近年來，國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用，推動我國檔案事業(yè)數字化轉型和現代化建設。為了適應檔案數字化發(fā)展，檔案局數字化也勢在必行。簡而言之，檔案局數字化就是指檔案局利用各種現代信息技術，將傳統(tǒng)的紙質檔案、電子檔案以及其他形式的檔案資料轉化為數字格式，并通過檔案管理系統(tǒng)進行存儲、管理、檢索和利用的過程。

　　檔案局數字化的原因：

　　第一，更便捷的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案局檔案管理手段是檔案局的檔案管理人員通過檔案目錄檢索到檔案信息，通過庫房調卷進行管理和利用檔案。如果有數字化的電子目錄，檢索則較為容易，如果檔案目錄沒有電子版文件，檔案管理人員檢索的難度則會成倍增加，甚至費時良久也找不到對應檔案信息。檢索到需要的檔案信息，通過檔號進行庫房調卷，可以實現檔案的管理和利用，但是效率較為低下。進行數字化掃描后，進行數據掛接，實現數字原文和檔案目錄的一一對應，將極大的提高檔案的利用效率，減少工作人員的勞動負擔。

　　第二，保護紙質檔案實體原件。檔案局存放的檔案數量眾多，類型也各不相同，檔案的現存狀態(tài)也不太一樣，有些檔案可能受損嚴重，有些檔案則較為完整。檔案局數字化之后，檔案的查詢和利用方式發(fā)生了很大轉變，由線下實體轉換成線上就可完成一系列查詢利用工作，可以大大減少紙質實體原件的利用，并在最大限度上保護紙質的實體檔案原件，避免檔案原件出現不必要的磨損、老化，也避免原件可能出現的丟失、丟頁等情況發(fā)生，更好地保障檔案安全。

　　檔案局數字化主要原因，有以下兩個方面：

　　檔案局數字化建設的核心內容：

　　1. 數字化檔案室建設。檔案的數字化不同于以往的檔案整理，檔案數字化建設需要配備各種掃描設備和先進的技術手段，以及兼具計算機技術和檔案管理能力的復合型人才來進行操作。國家檔案局明確規(guī)定，開展辦公自動化以及組織業(yè)務電子化運行的組織機關單位應當建設數字化檔案室。

　　2. 檔案數字化轉換。檔案數字化轉換是檔案局數字化中最重要的一個環(huán)節(jié)，主要是將檔案局內現存的實體檔案通過各種先進技術手段加工處理，轉化成以非實體形式存儲在線上的數字檔案的過程。

　　3. 數字化檔案治理。在檔案局數字化建設過程中，還需要搭建一個專門的線上檔案管理系統(tǒng)，以存儲各種數字化后的電子檔案，。與此同時，該系統(tǒng)具備檔案信息定期備份功能，可以再很大程度上避免檔案信息丟失的問題。另一方面，檔案局內的檔案信息繁多且涉及廣泛，必須做好信息保密工作。檔案管理系統(tǒng)則可以通過增添防火墻、設置訪問權限、密碼等方式，為數字化檔案信息提供多重安全保障，確保檔案信息安全完整。

　　4. 數字化檔案的共享和利用。檔案局數字化最重要的一個作用就是更好地為廣大人民群眾提供更加完善便捷的檔案查詢、檢索和利用服務。檔案局數字化工作中應充分考慮到檔案的共享利用。一方面，檔案局通過光學字符識別技術對檔案進行操作，將其轉換成可編輯的文本形式，在查詢檔案時，只需在線上檔案管理系統(tǒng)上通過關鍵詞一鍵檢索，就能快速定位檔案，找到相關檔案信息。這可以在很大程度上提高檔案的查詢效率和利用效率。另一方面，檔案局可以通過數字化系統(tǒng)進行當納信息的共享合作，與其他政府組織開展合作，更好地管理利用檔案資源，發(fā)揮檔案的作用和價值。

　　5. 檔案信息化建設。檔案信息化建設同樣也是檔案局數字化的重要組成部分，主要包括數字檔案館建設、電子檔案備份中心建設等。檔案信息化建設需與數字政府、數字經濟和數字化社會等國家發(fā)展規(guī)劃相融合，提升檔案工作的數字化水平。

　　在科技迅速發(fā)展的時代背景下，檔案局數字化的未來發(fā)展方向包括：

　　1. 智能化與自動化。檔案局數字化將朝著智能化、自動化方向發(fā)展，利用人工智能、大數據等技術提升檔案管理效率。

　　2. 云服務與數據共享。檔案局數字化將支持云服務，實現檔案數據的跨地域、跨部門共享。

　　3. 電子檔案單套管理。推動電子檔案單套管理，減少紙質檔案的依賴，提升檔案管理的現代化水平。