檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。現(xiàn)如今，社會(huì)上對(duì)于專業(yè)檔案整理公司的需求越來越高。究其原因，主要有兩方面。一方面，近些年來，社會(huì)各方面飛速發(fā)展，社會(huì)環(huán)境良好，各行各業(yè)都得到了較為迅速的發(fā)展。迅速的發(fā)展帶來了各種各樣的檔案資源，包括紙質(zhì)文件、錄音錄像、照片等各種類型。隨之而來的是急劇增加的檔案數(shù)量，對(duì)檔案整理機(jī)構(gòu)造成了較大的負(fù)擔(dān)。另一方面，社會(huì)大眾對(duì)于檔案利用的需求越來越多樣化、個(gè)性化，未經(jīng)過妥善整理歸檔的檔案無法滿足組織和個(gè)人對(duì)檔案的利用需求，不利于檔案價(jià)值的發(fā)揮。因此，各個(gè)社會(huì)組織對(duì)于專業(yè)檔案整理公司的需求不斷增大。

　　隨著我們信息化時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料的原始管理方式方法已不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，為了提高人事檔案和文件檔案的管理效率，更多的企事業(yè)單位都選擇將各類檔案進(jìn)行規(guī)范化整理及數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)信息化規(guī)范管理，檔案查閱方便快捷。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先就需要進(jìn)行專業(yè)檔案整理，企事業(yè)單位要想高效率地完成檔案整理，光靠自己的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，畢竟專業(yè)人做專業(yè)事。光檔案整理也分很多種類型，比如：文書檔案整理、財(cái)務(wù)檔案整理、工程檔案整理、科技檔案整理、人事檔案整理等等，每一種類型檔案整理都有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

　　專業(yè)檔案整理公司的具體工作內(nèi)容：

　　1. 排列歸檔文件順序

　　(1)件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前，復(fù)制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　(2)歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募次募纬上群箜樞蚺帕?。

　　④會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　2. 編寫頁碼

　　(1)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　　(2)頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　(3)文件材料已印制成冊(cè)并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　3. 加蓋歸檔章 填寫檔號(hào)項(xiàng)歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)(問題)，其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)為必填項(xiàng)。

　　4. 裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　最后，檔案管理領(lǐng)域并非一成不變，隨著信息技術(shù)的不斷革新、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的持續(xù)完善以及客戶需求的日益多元化，專業(yè)檔案整理公司也面臨著諸多挑戰(zhàn)。但正是在應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)的過程中，公司得以不斷成長(zhǎng)與進(jìn)步。未來，專業(yè)檔案整理公司將持續(xù)加大在技術(shù)研發(fā)與人才培養(yǎng)方面的投入，緊跟時(shí)代步伐，積極探索利用人工智能、大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)優(yōu)化檔案整理流程，提升服務(wù)質(zhì)量與效率。同時(shí)，進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，深化與各行業(yè)客戶的合作，為更多客戶量身定制個(gè)性化的檔案管理方案，在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮更為關(guān)鍵的作用，為推動(dòng)社會(huì)信息資源的高效利用與有序傳承貢獻(xiàn)更大力量。