隨著社會(huì)發(fā)展和信息科技水平的迅速提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸跟不上時(shí)代發(fā)展步伐。各行各業(yè)都走上了科技轉(zhuǎn)型的道路，我國(guó)檔案管理事業(yè)也發(fā)展出了最適合自己的轉(zhuǎn)型升級(jí)方法，即與數(shù)字化相結(jié)合，進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化制度則是為了規(guī)范檔案數(shù)字化工作、提升檔案管理效率和質(zhì)量而制定的一系列規(guī)章制度和操作流程規(guī)范。這些制度要涵蓋檔案數(shù)字化加工的全過程，包括檔案的預(yù)處理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和安全性。

　　檔案數(shù)字化的流程：

　　一、檔案數(shù)字化前處理

　　1.檔案出庫(kù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工之前，檔案保管機(jī)構(gòu)還要將檔案信息資源進(jìn)行有序整理，就是要按照檔案信息化建設(shè)的要求，在進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換之前，對(duì)檔案信息普遍、全面地進(jìn)行一次鑒定和加工整理。

　　2.檔案的交接。檔案保管機(jī)構(gòu)將需數(shù)字化處理的檔案移交給業(yè)務(wù)承包方，承包方應(yīng)當(dāng)對(duì)照檔案保管機(jī)構(gòu)提供的檔案目錄認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案的卷數(shù)，在檔案保管機(jī)構(gòu)和承包方確認(rèn)無誤的情況下，簽訂檔案原件交付單。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)采集

　　1. 設(shè)備選擇。檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　掃描儀是進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所必需的設(shè)備，常用的紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)備有平板掃描儀、高速掃描儀、寬幅掃描儀、零邊距掃描儀、數(shù)碼翻拍儀等。不同的設(shè)備有不同的使用范圍。

　　2. 參數(shù)設(shè)置。在掃描前使用專用硬件設(shè)備交驗(yàn)顯示器參數(shù)，使之與掃描儀的對(duì)應(yīng)參數(shù)保持一致，防止掃描結(jié)果在顯示器上顯示時(shí)產(chǎn)生亮度和色彩的偏差。

　　3.檔案數(shù)字化操作。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，采用專業(yè)掃描儀或者數(shù)碼翻拍儀等設(shè)備完成，保證掃描質(zhì)量和準(zhǔn)確度。掃描操作完成后，接下來為圖像文件命名就可以按設(shè)置好的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　4. 圖像處理。掃描完成后，需要對(duì)圖像進(jìn)行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強(qiáng)等操作。圖像校正消除了因掃描時(shí)出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題，確保圖像的水平和垂直對(duì)齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強(qiáng)則是通過調(diào)整亮度、對(duì)比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　5. 光學(xué)字符識(shí)別。為了增強(qiáng)數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要對(duì)經(jīng)過掃描和圖像處理的圖像進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別。光學(xué)字符識(shí)別軟件能夠自動(dòng)識(shí)別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯的文本形式。這樣一來，用戶可以方便快捷地使用關(guān)鍵詞一鍵檢索檔案信息內(nèi)容，從而大大節(jié)省了尋找、翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間。

　　檔案數(shù)字化制度內(nèi)容：

　　1. 檔案預(yù)處理規(guī)范

　　檔案預(yù)處理是檔案數(shù)字化的首要環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類、整理、修復(fù)和清潔。預(yù)處理規(guī)范要求檔案工作者對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致的分類和整理，確保檔案的完整性和可檢索性。對(duì)于損壞的檔案，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男迯?fù)和加固，以防止在掃描過程中進(jìn)一步損壞。此外，還需對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和索引，便于后續(xù)的管理和利用。

　　2. 數(shù)字化操作規(guī)范

　　數(shù)字化操作規(guī)范涉及檔案的掃描、圖像處理和文字識(shí)別等環(huán)節(jié)。首先，需要對(duì)掃描的參數(shù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制定，以確保圖像的清晰度和完整性。其次，檔案數(shù)字化制度還應(yīng)規(guī)定圖像處理遵循最小干預(yù)原則，避免過度處理導(dǎo)致信息丟失，文字識(shí)別應(yīng)采用先進(jìn)的OCR技術(shù)，確保識(shí)別的準(zhǔn)確性和效率。操作規(guī)范還應(yīng)包括設(shè)備的使用和維護(hù)等內(nèi)容，以確保設(shè)備的正常運(yùn)行。

　　3. 數(shù)字化檔案管理規(guī)范

　　數(shù)字化檔案管理包括存儲(chǔ)、備份和安全保護(hù)。在制度規(guī)范中，應(yīng)明確數(shù)據(jù)存儲(chǔ)選擇可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，并采用合適的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)。與此同時(shí)，為了保障信息安全，防止信息丟失等情況發(fā)生，應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。此外，還要采用防火墻、加密技術(shù)、設(shè)置訪問權(quán)限等安全保護(hù)措施，防止數(shù)字化檔案信息的泄露和非法訪問，確保檔案信息的安全和高效利用。