檔案數(shù)字化就是通過計算機、掃描、圖像處理、光學(xué)字符識別等新興技術(shù)手段對傳統(tǒng)的實體檔案進(jìn)行加工，將其轉(zhuǎn)換為以二進(jìn)制形式存儲在特定管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過程。在數(shù)字化檔案加工過程中，主要包括檔案的預(yù)處理、掃描、圖像處理和光學(xué)字符識別、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收等一系列環(huán)節(jié)。其中，數(shù)字化檔案驗收是確保最終的數(shù)字化檔案質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性的一個重要環(huán)節(jié)。

　　數(shù)字化檔案驗收主體：

　　1. 加工方，即承擔(dān)檔案數(shù)字化加工任務(wù)的單位，是檔案數(shù)字化驗收的首要驗收主體。加工方在完成檔案數(shù)字化加工后，需首先進(jìn)行自查，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，加工方需及時進(jìn)行整改，以確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性和完整性。然后向業(yè)主方提交完整的驗收材料，包括數(shù)字化成果、自檢報告、整改報告等。并在業(yè)主方進(jìn)行驗收時需積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。如果業(yè)主方提出異議或發(fā)現(xiàn)問題，加工方需及時回應(yīng)并進(jìn)行整改。

　　2. 業(yè)主方，即委托加工方進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的單位，是檔案數(shù)字化驗收的另一重要驗收主體。業(yè)主方需要根據(jù)檔案數(shù)字化的特點和需求，制定詳細(xì)的驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求。驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求應(yīng)涵蓋數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性、完整性、可讀性、安全性等方面。之后組織驗收小組對加工方提交的驗收材料進(jìn)行仔細(xì)審查，并對照驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行實地檢查。并根據(jù)需根據(jù)檢查結(jié)果，填寫驗收報告，并提出具體的驗收意見。如果驗收不合格，業(yè)主方需監(jiān)督加工方進(jìn)行整改，并組織復(fù)驗，確保數(shù)據(jù)的完整正確。

　　數(shù)字化檔案驗收指標(biāo)：

　　1.應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。

　　2.應(yīng)對元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　3.應(yīng)對數(shù)字圖像進(jìn)行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　4.應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　5.應(yīng)對工作文件進(jìn)行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　6.應(yīng)對存儲載體進(jìn)行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

　　數(shù)字化檔案驗收的兩個階段：

　　第一階段：階段性驗收。階段性驗收是在檔案數(shù)字化加工過程中進(jìn)行的，旨在監(jiān)控數(shù)字化工作的進(jìn)度和質(zhì)量，確保檔案數(shù)字化加工過程中的每個階段都符合預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

　　在階段性驗收過程中，需要對數(shù)字化加工成果進(jìn)行抽檢，核查數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確率和電子數(shù)據(jù)的可利用性;檢查數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式、必填項等是否完整準(zhǔn)確，隨機抽查數(shù)字圖像的清晰度、完整性、排列順序、命名準(zhǔn)確性等，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在階段性驗收過程中，也需要及時記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并向相關(guān)部門或團(tuán)隊反饋，以便及時整改和優(yōu)化。在當(dāng)前的檔案數(shù)字化階段性驗收流程中，主要采用兩種數(shù)據(jù)抽檢方式：一是手動隨機抽取數(shù)據(jù)并進(jìn)行表格手動登記，二是利用數(shù)字化加工系統(tǒng)自帶的抽檢功能進(jìn)行數(shù)據(jù)抽檢。與手工抽檢相比，數(shù)字化加工系統(tǒng)自帶的抽檢功能可以確保抽檢的隨機性和全面性，從而提升驗收的準(zhǔn)確性和可靠性。

　　第二階段：終驗。終驗是在檔案數(shù)字化加工工作全部完成后進(jìn)行的，旨在全面評估數(shù)字化工作的整體質(zhì)量和效果。終驗需要邀請檔案專家或第三方機構(gòu)參與，對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行全面檢查與評估，確保數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、工作文件、存儲載體等的完整性和準(zhǔn)確性。此外，還需檢查數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性和存儲載體的可用性、安全性等。驗收合格后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表》并由相關(guān)負(fù)責(zé)人和專家簽字確認(rèn)。如果在終驗中發(fā)現(xiàn)不合格項，應(yīng)及時通知相關(guān)部門或團(tuán)隊進(jìn)行整改。整改完成后，需重新進(jìn)行驗收，直至所有項目均符合標(biāo)準(zhǔn)。驗收通過后，按照相關(guān)規(guī)定履行還卷入庫手續(xù)，并對數(shù)字化成果進(jìn)行備份和移交，確保數(shù)字化成果的安全性和可訪問性。