所謂的檔案掃描，就是通過各種先進技術(shù)手段對傳統(tǒng)的實體檔案原件進行加工處理，改變其存在狀態(tài)，由實體的紙質(zhì)或照片等形式，轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍嶓w的線上存在形態(tài);同時，還會改變其保存方式，由保存在線下檔案柜或檔案架上，轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯υ谔囟ǖ挠嬎銠C檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的過程。麗水市隸屬于我國浙江省，是浙江省歷史文化名城、中國地級市第一個民間藝術(shù)之鄉(xiāng)。與此同時，麗水市是中國首個生態(tài)產(chǎn)品價值實現(xiàn)機制試點城市，經(jīng)濟以民營經(jīng)濟為主體，主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)有特色生態(tài)農(nóng)業(yè)、生態(tài)工業(yè)、現(xiàn)代特色服務(wù)業(yè)，優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)有茶葉、滾動功能部件產(chǎn)業(yè)、旅游業(yè)等。因此，麗水市留存了較為豐富的檔案資源。為了更好地存儲這些檔案信息資源，各個政府機關(guān)單位、企業(yè)單位和其他社會組織積極開展檔案掃描工作。

　　麗水檔案掃描公司開展工作的具體步驟：

　　第一步，先統(tǒng)計工作量的大小。根據(jù)要數(shù)字化掃描的紙質(zhì)檔案數(shù)量來定，數(shù)量大，工作小組要多設(shè)置，數(shù)量小，便少設(shè)置。由于檔案的保密性，所有參與數(shù)字化掃描工作的人員均要簽署保密承諾書。對掃描設(shè)備來說，也要選擇具有保密資質(zhì)的廠商來供貨。

　　選擇掃描設(shè)備以及設(shè)置參數(shù)。根據(jù)不同的檔案，選擇不同的掃描儀，如A4報告應(yīng)選擇平板掃描儀或高拍儀;設(shè)計圖紙應(yīng)選擇大型寬幅掃描儀。圖紙根據(jù)紙質(zhì)分為硫酸紙圖、藍圖和白圖，設(shè)置不同的掃描參數(shù)和儲存格式。如對比度、黑白值、亮度、分辨率等。

　　掃描分辨率是掃描參數(shù)中最重要的一項數(shù)值。該數(shù)值的選擇需要綜合考慮數(shù)字圖像的清晰度以及后期利用方式等因素，分辨率過低會影響圖像的清晰度。而過高則可能增加存儲空間和處理時間。在檔案掃描過程中，選擇400dpi，儲存格式為Tif，Tif格式保存圖像的信息更多，便于后期再利用。瀏覽利用情況為PDF格式，如打印利用可調(diào)用Tif格式。

　　第二步，紙質(zhì)圖數(shù)字化采集。從檔案實體庫提卷后，對于圖集拆卷校對檔案頁數(shù)，區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。圖紙在檔案采集過程中，要對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄，核對電子文件，完成初步審核。

　　在檔案掃描過程中，如遇破損嚴重的情況，要先修復(fù)破損檔案。在修復(fù)過程中需細心，先除塵去污，輕拭破損邊緣，修復(fù)裂痕。平整頁面，恢復(fù)原貌，細心粘貼，保持檔案完整。

　　第三步，專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行一一對應(yīng)審核。報告核對的標準是，文件名是否與報告的名稱一一對應(yīng)，報告的頁數(shù)與掃描的電子版頁數(shù)是否相同;工程名稱圖紙核對的標準是，文件名與圖紙上的圖簽上的圖號是否一一對應(yīng)。還要核對每張圖紙內(nèi)容的完整性。

　　第四步，確認無誤后完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸納，整理、建立目錄等為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　檔案數(shù)字化不僅僅是簡單的掃描，還需要對掃描圖像進行處理和后期處理，以確保圖像質(zhì)量、清晰度和可讀性，對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像進行旋轉(zhuǎn)還原，對出現(xiàn)偏斜的圖像進行糾偏處理。要處理大量的檔案，需要投入大量的時間和資源來完成掃描工作。這需要組織和協(xié)調(diào)有效的工作流程和團隊以確保掃描工作的順利快速進行。

　　最后，在信息爆炸的時代背景下，檔案數(shù)字化掃描不僅是提高檔案管理效率的重要手段，更是推動人工智能技術(shù)利用的基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，為人工智能提供了海量的學習材料和訓練數(shù)據(jù)。隨著技術(shù)的不斷進步，檔案數(shù)字化與人工智能的結(jié)合將更加緊密。未來，可以預(yù)見到以下幾個發(fā)展趨勢：一是檔案管理將更加智能化，實現(xiàn)自動化分類、檢索和智能回答;二是人工智能將助力利用工作，進行智能閱檔，強化學習，從而達到編寫報告、制圖直到輸出成果，檔案修復(fù)和保護工作;三是檔案智能化將推動相關(guān)領(lǐng)域如歷史學、社會學等的研究方法創(chuàng)新。