不論是對于政府機關還是大眾組織，檔案管理都是十分重要的工作。江蘇省檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整、準確與安全，同時便于社會各方面的利用，縣級以上地方各級人民政府加強對檔案工作的領導。機關檔案則是指國家機關、社會組織和企事業(yè)單位在公務活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。這些檔案是組織在行政管理、業(yè)務運作、科學研究、生產(chǎn)活動等過程中產(chǎn)生的，對組織自身和社會都具有重要的查考、利用和保存價值。

　　江蘇作為我國重要省份，所包含的各級政府機關眾多，各部門的檔案材料也存儲較多。隨著信息化時代的發(fā)展，江蘇省也迅速開始檔案數(shù)字化工作，近幾年檔案信息化建設水平整體大幅提升，檔案信息化建設水平整體大幅提升。全省館藏檔案數(shù)字化率的顯著提升，以及全國示范數(shù)字檔案館和國家級數(shù)字檔案館建設成效顯著。

　　如何進一步提升提升江蘇機關檔案掃描的功能建設水平？

　　一是建設系統(tǒng)集成平臺。目前檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)采取的是一對一集成的方式，效率低下且檔案數(shù)據(jù)匯集難度較大，企業(yè)需從頂層設計數(shù)據(jù)歸檔的模式和實現(xiàn)方式。

　　二是優(yōu)化長期保存功能。將“四性”保障貫穿在數(shù)據(jù)形成、歸檔到保管的全部環(huán)節(jié)，完善數(shù)據(jù)格式轉換、封裝等長期保存功能，確保長期可讀。

　　三是完善檔案業(yè)務管控功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不能局限于檔案業(yè)務管理，而是要建設成為數(shù)字檔案資源、業(yè)務、管控和共享的一體化平臺。通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開展檔案業(yè)務監(jiān)督指導、跟蹤檢查、考核評價、培訓交流等，實現(xiàn)一體化管控。

　　紙質檔案和電子檔案的優(yōu)劣勢：

　　1、紙質檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關人員來說是極其容易侵入并且進行篡改的，而且電子檔案算改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識別的。紙質檔案不容易被篡改，被算改后會留下相應的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質的檔案具有獨無二性，可以通過字跡等來進行相應的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。

　　電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計算機病毒或者計算機故障的情況，如果沒有及時備份是十分嚴重的。保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機等相關的設備和知識，而紙質檔案方便快捷。同時電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實性容易受到質疑，相比紙質檔案更有說服力。

　　2、紙質檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關系著國家安全的，有些檔案是關系公民個人隱私的。但是電子檔案的安全性遠遠不如紙質檔案。對于網(wǎng)絡上的一些高手來說，侵入各個系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術日新月異，每個國家都在飛速進步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關的技術，防止國家機密的外泄。

　　3、電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟環(huán)保性。紙質的檔案隨著時間的增加和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進紙張發(fā)生水解，同時也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災。但是電子檔案卻可以進行多個備份，而且數(shù)字化檔案不會因為重復性利用而失效，我們可以進行無數(shù)次的打印、下載和傳輸。

　　4、綜合來說，電子檔案雖然目前仍不可避免地具備一些缺陷，但在目前信息化時代來說，檔案數(shù)字化依舊是大勢所趨，相對于紙質檔案來說，電子檔案還是有著不可替代的優(yōu)勢。就拿機關檔案來說，數(shù)字化檔案可以大大提高檔案利用率，提高機關工作效率，提升工作水平，促進機關現(xiàn)代化建設發(fā)展。