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文書檔案進館程序

時間:2022-04-29 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  文書檔案管理工作對于社會建設(shè)具有十分重要作用,它是歷史的真憑實據(jù),是各部門生產(chǎn)活動的參考依據(jù),是文藝創(chuàng)作的基礎(chǔ),更是對大眾進行歷史和傳統(tǒng)教育的生動教材。因此我們要充分認識檔案管理工作的重要性和價值。但是長久以來,各部門檔案管理工作是一直不受重視的弱項,特別是22個鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案管理工作認識不到位,沒有定期將相關(guān)檔案移交理塘縣檔案館,由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案沒有正規(guī)的文書檔案進館程序加之干部調(diào)動頻繁,各項檔案遺失情況時有發(fā)生。

文書檔案進館程序

  而近日,新一屆莫壩鄉(xiāng)黨委政府主動作為,不僅派專人前往我館學(xué)習(xí)文書檔案進館程序要求以及移交程序,而且設(shè)立了專門的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案庫房,將不要求進館的10年期限的文書檔案進館程序201卷形成專卷存放于鄉(xiāng)政府檔案庫房,并向縣檔案館移交了莫壩鄉(xiāng)黨委政府2012年-2021年文書檔案進館程序共71卷(其中保管期限為永久的33卷,30年37卷)。

  希望各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府乃至縣級機關(guān)單位等各部門領(lǐng)導(dǎo)以莫壩鄉(xiāng)黨委政府為表率,能夠以身作則,本著對國家對單位對個人負責的態(tài)度,將檔案管理工作納入主要議事日程,及時做好檔案歸檔、保管、移交等工作。

  文書檔案進館程序

  一、分類調(diào)卷我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調(diào)整。

  二、裝訂一般按一份文件為一件進行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂。不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝。

  三、加蓋檔號章,編頁碼在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.逐件從"1"編頁碼。

  四、錄入將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢。

  五、檔案盒根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標明多個分類號。

  六、備考表將備考表填寫好后放入每盒的最后頁。

  經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:

  1、整理方便快捷,每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了。

  2、利于保密,新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密。

  3、充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯。

  4、容易調(diào)卷,分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多。

  5、查閱方便,在計算機中輸入關(guān)鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!

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