佳木斯市是黑龍江省地級(jí)市，佳木斯市位于黑龍江省東北部，是黑龍江省東北部中心城市。佳木斯是中國(guó)陸地最東端的地級(jí)行政區(qū)，是中國(guó)最早迎接太陽(yáng)升起的地方，素有“東極新天府，快樂(lè)佳木斯”之稱(chēng)。與此同時(shí)，佳木斯自然資源豐富，生態(tài)環(huán)境良好，淡水魚(yú)種類(lèi)豐富，農(nóng)林牧漁業(yè)比較發(fā)達(dá)。在此背景下，佳木斯市在長(zhǎng)久的發(fā)展中積累了較為豐富的檔案資源。隨著產(chǎn)生的檔案數(shù)量不斷增多，檔案的整理壓力越來(lái)越大，雜亂的檔案又無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。因此，許多企事業(yè)單位選擇與專(zhuān)業(yè)的佳木斯檔案整理公司進(jìn)行合作，將本單位的檔案整理工作外包出去，以減輕本單位檔案管理負(fù)擔(dān)，使檔案變得更加有序。

　　佳木斯檔案整理公司開(kāi)展工作時(shí)，為了保障檔案的安全，應(yīng)嚴(yán)格遵循以下要求：

　　(1)確保檔案的齊全和完整。檔案的齊全是指機(jī)關(guān)單位各種門(mén)類(lèi)和載體的所有檔案全部都?xì)w檔，檔案的完整是指歸檔的每一份檔案都完好無(wú)缺，材料內(nèi)容不缺，檔案信息不缺。

　　要做到檔案的齊全和完整需要采取有效的措施予以保障：

　　①制定規(guī)章制度，提升檔案意識(shí)，提高人員的素質(zhì)，按照規(guī)范流程進(jìn)行工作;

　?、谖募牧系臍w檔工作納入業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)范圍，在建立崗位責(zé)任制或其他制度時(shí)，應(yīng)把歸檔工作作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容，從組織上保證檔案的齊全完整;

　?、蹏?yán)格按照鑒定原則和機(jī)關(guān)檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際進(jìn)行鑒定歸檔范圍和保管期限，準(zhǔn)確地確定檔案的存毀，減少失誤，使反映本機(jī)關(guān)重要實(shí)踐活動(dòng)和重要事件的材料都能歸檔。

　　(2)符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。檔案收集、整理工作中要堅(jiān)持檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，嚴(yán)格按照國(guó)標(biāo)開(kāi)展工作。

　　(3)保證及時(shí)和安全。檔案是機(jī)關(guān)單位的一種資產(chǎn)、財(cái)富，是社會(huì)的寶貴的信息資源和國(guó)家檔案全宗不可分割的組成部分。因此，任何單位和個(gè)人都應(yīng)按規(guī)定及時(shí)歸檔，確保機(jī)關(guān)單位和國(guó)家檔案全宗的完整。

　　佳木斯檔案整理公司在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理，主要包括：

　　1. 年度。文件形成單位一般是以年度為單位制定工作計(jì)劃、開(kāi)展工作和進(jìn)行總結(jié)。把一個(gè)年度的文件材料放在一起，有利于分析研究一個(gè)單位逐年的發(fā)展變化，同時(shí)也方便按年度查找文件材料。按年度分類(lèi)整理也與各單位的文書(shū)處理工作同步，便于開(kāi)展文件材料的收集、整理和移交工作。年度分類(lèi)時(shí)按文件形成(簽發(fā)日期)或處理(辦結(jié)、閉幕)的年度歸類(lèi)，不是按文件內(nèi)容針對(duì)的年度歸類(lèi)。

　　確定跨年度文件的歸檔年度一般以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)，確定歸檔年度。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定其所屬的年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，按其歸檔年度確定年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

　　2. 機(jī)構(gòu)。檔案是在單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)中形成的。把同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的文件材料放在一起，能夠較好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于利用檔案考察歷史。同時(shí)，文件材料按機(jī)構(gòu)歸類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)也比較客觀明確，分類(lèi)簡(jiǎn)便易行。按機(jī)構(gòu)分類(lèi)就是按文件形成或承辦機(jī)構(gòu)(接近公文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字)設(shè)置類(lèi)目，進(jìn)行文件材料的歸類(lèi)。涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)。

　　3. 問(wèn)題。按問(wèn)題分類(lèi)就是按文件內(nèi)容反映的工作內(nèi)容設(shè)置類(lèi)目和進(jìn)行文件材料的歸類(lèi)。如，黨群類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、行政類(lèi)、科技管理類(lèi)等。這里的問(wèn)題是概括性比較強(qiáng)的“大問(wèn)題”，不是單一的“小問(wèn)題”。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。

　　4. 保管期限。和年度一樣，對(duì)檔案進(jìn)行保管期限劃分，將檔案歸入某一個(gè)保管期限是文書(shū)檔案管理必要的工作內(nèi)容。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)的立檔單位，可以采取年度—保管期限的方法進(jìn)行兩級(jí)分類(lèi)，但仍然保留了年度和保管期限兩個(gè)常規(guī)的必要的分類(lèi)項(xiàng)目。

　　最后，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，佳木斯檔案整理公司的檔案相關(guān)服務(wù)也不斷升級(jí)完善。相信在未來(lái)，檔案整理公司將會(huì)為客戶(hù)提供更加高效、便捷、完善的檔案整理相關(guān)服務(wù)。