作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業(yè)務(wù)板塊也是有很深的感受，每次和其他企業(yè)在檔案工作對(duì)接時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了很多問(wèn)題。這期我們就來(lái)看一下，檔案整理外包的優(yōu)勢(shì)有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案政策的敏感度、專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)。就人事檔案整理工作來(lái)說(shuō)，我們常說(shuō)的“檔案十大類(lèi)”分類(lèi)看似簡(jiǎn)單，但是如果沒(méi)有多年的工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓(xùn)，是無(wú)法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會(huì)有所不同，特別是有提拔或年代久遠(yuǎn)的干部檔案，不僅材料內(nèi)容復(fù)雜，很多紙質(zhì)材料在分類(lèi)上會(huì)存在一定的爭(zhēng)議，一不小心就會(huì)放錯(cuò)類(lèi)別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，同時(shí)需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點(diǎn)、核查，到十大類(lèi)的分類(lèi)，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié)，錯(cuò)一步就可能重新開(kāi)始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時(shí)，不僅要看對(duì)方的資質(zhì)是否齊全，同時(shí)需要從業(yè)人員有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)度，對(duì)人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業(yè)提供有力的理論支撐。

　　南寧基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機(jī)構(gòu)：建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項(xiàng)目相關(guān)的所有文件材料。這些文件可能包括基建計(jì)劃書(shū)、合同、圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續(xù)的整理工作。

　　分類(lèi)和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項(xiàng)目的不同階段或主題進(jìn)行分類(lèi)。例如，可以分為項(xiàng)目前期文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。分類(lèi)后，將每一類(lèi)別的文件進(jìn)行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號(hào)和標(biāo)識(shí)：為每個(gè)文件分配一個(gè)唯一的編號(hào)，以便快速識(shí)別和檢索。編號(hào)可以包括項(xiàng)目名稱(chēng)、階段、序號(hào)等信息。同時(shí)，為每個(gè)文件添加必要的標(biāo)題和描述，以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項(xiàng)目的進(jìn)展順序或邏輯關(guān)系，對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續(xù)的查閱和使用。

　　編寫(xiě)檔案目錄：為每個(gè)歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

　　備份和電子化：對(duì)基建檔案進(jìn)行備份，以防文件丟失或損壞。同時(shí)，考慮將檔案進(jìn)行電子化處理，方便遠(yuǎn)程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。

　　維護(hù)和使用：維護(hù)基建檔案的安全和保密性，確保只有授權(quán)人員可以訪問(wèn)。同時(shí)，建立合理的使用制度，規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對(duì)基建檔案進(jìn)行整理和清理，去除過(guò)期或不再需要的文件，以節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高查閱效率。

　　培訓(xùn)和教育：對(duì)參與基建檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高他們的檔案管理意識(shí)和技能水平。同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案管理要求

　　1、基建資料歸檔規(guī)定

　?。?）凡各項(xiàng)目部新建、改建、擴(kuò)建的工業(yè)與民用建筑、建筑設(shè)備安裝和裝飾裝修基建，其基建資料均應(yīng)交公司基建管理處檔案室歸檔。投資額在３０萬(wàn)元或在建筑面積３００平方米及其以上的基建資料還必須交當(dāng)?shù)貦n案館存檔。

　?。?）基建文件的立卷分類(lèi)應(yīng)符合地方標(biāo)準(zhǔn)DB64/266-2003《建筑基建資料管理規(guī)程》的要求。

　　2、歸檔文件的質(zhì)量要求

　　（1）歸檔的基建文件應(yīng)盡可能保證為原件，必須保證為原件的有以下內(nèi)容：

　　a）竣工圖、基建中標(biāo)通知書(shū)、施工承包合同，各種物資材料進(jìn)場(chǎng)合格證、檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。

　　b）單位基建質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、單位基建質(zhì)量控制資料核查記錄、單位基建安全和功能檢驗(yàn)核查資料及主要功能抽查記錄。單位基建觀感質(zhì)量檢查記錄。

　　c）分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批施工質(zhì)量驗(yàn)收資料。

　　d）竣工驗(yàn)收備案資料或竣工驗(yàn)收證明書(shū)。

　　（2）基建文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)基建勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　?。?）基建文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與基建實(shí)際相符合。

　?。?）基建文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。

　　（5）基建文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70ｇ以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，統(tǒng)一采用Ａ４幅面。

　　3、立卷的原則和方法

　?。?）立卷應(yīng)遵循基建文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　（2）一個(gè)建設(shè)基建由多個(gè)單位基建組成時(shí)，基建文件應(yīng)按單位基建組卷。施工文件可按單位基建、專(zhuān)業(yè)、分部基建、階段等組卷。

　?。?）竣工圖可按單位基建、專(zhuān)業(yè)等組卷。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　為什么要做基建檔案收集

　　基建檔案館開(kāi)展的檔案收集工作必須按照法規(guī)、規(guī)范的要求進(jìn)行?；n案機(jī)構(gòu)是一個(gè)城市集中保管重要基建檔案的基地，基建檔案的收集是以國(guó)家法律、法規(guī)為保障。各級(jí)基建檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律、法規(guī)，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則下，全力收集屬于本地區(qū)收集范圍內(nèi)的基建檔案和有關(guān)資料，不斷豐富館藏，完善館藏結(jié)構(gòu)。

　　基建檔案收集工作的意義，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

　　1、基建檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)。俗語(yǔ)說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”。沒(méi)有檔案收集工作為前提，檔案館（室）就缺乏開(kāi)展檔案工作的基本條件，檔案的整理、保管、鑒定、利用工作就無(wú)從談起，檔案工作就沒(méi)有賴(lài)以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、基建檔案收集是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段和具體措施?；n案是國(guó)家重要的寶貴財(cái)富和重要的信息資源，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種重要基建檔案，各單位不得分散保存，任何個(gè)人都不能據(jù)為己有。只有通過(guò)行之有效的檔案收集工作，才能將分散的檔案材料集中到基建檔案館，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，才能便于社會(huì)各方面的有效利用。

　　3、基建檔案收集是決定檔案館存在和發(fā)展的重要條件。收集工作的效果決定檔案館（室）藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。檔案數(shù)量的多少?zèng)Q定檔案工作規(guī)模的大?。粰n案質(zhì)量的好壞決定檔案業(yè)務(wù)工作水平的高低。收集工作的質(zhì)量還直接影響到基建檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，影響到整個(gè)檔案館的工作水平和質(zhì)量。

　　只有將檔案收全、收好，才有條件為社會(huì)各界提供良好的基建檔案信息利用服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)基建檔案信息的需要，才能使基建檔案館真正成為保存重要基建檔案資料的基地和開(kāi)發(fā)利用基建檔案信息的中心。檔案收集在整個(gè)檔案工作中具有十分重要的地位。