大學(xué)人事檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動(dòng)搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間，滿足用戶檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。
1. 提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會(huì)增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對(duì)于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象，包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢，便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

如何做好高校人事檔案管理

如何做好高校人事檔案管理
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，引進(jìn)專業(yè)人才
　　高校每年的人才引進(jìn)計(jì)劃中，也含有引進(jìn)檔案專業(yè)人才計(jì)劃，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，把計(jì)劃落到實(shí)處，引進(jìn)檔案專業(yè)的檔案人才來充實(shí)檔案隊(duì)伍，改變檔案隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，讓檔案管理隊(duì)伍充滿青春與活力。對(duì)現(xiàn)在職的專、兼職檔案員則定期加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，并在學(xué)習(xí)經(jīng)費(fèi)和時(shí)間上給予支持。只有引進(jìn)專業(yè)人才和在職人員的培訓(xùn)力度，才能提高檔案員隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。
二、提高檔案員檔案意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)
　　高校應(yīng)該對(duì)所有在職檔案員（不論專職、兼職），都應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)的理論學(xué)習(xí)。自己組織專、兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)或積極參加各級(jí)檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。只有不斷充實(shí)自己，提高檔案意識(shí)，熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，提高檔案計(jì)算機(jī)管理水平，使本校的檔案管理工作跟上學(xué)校的信息化建設(shè)，更好的完成檔案管理工作。
　　只有提高檔案員的檔案意識(shí)，才能有效的、及時(shí)的、完整的收集檔案材料，完成教師人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案材料的整理、歸檔工作。只有所有的專兼職檔案員了解高校檔案對(duì)高校工作的重要性，認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下的高校檔案工作的重要作用和地位，認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值，增強(qiáng)檔案工作的榮譽(yù)感，只有真正從思想上重視檔案工作，才能發(fā)揮高校檔案的價(jià)值。
三、增強(qiáng)檔案員服務(wù)意識(shí)，提高創(chuàng)新能力
　　高校檔案管理雖不是高校重要的的崗位部門，但也是必不可少的部門。高校檔案員應(yīng)該把被動(dòng)服務(wù)師生變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)師生。原來檔案員都是坐在辦公室等人上門，領(lǐng)導(dǎo)要啥咱找啥；等著各院系、各部門兼職檔案員將所需的歸檔材料送上門。隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化、信息化的推進(jìn)，檔案員也應(yīng)更新觀念和工作方法，努力使高校檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)，從而積極主動(dòng)的面對(duì)師生服務(wù)。主動(dòng)上門、及時(shí)的收集、整理應(yīng)歸檔的文字、聲像、實(shí)物材料。與各院系、各部門主動(dòng)配合、協(xié)調(diào)工作。只有擁有現(xiàn)代化、科學(xué)的創(chuàng)新理念，在實(shí)踐工作中不斷創(chuàng)新、深化工作內(nèi)涵，才會(huì)使高校檔案管理工作更上一個(gè)新的臺(tái)階。
四、建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入
　　高校領(lǐng)導(dǎo)只有從思想上認(rèn)識(shí)到高校檔案的重要性，加強(qiáng)硬件的投入、軟件升級(jí)，給高校檔案員們一個(gè)能拓展的空間，才能激發(fā)檔案員的工作熱情。除此外，高校檔案部門是高校人數(shù)較少的部門，常常被忽視，只有制定完善的管理制度、統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，給檔案員提供一些晉級(jí)機(jī)會(huì)，做到有職務(wù)、有職稱、有指標(biāo)，不忽視他們的存在，提高他們的工作待遇，這樣才能提高檔案員的工作積極性，工作有目標(biāo)才能做得更好。

檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。