隨著社會(huì)發(fā)展和信息技術(shù)水平的提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能滿(mǎn)足社會(huì)大眾的需要。甘肅作為我國(guó)歷史較為悠久的省份之一，留存下了許多珍貴的檔歷史檔案，包括紙質(zhì)、建筑等多種類(lèi)型。另一方面，地處中國(guó)西北，是中國(guó)自然地理環(huán)境最復(fù)雜多樣的省級(jí)行政區(qū)之一。獨(dú)特的地理位置為其開(kāi)辟了獨(dú)一無(wú)二的發(fā)展道路，不僅有“天下第一雄關(guān)”嘉峪關(guān)、“世界藝術(shù)寶庫(kù)”敦煌莫高窟，還擁有我國(guó)最早的航天中心——酒泉衛(wèi)星發(fā)射中心，留下許多重要的檔案資源。為了妥善保存和利用檔案信息，甘肅積極開(kāi)展檔案電子化掃描轉(zhuǎn)型工作。

　　甘肅檔案電子化掃描現(xiàn)狀：

　　第一，社會(huì)大眾對(duì)檔案電子化掃描管理的認(rèn)識(shí)水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門(mén)的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類(lèi)保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)就是檔案管理計(jì)算機(jī)化了;一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問(wèn)題整個(gè)電子文檔便不復(fù)存在了;有些人認(rèn)為，花十幾萬(wàn)甚至二三十萬(wàn)上套檔案管理系統(tǒng)不值得;

　　第二，檔案保密方面的問(wèn)題。檔案是單位的寶貴財(cái)富，檔案的保密性與真實(shí)性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢(xún)?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正的常運(yùn)行，都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來(lái)維護(hù)，檔案管理人員目前還沒(méi)有達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平，檔案管理的電子化對(duì)他們的工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)和不便。

　　第三，檔案電子化管理技術(shù)上的問(wèn)題。檔案的電子化管理對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴(lài)性，硬件方面，單機(jī)版的需要較高的計(jì)算機(jī)配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機(jī)、網(wǎng)線等的支撐;軟件方面，需要一支非常專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案工作深刻細(xì)致的調(diào)研，開(kāi)發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡(jiǎn)潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷(xiāo)毀、各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。此外，檔案的電子化管理國(guó)家尚沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。

　　第四，電子檔案的法律效力問(wèn)題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門(mén)的蓋章，具有極強(qiáng)的法律效力。在查閱檔案或者傳達(dá)命令時(shí)都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強(qiáng)的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報(bào)和會(huì)議的通知，對(duì)于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門(mén)還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可，同樣它也不具有很強(qiáng)的法律效力。

　　由此可以看出，甘肅檔案電子化掃描正處于迅速發(fā)展時(shí)期，雖然可以為檔案管理工作帶來(lái)很大助益，但仍然存在不少問(wèn)題和阻礙亟待解決。為此，甘肅檔案電子化掃描將加強(qiáng)一下幾個(gè)方面的工作建設(shè)：

　　一是要維護(hù)電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，檔案電子化管理的安全問(wèn)題也是檔案電子化管理最要注重的問(wèn)題。首先，檔案管理部門(mén)要保存一套完整的、真實(shí)的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進(jìn)行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門(mén)的信息共享機(jī)制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門(mén)不能將機(jī)密的檔案發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門(mén)的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對(duì)檔案的方便使用，又做到對(duì)檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。

　　二是要強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍的構(gòu)建進(jìn)一步改善數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理質(zhì)量才 能夠滿(mǎn)足檔案數(shù)字化建設(shè)體系的構(gòu)建要求。目前來(lái)看，檔案數(shù)字化建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中人才隊(duì)伍構(gòu)建不合理問(wèn)題十分突出，為了解決該問(wèn)題需要做好兩個(gè)方面的具體工作：一是關(guān)注專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)，構(gòu)建長(zhǎng)效人才引進(jìn)管理機(jī)制，借助專(zhuān)業(yè)人才引入來(lái)實(shí)現(xiàn)持續(xù)新鮮血液的補(bǔ) 充，確保隊(duì)伍的組織合理性;二是對(duì)現(xiàn)階段管理隊(duì)伍進(jìn) 行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與升級(jí)，可以通過(guò)邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)與技術(shù)指導(dǎo)方式來(lái)對(duì)隊(duì)伍進(jìn)行重構(gòu)，提升人員專(zhuān)業(yè)技能水平，滿(mǎn)足先進(jìn)管理理念與管理技術(shù)的發(fā)展需求。