全保管受到了極大的關(guān)注。
隨著文件保護技術(shù)的不斷發(fā)展，文件的異構(gòu)備份技術(shù)越來越成熟。在當前的技術(shù)條件下，它被認為是實現(xiàn)文件長期安全保存的最可靠手段。
國家檔案局明確提出，重點要從根本上加強安全保障能力建設(shè)，全面完善檔案安全體系，確保檔案的安全和保密。重要文件遠程備份的實現(xiàn)。對于所有多組文件或文件副本，至少一組必須存儲在不同的位置。對于重要的電子文件，不僅要進行同構(gòu)備份，還要進行異構(gòu)備份，并及時轉(zhuǎn)換成縮微膠片或紙質(zhì)文件，以保證其長期可讀性。
在檔案數(shù)字化加工技術(shù)高度發(fā)展的時代，縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)(即數(shù)模集成技術(shù))緊密結(jié)合，將數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(即數(shù)字傳輸?shù)目焖傩浴⑦壿嬓院捅憬菪?與縮微技術(shù)的安全性、可靠性、持久性、真實性和經(jīng)濟性結(jié)合起來，并將其納入現(xiàn)代信息管理的技術(shù)軌道。目前，我們正處于信息爆炸的時代。以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、智能和云計算為標志的網(wǎng)絡(luò)正充斥著社會生活和生產(chǎn)的每一個角落。在我國，檔案的產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了一個從低級到高級、從簡單到復(fù)雜的發(fā)展過程。隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代檔案館的建設(shè)也對未來的檔案館建設(shè)提出了明確的要求，即向更高層次的綠色、智能化、智能化檔案館邁進。
檔案數(shù)字化加工是傳統(tǒng)檔案館的“升級版”，智能檔案館是數(shù)字檔案館的“升級版”，或處于更高的層次和階段。智能檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。總體而言，我們正在建設(shè)智慧城市，智慧檔案館的全方位服務(wù)功能凸顯，體現(xiàn)了智慧檔案館的“記憶中心”功能，為黨和政府的決策提供參考。
作為傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館建設(shè)的更高層次和階段，智能檔案館概念的確立及其實際建設(shè)迫在眉睫。智慧檔案有狹義和廣義兩個概念。狹義的智慧檔案是指檔案建設(shè)的各個方面，包括傳統(tǒng)檔案、新檔案內(nèi)容信息和多元化檔案資源中的載體信息。廣義而言，智能檔案是指涉及所有信息的檔案，以及所有數(shù)字化的檔案
從檔案館的建設(shè)范疇來看，綠色檔案館的建設(shè)涵蓋的領(lǐng)域更多，不僅包括智能檔案館的軟硬件設(shè)施建設(shè)，還包括綠色建筑的研究范疇。隨著生態(tài)可持續(xù)發(fā)展理念的提出和發(fā)展，綠色檔案館建設(shè)已成為未來發(fā)展的方向。綠色檔案館建設(shè)的理念產(chǎn)生于20世紀80年代，遵循生態(tài)環(huán)境保護、節(jié)能降耗、可持續(xù)發(fā)展、堅固耐用、安全可靠、協(xié)調(diào)高效的理念。它的目標就像智能檔案館的建設(shè)一樣，是對檔案工作高效發(fā)展的有力支持。最大限度地發(fā)揮檔案本身的作用；最終目標是實現(xiàn)檔案的最大社會價值。最大限度地發(fā)揮檔案館的服務(wù)功能等。從發(fā)展目標來看，它們都是加強檔案存儲、檔案信息資源開發(fā)、文化傳播、社會服務(wù)等全方位功能的檔案信息資源中心。這里，社會服務(wù)功能是影響檔案價值的一個重要因素。