余姚位于浙江省東北部、寧波市西部，是我國綜合實(shí)力百強(qiáng)縣(市)。與此同時(shí)，余姚市還是是浙江省歷史文化名城之一、浙江省全域旅游示范市，擁有國家非物質(zhì)文化遺產(chǎn)姚劇、余姚土布制作技藝等。該地不僅歷史資源豐富，且具備現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，摘菜產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)，有著“中國榨菜之鄉(xiāng)”的美譽(yù)。因此，余姚有著豐富的檔案資源。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化已成為各行業(yè)提升效率、保障信息安全的重要手段。余姚也積極跟上時(shí)代發(fā)展步伐，開展檔案掃描工作，并且衍生出許多專業(yè)的檔案掃描公司。

　　企業(yè)選擇余姚檔案掃描公司最大的一個(gè)優(yōu)勢就是可以節(jié)約人力物力成本。傳統(tǒng)的檔案整理工作最需要的只有兩個(gè)東西，一是檔案存放場地，二是實(shí)體檔案整理人員。然而，檔案掃描不同于前者，它更需要的是兼具檔案管理能力和計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才。更重要的是各種專業(yè)化的數(shù)字化設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)手段。如果企業(yè)選擇自行進(jìn)行掃描工作，則需要投入極高的成本做好前期準(zhǔn)備工作。

　　余姚檔案掃描公司會用到的掃描工具包括：

　　檔案數(shù)字化加工流程，了解到數(shù)字化過程中所用到的設(shè)備除了電腦，最常用也是必須要用的就是掃描設(shè)備。

　　一、高速掃描儀。高速掃描儀又稱饋紙式掃描儀，適合檔案紙張狀況好、無損壞的的檔案。體積小攜帶方便，掃描速度快、且質(zhì)量高，但每次不能放太多檔案，同時(shí)使用成本也較高。在需要“圖像質(zhì)量”和“穩(wěn)定性”上保持高水準(zhǔn)之外，“高掃”的核心當(dāng)然是“高速”。如在精益掃描儀產(chǎn)品分類中，工作組級產(chǎn)品的處理速度在每分鐘15-30頁，部門級產(chǎn)品在40-60頁，生產(chǎn)型產(chǎn)品則至少要達(dá)到100頁。

　　二、平板掃描儀。平板式掃描儀適合檔案紙張狀況相對較差、易破損的檔案。平板掃描儀操作較為簡便且使用廣泛，掃描時(shí)秩序?qū)n案放入玻璃板上，對檔案原件基本不造成傷害。

　　三、大幅面掃描儀。顧名思義，大幅面掃描儀適合紙張長寬較大的檔案(如大型圖紙或畫冊等檔案)。此類掃描儀常見于工程類圖紙檔案的掃描，以保證掃描圖片的完整性。

　　四、非接觸式掃描儀。適合已裝訂成冊的檔案或圖書。此掃描儀無需接觸檔案就可掃描，一方面保護(hù)了檔案原件，另一方面無需拆卷節(jié)省了掃描時(shí)間。此外，對于一些博物館或檔案館里年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)古籍，也可使用此類掃描儀，從而保護(hù)檔案的安全性。

　　五、拍照機(jī)，也可稱為高拍機(jī)。該工具對檔案材質(zhì)及樣式無特殊要求，紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案均可掃描，且速度快，體積小方便操作，但掃描圖像有時(shí)會受環(huán)境光線影響，所以比較注重掃描環(huán)境。

　　除了以上幾類掃描設(shè)備外，在實(shí)際項(xiàng)目中，將會根據(jù)檔案實(shí)際情況選擇不同的設(shè)備。

　　余姚檔案掃描公司原則時(shí)的注意事項(xiàng)：

　　首先，由于檔案事關(guān)重大，可能包含許多組織或個(gè)人的隱私。因此，在檔案數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的選擇上，首先需要注意的就是該公司是否資質(zhì)齊全，如若是涉密檔案，還要檢查涉密資質(zhì)是否完善，安全保密工作是否到位，是否存在外資背景，或者是否涉及外籍工作人員等情況。除此之外，對于進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)的工作團(tuán)隊(duì)，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實(shí)施行動都需要做好精細(xì)化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化外包服務(wù)時(shí)做好監(jiān)督管理工作。組織可以對比不同檔案掃描公司給出的方案，根據(jù)本組織內(nèi)檔按實(shí)際情況，選擇最具性價(jià)比的檔案掃描公司進(jìn)行合作。

　　最后，檔案數(shù)字化服務(wù)離不開設(shè)備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進(jìn)行檔案掃描工作的各類型號的掃描設(shè)備，進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設(shè)備等等。因此，組織在選擇檔案掃描外包服務(wù)公司時(shí)，應(yīng)特別注意對比各個(gè)公司的掃描設(shè)備是否齊全、功能是否完善。