數(shù)字化檔案室建設(shè)指南

根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》數(shù)字檔案館被定義為各級(jí)各類(lèi)檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

最為符合數(shù)字檔案室建設(shè)要求的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是什么文件

最為符合數(shù)字檔案室建設(shè)要求的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字檔案室建設(shè)指南。本指南所稱(chēng)的數(shù)字檔案室，是指機(jī)關(guān)在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)不同類(lèi)型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。

歸檔文件整理規(guī)則

歸檔文件整理規(guī)則如下：

1　范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。其他門(mén)類(lèi)檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

2　規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3　術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號(hào)archivalcode

在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類(lèi)別和排列順序。

4　整理原則

4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5　一般要求

5.1組件（件的組織）

5.1.1件的構(gòu)成

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

5.1.2件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類(lèi)

5.2.1立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)。

a）按年度分類(lèi)

將文件按其形成年度分類(lèi)?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會(huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

b）按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)

將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)。采用問(wèn)題分類(lèi)的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。

c）按保管期限分類(lèi)

將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類(lèi)。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

5.3.3會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4編號(hào)

5.4.1歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

5.4.2檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號(hào)按照以下要求編制：

a）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T13-1994編制。

b）檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度：歸檔文件檔案門(mén)類(lèi)代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。

d）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼。

e）件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

5.4.4歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5.4.5歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）可以作為選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄A圖A1）。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）按照5.4.3編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)（見(jiàn)附錄A圖A2）。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)標(biāo)識(shí)（見(jiàn)附錄A圖A3）。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

a）序號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。

b）檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。

c）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

e）題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。

f）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

g)密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

h）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

i）備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置（見(jiàn)附錄B圖B1）。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面（見(jiàn)附錄B圖B2）。

封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗名稱(chēng)即立檔單位名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。

6　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

6.1.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂（見(jiàn)附錄C圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁(yè)

6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

6.3.2頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見(jiàn)附錄D圖D1）。

6.4.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄D圖D2、圖D3）。

其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫(xiě)在上格，止件號(hào)填寫(xiě)在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見(jiàn)附錄E）。

a）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

7　歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件（件的組織）、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

數(shù)字檔案室的局域網(wǎng)組建需要什么硬件配置？

國(guó)家檔案局發(fā)布的
數(shù)字檔案館建設(shè)指南

有相當(dāng)規(guī)模的檔案室還是建議找專(zhuān)業(yè)公司咨詢(xún)、施工比較好。

檔案信息化工作總結(jié)

檔案信息化工作總結(jié)范文

檔案信息化建設(shè)是檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路，是檔案部門(mén)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)的重要舉措。xxxx年，xxxx縣檔案局根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀(guān)需要，結(jié)合我館的實(shí)際，始終把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)中的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，適時(shí)規(guī)劃，突出重點(diǎn)、有序推進(jìn)，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面取得了一定的成績(jī)，現(xiàn)將一年來(lái)的工作情況匯報(bào)如下：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。

為進(jìn)一步加強(qiáng)我縣檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)，縣檔案局成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂《xxxx縣檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》，積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)積極與縣委、縣政府及相關(guān)部門(mén)溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全縣信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全縣檔案信息化建設(shè)工作。

二、加大投入，夯實(shí)基礎(chǔ)。

xxxx年，我局在經(jīng)費(fèi)比較困難的情況下，通過(guò)各種途徑，增加對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，并且取得了明顯的成效。(華考范文網(wǎng))今年我局在原有的基礎(chǔ)上，投入近20萬(wàn)元，添置服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的信息化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案信息化工作的發(fā)展。在全縣各鎮(zhèn)區(qū)(街道)及縣直各部門(mén)的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我局針對(duì)各單位財(cái)力條件的不同，提出財(cái)力許可的單位一次性投入到位，財(cái)力條件有限的單位，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，取得了良好的效果。至xxxx年底，縣直各單位綜合檔案室檔案管理軟件計(jì)算機(jī)普及率達(dá)到98%以上，鎮(zhèn)區(qū)檔案室達(dá)90%，其它基礎(chǔ)設(shè)施也在逐步完善之中，為我縣檔案信息化建設(shè)工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、分步實(shí)施，檔案數(shù)字化建設(shè)初具規(guī)模

檔案目錄的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的先行基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)的必備條件。我們優(yōu)先突出服務(wù)重點(diǎn)，為了使老百姓能及時(shí)享受到黨和國(guó)家出臺(tái)的一系列惠民政策，我局把便民利民惠民作為此項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重點(diǎn)把館藏的民生檔案目錄先行數(shù)字化錄入。截止xxxx年底，已錄入館藏檔案目錄案卷級(jí)52536條、文件級(jí)812456條，大大方便了我縣人民群眾的查找利用，也為我館檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，今年我局投入16萬(wàn)元資金，通過(guò)招投標(biāo)的方式，對(duì)館藏部分利用率較高的紙質(zhì)檔案及珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化加要，截止xxxx年11月份，共全文掃描檔案368322頁(yè)，為建設(shè)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)打下了基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室在業(yè)務(wù)上相互銜接，便于機(jī)讀檔案目錄和電子檔案的移交，我局向財(cái)政局等檔案工作硬件設(shè)施較好150多家單位推廣使用了檔案管理系統(tǒng)，并取得了良好的效果。

四、加快步伐，推進(jìn)檔案信息網(wǎng)站及政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所建設(shè)

xxxx年，我縣不斷完善檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)網(wǎng)站版面內(nèi)容進(jìn)行增加，目前我局檔案信息網(wǎng)站分別整合了政府公開(kāi)信息查詢(xún)、現(xiàn)行文件查詢(xún)及檔案館館藏檔案查詢(xún)?nèi)齻€(gè)利用版塊，這樣我們就可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)將檔案信息資源集聚和整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享，更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。

五、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

我局歷來(lái)重視對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的的培訓(xùn)工作。xxxx年我局積極開(kāi)展省、市、縣電子政務(wù)和檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)共3次，定期對(duì)各單位專(zhuān)(兼)職檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法等方面的培訓(xùn)，努力提高其掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。并針對(duì)新形勢(shì)、提出新要求，要求各單位的專(zhuān)(兼)職檔案人員需持雙證(《檔案工作資格證書(shū)》和《江蘇省計(jì)算機(jī)能力二級(jí)證書(shū)》)上崗，努力把我縣檔案隊(duì)伍建設(shè)成既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

回顧xxxx年我局檔案信息化建設(shè)工作，雖取得了一定成績(jī)，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀(guān)念、管理水平、服務(wù)手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應(yīng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為縣委縣政府中心工作及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力還有待不斷增強(qiáng)。今后，我局將不斷加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)開(kāi)放檔案政府信息公開(kāi)服務(wù)體系建設(shè)，不斷提升檔案信息利用率，讓更多的館藏檔案信息通過(guò)網(wǎng)上快速查詢(xún)，更好服務(wù)社會(huì)大眾。

20xx年，棲霞區(qū)檔案局適應(yīng)國(guó)家檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求，依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要(2005～2010年)》、《南京市檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)南京市檔案信息化建設(shè)若干意見(jiàn)》等相關(guān)文件要求，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)、以全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)為統(tǒng)攬、以為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)為主線(xiàn)、以省市要求為目標(biāo)，搶抓機(jī)遇、開(kāi)拓創(chuàng)新，在全區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的總體框架內(nèi)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以檔案信息資源建設(shè)為核心、以加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)重要檔案資源數(shù)字化、檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化、檔案信息工作法制化，努力構(gòu)建棲霞特色的檔案信息服務(wù)多元體系。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門(mén)支持，完善檔案信息化建設(shè)制度保障

棲霞區(qū)檔案信息化建設(shè)從啟動(dòng)開(kāi)始，便得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。2002年新館建設(shè)工程中，區(qū)委、區(qū)政府審時(shí)度勢(shì)，同步開(kāi)展了數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，為檔案信息化建設(shè)配備設(shè)施、預(yù)留條件。近年來(lái)，區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財(cái)力等多方面給予支持，投入資金160余萬(wàn)元，用于區(qū)檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級(jí)，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，區(qū)政府信息中心辟出專(zhuān)門(mén)IP地址，用于區(qū)檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)敷設(shè)。成立了棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，區(qū)委副書(shū)記親自擔(dān)任中心主任，區(qū)委常委、宣傳部長(zhǎng)以及分管副區(qū)長(zhǎng)擔(dān)任中心副主任，足見(jiàn)區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。面向全區(qū)各街道、部門(mén)及企事業(yè)單位轉(zhuǎn)發(fā)了區(qū)檔案局(館)擬定的《南京市棲霞區(qū)檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)》，為全區(qū)檔案信息化建設(shè)提供了制度保障。與此同時(shí)，全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門(mén)、街道、企事業(yè)單位，也積極響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府檔案信息化建設(shè)的號(hào)召，做到資金到位、人員到位、設(shè)備到位、場(chǎng)所到位,實(shí)現(xiàn)自身檔案室與區(qū)檔案館信息化建設(shè)同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步達(dá)標(biāo)。

二、購(gòu)置設(shè)施、搭建網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)日益深入，信息化程度逐步提高，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，棲霞區(qū)檔案局著重從硬件與軟件建設(shè)兩個(gè)方面著手。

1、加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化。目前共購(gòu)置服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)、投影儀1臺(tái)、交換機(jī)1臺(tái)、顯示屏1臺(tái)、觸摸屏1臺(tái)、刻錄機(jī)3臺(tái)、掃描儀2臺(tái)、打印機(jī)4臺(tái)、復(fù)印機(jī)2臺(tái)、計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制溫濕度記錄設(shè)備1套，以及攝像機(jī)、照相機(jī)、電視機(jī)、錄音機(jī)等多種硬件設(shè)施，極大方便數(shù)據(jù)傳輸與資源共享。全區(qū)70多家機(jī)關(guān)部門(mén)、街道、企事業(yè)單位的檔案室也配套購(gòu)置計(jì)算機(jī)100余臺(tái)，棲霞區(qū)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率達(dá)100%。

2、強(qiáng)化軟件設(shè)施建設(shè)，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。棲霞區(qū)檔案局借創(chuàng)建江蘇省特二級(jí)國(guó)家綜合檔案館和國(guó)家二級(jí)館的有利契機(jī)，先后投入經(jīng)費(fèi)160多萬(wàn)元，為檔案局(館)設(shè)立獨(dú)立門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)、構(gòu)建全區(qū)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)。全區(qū)各街道、部門(mén)、企事業(yè)單位也同步建立檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)專(zhuān)有網(wǎng)絡(luò)與區(qū)檔案館通聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案錄入和管理的數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化。

三、需求出發(fā)、穩(wěn)步前進(jìn)，注重檔案信息資源建設(shè)

棲霞區(qū)檔案館建館以來(lái)，已累計(jì)入藏各類(lèi)檔案103個(gè)全宗97萬(wàn)條。館藏資源的不斷增加與豐富，社會(huì)檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點(diǎn)。為適應(yīng)新形勢(shì)所帶來(lái)的新變化，棲霞區(qū)檔案局打破舊有的條塊結(jié)合體系，一切從需求出發(fā)，在傳統(tǒng)模式的.基礎(chǔ)上嘗試構(gòu)建檔案信息資源復(fù)合動(dòng)態(tài)模式。

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)的先導(dǎo)，完備的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將為未來(lái)的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供優(yōu)良的元知識(shí)元與元網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，是優(yōu)良檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的必備條件。基于此，棲霞區(qū)檔案館完成館藏的103個(gè)全宗的97萬(wàn)條案卷目錄和文件級(jí)目錄的數(shù)據(jù)錄入，實(shí)現(xiàn)全館文件目錄100%數(shù)字化。同時(shí)，建立目錄中心，做到各單位檔案室檔案文件定期進(jìn)館、目錄實(shí)時(shí)入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)管理，基本完成文件級(jí)目錄庫(kù)建設(shè)。

2、推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局長(zhǎng)期聘用6名人員，配備高速掃描儀2臺(tái)、服務(wù)器3臺(tái)、計(jì)算機(jī)43臺(tái)以及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，組建檔案數(shù)字化加工線(xiàn)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)館藏檔案以及全區(qū)照片、錄音、錄像等多媒體資料的數(shù)字化工作。本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開(kāi)展對(duì)查檔利用率最高的、關(guān)系民生的檔案資源全文數(shù)字化工作。2009年，完成區(qū)委辦、區(qū)政府辦等26個(gè)全宗的文書(shū)檔案、招工檔案、干部任免檔案等合計(jì)97萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，并通過(guò)全區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檢索與查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

四、依托平臺(tái)、協(xié)調(diào)發(fā)展，著力檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)中，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，努力開(kāi)創(chuàng)檔案資源的全社會(huì)共享之路。從宏觀(guān)上，棲霞區(qū)檔案局(館)注重對(duì)管理理念的變革，樹(shù)立前端控制、知識(shí)化管理與集成管理的理念;在具體實(shí)踐中，致力于構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的立體檔案資源管理系統(tǒng)。目前，棲霞區(qū)檔案局(館)的主要是依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)的組織保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入全區(qū)電子政務(wù)發(fā)展規(guī)劃，保證信息資源共享。最終，依托電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)溝通，促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

1、搭建文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)，加快電子文件中心建設(shè)。棲霞區(qū)檔案局(館)開(kāi)通網(wǎng)上“現(xiàn)行文件利用中心”，通過(guò)定期收集區(qū)機(jī)關(guān)各部門(mén)可公開(kāi)的政務(wù)文件，建成動(dòng)態(tài)文件數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)絡(luò)上嘗試提供現(xiàn)行文件分類(lèi)檢索查詢(xún)服務(wù)。與軟件公司合作開(kāi)發(fā)“棲霞區(qū)文檔一體化檔案綜合管理系統(tǒng)”，利用自動(dòng)采集與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)與區(qū)電子公文交換系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)區(qū)電子公文網(wǎng)入網(wǎng)單位網(wǎng)內(nèi)收文、發(fā)文自動(dòng)記錄、自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)歸檔，初步建構(gòu)起基于棲霞區(qū)電子政務(wù)平臺(tái)的電子文件中心。

2、建立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，創(chuàng)新聲像檔案管理模式。包括照片、錄音、錄像在內(nèi)的聲像檔案的收集、儲(chǔ)存與利用，一直是檔案資源管理中的一塊軟肋。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)聲像檔案的利用越來(lái)越頻繁，如何更好的保存舊有的照片檔案，并整合包括棲霞區(qū)有線(xiàn)電視臺(tái)、《棲霞簡(jiǎn)報(bào)》在內(nèi)的區(qū)內(nèi)新聞媒體及各街道、部門(mén)產(chǎn)生的數(shù)量愈發(fā)龐大的聲像檔案資源，使其發(fā)揮更大社會(huì)效用，成為棲霞區(qū)檔案局(館)在檔案信息化建設(shè)中又一個(gè)工作的重點(diǎn)。在棲霞區(qū)檔案局(館)的積極推動(dòng)下，棲霞區(qū)委、區(qū)政府成立棲霞區(qū)聲像檔案管理中心，為聲像檔案資料的收集齊全、完整歸檔提供了組織保證。管理中心由區(qū)委、區(qū)政府牽頭，區(qū)四大辦公室、區(qū)委宣傳部、區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)工委、區(qū)文化局等部門(mén)以及區(qū)屬各街道工委參與，區(qū)檔案局具體負(fù)責(zé)。管理中心成立以來(lái)，共收集、整理、數(shù)字化黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)區(qū)視察、考察的各類(lèi)照片以及反映全區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、衛(wèi)生、工業(yè)、農(nóng)業(yè)和社會(huì)事業(yè)等方面的照片1萬(wàn)余張，以及從區(qū)有線(xiàn)電視臺(tái)收集歷年節(jié)目影像資料，并在此基礎(chǔ)上建立“數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)”與“音頻、視頻檔案管理系統(tǒng)”兩個(gè)子系統(tǒng)。

3、開(kāi)通棲霞區(qū)檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)，拓展檔案信息化服務(wù)新渠道。棲霞區(qū)檔案局開(kāi)通自己的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站──棲霞檔案網(wǎng).網(wǎng)站基于JS技術(shù)搭建，使用智能化后臺(tái)管理系統(tǒng)，做到操作簡(jiǎn)便、權(quán)責(zé)明確、內(nèi)容豐富，既適應(yīng)政府機(jī)關(guān)工作又符合群眾瀏覽查詢(xún)需要。網(wǎng)站設(shè)置14大板塊，內(nèi)容囊括局(館)介紹、政務(wù)公開(kāi)、檔案查詢(xún)、現(xiàn)行文件查詢(xún)、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作動(dòng)態(tài)、網(wǎng)上展廳、棲霞區(qū)大事記、政府信息公開(kāi)等內(nèi)容。網(wǎng)站充分利用網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、開(kāi)放性、動(dòng)態(tài)性和非線(xiàn)性等特點(diǎn)，在網(wǎng)上公布館藏指南和檢索目錄，定期進(jìn)行特色檔案信息發(fā)布等，在互聯(lián)網(wǎng)上開(kāi)辟了一個(gè)為社會(huì)各界服務(wù)的新渠道。目前網(wǎng)站上載開(kāi)放檔案目錄4000多條，訪(fǎng)問(wèn)人數(shù)與日俱增，初步顯現(xiàn)檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站社會(huì)效益。

五、踐行標(biāo)準(zhǔn)、制定規(guī)范，嘗試檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。棲霞區(qū)自檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)伊始，棲霞區(qū)檔案局(館)便十分注重標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。一方面認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟我國(guó)已經(jīng)頒布的與檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并努力踐行這些標(biāo)準(zhǔn);另一方面依據(jù)具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，評(píng)價(jià)并修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立適應(yīng)棲霞區(qū)自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《南京市檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合棲霞區(qū)的實(shí)際情況，經(jīng)區(qū)委、區(qū)政府同意，棲霞區(qū)檔案局(館)制定了《棲霞區(qū)電子文件歸檔管理辦法》。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的操作進(jìn)行嚴(yán)格的控制，提出具體要求。依據(jù)“辦法”，全區(qū)近70家單位的檔案室實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件實(shí)施入庫(kù)，每個(gè)季度向區(qū)檔案館報(bào)送一次聲像檔案，進(jìn)一步規(guī)范了全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作。

六、加強(qiáng)培訓(xùn)、提高能力，重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng),提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能,是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。棲霞區(qū)檔案局在全區(qū)檔案人員計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)整體水平不高的情況下，加大了對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準(zhǔn)備。一是積極參加各級(jí)舉辦的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，經(jīng)培訓(xùn)絕大多數(shù)人都通過(guò)了公務(wù)員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能考試，掌握了檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)，大部分檔案人員都能夠獨(dú)立開(kāi)展文檔一體化檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和基本維護(hù)工作;二是積極組織部分從事計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人員參加政府信息化領(lǐng)導(dǎo)小組舉辦的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)、協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓(xùn)及信息安全培訓(xùn)等;三是定期對(duì)本區(qū)檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)行等方面的知識(shí)與技能。在工作中，棲霞區(qū)檔案局還安排人員定期到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息化指導(dǎo)，遇到有關(guān)信息化方面的疑問(wèn)，始終做到有求必應(yīng)、不厭其煩、耐心指導(dǎo)。經(jīng)過(guò)努力，全區(qū)檔案人員信息化技能水平大大提高。

七、嚴(yán)格紀(jì)律、落實(shí)規(guī)定，確保檔案信息安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)的應(yīng)用，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問(wèn)題成為檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。檔案信息安全涉及檔案信息不穩(wěn)定性、檔案信息內(nèi)容服務(wù)安全、檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及涉密檔案安全保密等方面內(nèi)容。棲霞區(qū)檔案局(館)切實(shí)落實(shí)國(guó)家及省、市相關(guān)部門(mén)對(duì)加強(qiáng)信息安全保障工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，構(gòu)建信息安全保障體系所需要的軟件、硬件環(huán)境，確保檔案信息安全。

1、建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)局(館)24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控;加強(qiáng)對(duì)檔案館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的監(jiān)管，每臺(tái)計(jì)算機(jī)實(shí)行定人定崗制度，其他人員未經(jīng)同意不得隨意使用，微機(jī)房工作人員不得將與工作無(wú)關(guān)的光盤(pán)、磁盤(pán)上機(jī)使用，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全;加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和有效;檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別運(yùn)行在兩臺(tái)服務(wù)器上，并在外網(wǎng)上加了硬件防火墻，外網(wǎng)主要運(yùn)行檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)主要運(yùn)行館內(nèi)的0A系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)軟件，并與政務(wù)網(wǎng)相連;加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰等管理，使用網(wǎng)絡(luò)行為控制系統(tǒng)，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

2、深入貫徹《江蘇省檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。在“棲霞區(qū)檔案管理系統(tǒng)”軟件制作及檔案全文數(shù)字化過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，杜絕檔案資料外泄情況的發(fā)生。建成后的“棲霞檔案管理系統(tǒng)”設(shè)置嚴(yán)格的身份鑒別、訪(fǎng)問(wèn)控制和加密存儲(chǔ)等安全保密措施。同時(shí)，棲霞區(qū)檔案局還制定《棲霞區(qū)檔案局保密制度》、《棲霞區(qū)檔案局微機(jī)房管理制度》等一系列規(guī)章制度，要求全局人員提高保密意識(shí)，嚴(yán)格按照保密制度執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)信息化條件下的保密工作，提高防范高技術(shù)竊密的能力。外網(wǎng)信息發(fā)布方面，實(shí)行定人定責(zé)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，非開(kāi)放的檔案信息一律不上外網(wǎng)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的劃控和鑒定，確保所有上網(wǎng)信息安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。

八、檔案信息化建設(shè)中面臨的困難和問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的持續(xù)快速發(fā)展急需專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員和專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)操作人員,目前檔案局人員結(jié)構(gòu)老化，專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，急需專(zhuān)業(yè)人員來(lái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理。

2、檔案工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標(biāo)還不十分明確，資源共建與共享意識(shí)不強(qiáng)，缺乏宏觀(guān)規(guī)劃和管理，局限于檔案庫(kù)收藏資料、貯存檔案的一般性水平。

3、檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站建設(shè)還處在低層次的起步階段。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案網(wǎng)站的建立在一定意義上講只是流于形式，公布的內(nèi)容還不能體現(xiàn)檔案工作的特色，無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)各方面利用檔案網(wǎng)站查閱利用檔案信息的需要。

2xxx年棲霞區(qū)檔案局檔案信息化工作在省、市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，取得了一定成績(jī)，發(fā)揮了較好服務(wù)功能，產(chǎn)生了一定社會(huì)效應(yīng)，但同時(shí)也深刻體悟到信息技術(shù)的日新月異與廣大檔案利用者對(duì)數(shù)字檔案需求的多元化、復(fù)雜化、個(gè)性化。在新的起點(diǎn)上，棲霞區(qū)檔案局檔案信息化建設(shè)將從所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任出發(fā)，通過(guò)有效履行服務(wù)職責(zé)來(lái)完善自身發(fā)展所需的外部社會(huì)環(huán)境,并從社會(huì)中獲取自身發(fā)展的不竭動(dòng)力。同時(shí)，本著求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，加大檔案信息化建設(shè)資金投入，加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)，完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案信息化數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)一步整體推進(jìn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。我們堅(jiān)信，唯有充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系,努力構(gòu)建全新的多元檔案信息服務(wù)體系，才是檔案信息化建設(shè)的最終目的，才能真正推動(dòng)棲霞檔案工作更好更快發(fā)展。

增量電子化是什么意思

增量電子化是指在辦公自動(dòng)化條件下，各單位形成的應(yīng)歸檔的電子文件及時(shí)歸檔，并按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交，使檔案館新接收進(jìn)館的檔案全部為電子檔案。

增量電子化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也是今后檔案工作的重點(diǎn)，從電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔到電子檔案移交、存儲(chǔ)、利用、備份的全過(guò)程進(jìn)行管理，是確保電子文件歸檔時(shí)齊全完整、真實(shí)有效的重要原則。

中國(guó)國(guó)家檔案局要求各級(jí)檔案部門(mén)以貫徹落實(shí)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》為契機(jī)，對(duì)電子文件形成、收集、積累、鑒定、歸檔到電子檔案移交、存儲(chǔ)、利用、備份等實(shí)行全過(guò)程管理，確保歸檔的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學(xué)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效，推動(dòng)辦公自動(dòng)化條件下增量檔案的電子化管理。

實(shí)現(xiàn)齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字檔案資源建設(shè)目標(biāo)。此外，中國(guó)對(duì)數(shù)字檔案資源開(kāi)展了異地、異質(zhì)備份工作，確保數(shù)字檔案資源的絕對(duì)安全。