在信息時代的大背景下，檔案管理數(shù)字化轉型已成為不可阻擋的趨勢。興寧作為一個處于迅速發(fā)展時期的城市，檔案資源的種類與數(shù)量隨著社會發(fā)展持續(xù)增長。從政務部門的文件資料，到企業(yè)的商業(yè)檔案，再到文化機構的珍貴文獻，這些檔案對城市的發(fā)展起著重要的支撐作用。傳統(tǒng)檔案管理方式難以滿足檔案高效管理與利用的需求，興寧檔案服務掃描順勢而生，憑借專業(yè)的服務與先進的技術，推動興寧檔案管理邁向數(shù)字化、智能化的新階段。

　　興寧檔案服務掃描過程中，應嚴格遵循以下原則：

　　第一，需求牽引，成本效益原則。檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應貫徹“五個優(yōu)先”原則，下列檔案應優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫。

　　(1)常用優(yōu)先。這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　　(2)目錄優(yōu)先。即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進行數(shù)字化，實現(xiàn)檔案的計算機檢索，以盡快見到效果。

　　(3)急用優(yōu)先。企業(yè)在某一個時期有特定的專項任務，從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時應考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時期有可能對某一老產(chǎn)品的檔案調用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務發(fā)展對檔案利用的需求。

　　(4)孤本優(yōu)先。即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調用原件，可有效保護檔案原件，達到珍藏的目的。

　　(5)特色優(yōu)先。即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機構保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強檔案部門的影響力。

　　第二，檔案數(shù)字化“兩個同步”原則。

　　(1)檔案數(shù)字化轉換與檔案鑒定同步推進。在檔案數(shù)字化過程中，要對每個保管單位進行梳理，在這個過程中對需要數(shù)字化的檔案進行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值，尤其是已到期或將到保管期限的檔案，通過鑒定可剔除價值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　　(2)數(shù)字化轉換與檔案利用同步推進。由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項目失敗的風險。

　　第三，完整性原則。檔案數(shù)字化加工應以保持數(shù)字圖像文件內容的連續(xù)性和完整性為參考依據(jù)。主要考慮保持數(shù)字圖像加工文件的完整性、來源、時間、形式的連續(xù)性和完整性，在加工的過程不能出現(xiàn)檔案缺失情況。

　　第四，現(xiàn)實性原則?；诋斍皵?shù)字化圖像加工條件和檔案現(xiàn)狀，要充分考慮檔案數(shù)字化圖像加工所需的人力資源、數(shù)字化加工設備能力和檔案實際狀況，包括館藏文件的數(shù)字化基礎、整理基礎、檔案形態(tài)、數(shù)量和殘損程度。

　　第五，安全性原則。在檔案加工的過程中要保證檔案的安全性，既要保證加工場所的防火、防泄密等，有些檔案涉及到國家機密，必須要妥善的保管，這類檔案加工人員必須經(jīng)過保密培訓，并簽署保密協(xié)議，人員也不能隨意更換。

　　最后，興寧檔案服務掃描作為檔案管理數(shù)字化轉型的重要舉措，已經(jīng)初步取得成效。在未來的發(fā)展中，檔案管理相關機構將繼續(xù)探索創(chuàng)新，積極應對挑戰(zhàn)，不斷推進檔案服務掃描工作向縱深發(fā)展，為各個城市的經(jīng)濟社會發(fā)展、文化傳承創(chuàng)新提供更有力的檔案支撐，書寫檔案管理現(xiàn)代化的新篇章。