定西市通稱“隴中”，位于我國(guó)甘肅省中部，地處黃土高原、青藏高原和西秦嶺交匯地帶，地勢(shì)西南高、東北低，地形地貌復(fù)雜多樣。定西市是中國(guó)最佳康養(yǎng)休閑旅游城市，豐富的旅游資源、濃郁的特色文化以及良好的氣候資源使其成為西北知名的旅游目的地。與此同時(shí)，定西市素有“蘭州門戶、甘肅咽喉”之稱，是古絲綢之路、唐蕃古道的重要通道。在長(zhǎng)久的發(fā)展歷程中，定西市積累了豐富的檔案資源。為了更好地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，定西市十分重視檔案整理工作，只有通過細(xì)致的整理將雜亂的文件變得有條理，才可以保障檔案的安全和完整。隨著檔案整理需求不斷增加，專業(yè)的檔案整理機(jī)構(gòu)也陸續(xù)出現(xiàn)。定西檔案整理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍涵蓋的非常廣泛，包括紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等各種不同的類型。

　　其中，實(shí)物檔案包含的范圍最為廣泛，包括機(jī)關(guān)單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)獎(jiǎng)匾、證書、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、字畫、印章、各種捐贈(zèng)品、禮品、紀(jì)念品、工藝品，有關(guān)建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績(jī)及對(duì)國(guó)內(nèi)外友好交往的實(shí)物形式的檔案。實(shí)物檔案的特點(diǎn)是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術(shù)觀賞性。

　　實(shí)物檔案的基本范圍：

　　(一)從載體形式來說，實(shí)物檔案的范圍更廣，形式更加多樣，常見的有獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、盤、碟等等。

　　(二)從內(nèi)容來說，實(shí)物檔案也可以分為兩部分：一是與其他門類檔案同時(shí)形成的、反映同一活動(dòng)或同一內(nèi)容的，如表彰會(huì)議中獲得的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等;二是其他門類檔案中沒有的、內(nèi)容獨(dú)特的，如來賓贈(zèng)送的各種紀(jì)念品、工藝品等。

　　以實(shí)物檔案為例，定西檔案整理機(jī)構(gòu)在開展服務(wù)過程中，具體包括：

　　1、榮譽(yù)性實(shí)物的整理。

　　這類實(shí)物主要有：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆⑴曝?、錦旗、獎(jiǎng)品等等，其整理方法和步驟如下：

　　(1)分類。一般先按實(shí)物的形狀和質(zhì)地分類，然后按實(shí)物授予者的級(jí)別分，從中央到地方各級(jí)黨委、政府及其部門依次排列;

　　(2)編號(hào)。按照分類的結(jié)果，先給各類實(shí)物一個(gè)代號(hào)，代號(hào)既可以用字母也可以用數(shù)字，一經(jīng)確定下來，就不要隨意變動(dòng)。一般實(shí)物不多的單位，也可以不分類，而采取大流水編件號(hào)的辦法;

　　編號(hào)可用不干膠或標(biāo)簽牌的形式貼在或掛在實(shí)物適當(dāng)?shù)奈恢?，以不影響?duì)實(shí)物的觀瞻為宜。

　　(3)編目。榮譽(yù)性實(shí)物檔案目錄應(yīng)按件編制，每件寫一條目錄，內(nèi)容應(yīng)包括：序號(hào)、檔號(hào)、實(shí)物獲得者、授予者、榮譽(yù)稱號(hào)、實(shí)物名稱、時(shí)間、備注。

　　為了方便管理和利用，應(yīng)同時(shí)將每件榮譽(yù)實(shí)物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法進(jìn)行整理。

　　2、字畫的整理。

　　字畫主要是指本單位收藏的領(lǐng)導(dǎo)或名人的題字、畫作。整理方法如下：

　　(1)分類。將字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數(shù)量很少的單位也可以作為一類。

　　(2)裱裝。收藏的字畫一般都要進(jìn)行裱裝，經(jīng)過裱裝后，卷起來放入特制的盒子中，或再用襯紙包住。

　　(3)排列編號(hào)。根據(jù)分類情況而定，如分兩類，則編兩個(gè)流水號(hào);如作為一類，則按接收先后大流水編號(hào)，每一件編一個(gè)號(hào)。

　　(4)編制目錄。目錄格式可套用文書檔案卷內(nèi)目錄。將責(zé)任者視為字畫作者，頁號(hào)可填寫字畫編號(hào)，備注可填寫字畫的規(guī)格。

　　字畫也可拍成照片，裝入相冊(cè)。

　　3、舊印章的整理。

　　由于名稱的變更等原因，很多單位在其發(fā)展過程中往往會(huì)形成一些失效的印章。將這些印章整理保存起來，具有一定的價(jià)值。

　　舊印章的整理方法如下：

　　(1)分類。印章的分類方法很多，如按制作材料分，有木印、石印、骨印、鋼印、銅印、塑料印等;按形狀分，有圓印、方印、棱形印;按印文的制作方式分，有陰文印、陽文印、陰陽文印;按印文內(nèi)容的性質(zhì)分，有機(jī)關(guān)印、企業(yè)印、社團(tuán)印等等。舊印章數(shù)量少的單位，可不必分類。

　　(2)排列編號(hào)。

　　舊印章應(yīng)用一個(gè)特制的木盒進(jìn)行排放，排放順序應(yīng)與分類方法一致;每方印章在排放之前，都應(yīng)在印模紙上蓋上一個(gè)印模，然后在印把上貼上編號(hào)，同進(jìn)在印模上填上相應(yīng)的編號(hào)。

　　印章編號(hào)后即按編號(hào)順序放入特制的木盒內(nèi)，印模單獨(dú)裝訂成一冊(cè)或若干冊(cè)，與其它檔案一起存放。

　　(3)編制目錄。印章應(yīng)按編號(hào)順序編制分類目錄，每方印章寫一條目錄，目錄的項(xiàng)目由順序號(hào)、檔號(hào)、印文、使用時(shí)間、備注組成。

　　綜上所述，檔案的整理流程通常是較為繁瑣的，定西檔案整理機(jī)構(gòu)可以幫助各個(gè)機(jī)構(gòu)提高檔案工作效率，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。