所謂數(shù)字化檔案，就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字化檔案和管理技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體檔案進(jìn)行處理，轉(zhuǎn)變其存在形態(tài)、存儲(chǔ)方式和利用方式，將其轉(zhuǎn)換為依托數(shù)字化技術(shù)手段，以二進(jìn)制形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的非實(shí)體檔案的過(guò)程。

　　青海面積廣闊，歷史文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，獨(dú)特的地理位置使其成為了連接我國(guó)多個(gè)地區(qū)的重要紐帶。與此同時(shí)，該地的民族文化豐富多彩。這里聚居著藏族、回族、蒙古族等多個(gè)民族，每個(gè)民族都有其獨(dú)特的風(fēng)俗習(xí)慣和傳統(tǒng)文化，各類(lèi)檔案資源十分豐富。為了更好地保存各類(lèi)檔案，青海積極開(kāi)展數(shù)字化檔案工作，并出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)的外包公司。利用外包加工形式開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，是指需要方選擇可靠的數(shù)字化加工公司，由加工公司負(fù)責(zé)提供設(shè)備、人員技術(shù)等，按照檔案保管機(jī)構(gòu)的要求開(kāi)展數(shù)字化工作，檔案保管機(jī)構(gòu)只負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的驗(yàn)收工作。

　　選擇把本組織檔案外包給青海數(shù)字化檔案公司的好處包括：

　　第一，通過(guò)選擇數(shù)字化檔案外包公司，可以節(jié)省檔案部門(mén)的人力，使檔案人員有更多的時(shí)間和精力開(kāi)展其他業(yè)務(wù)工作。

　　第二，將本單位的檔案數(shù)字化工作外包出去，可以確保數(shù)字化工作速度、質(zhì)量。外包公司通過(guò)競(jìng)標(biāo)獲得加工權(quán)，按照合同約定開(kāi)展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作提供高質(zhì)量、高效率和高效益的服務(wù)。專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化檔案公司經(jīng)手的數(shù)字項(xiàng)目眾多，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)十分豐富，工作效率和完成質(zhì)量都相對(duì)更有保障。

　　第三，與企業(yè)自行開(kāi)展數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型相比，選擇外包給數(shù)字化檔案公司更能節(jié)約人力物力成本。外包專(zhuān)業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機(jī)構(gòu)購(gòu)置軟件及硬件設(shè)備、建立工作室等一次性較大投入和設(shè)備維護(hù)、人員管理等成本，降低業(yè)務(wù)運(yùn)行成本。隨著技術(shù)進(jìn)步，如果由檔案保管機(jī)構(gòu)購(gòu)置設(shè)備和軟件會(huì)有被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，而將相應(yīng)業(yè)務(wù)交由專(zhuān)業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級(jí)、更新等大量經(jīng)費(fèi)，避免投資風(fēng)險(xiǎn)，而且可以得到專(zhuān)業(yè)公司的先進(jìn)設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　青海數(shù)字化檔案公司在開(kāi)展工作前，需要首先對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)其價(jià)值、保管期限等進(jìn)行鑒定。數(shù)字化前的鑒定需要遵循以下原則：

　　鑒定應(yīng)遵循方便利用和實(shí)現(xiàn)高價(jià)值的總原則。建立方便快捷的數(shù)字檔案資源，最大限度滿(mǎn)足用戶(hù)需求是檔案數(shù)字化的根本目標(biāo)。但由于數(shù)字檔案具有失讀、失真、失密等缺點(diǎn)，不利于永久、安全保存，因此，在對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后仍需要保存原件。在近兩年的數(shù)字化實(shí)踐中，本單位對(duì)館藏歷史檔案進(jìn)行分類(lèi)，結(jié)合利用頻率和價(jià)值評(píng)估實(shí)施鑒定。具體鑒定工作應(yīng)遵循以下原則。

　　1、公開(kāi)性原則。數(shù)字檔案館(室)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，但也給檔案信息的安全與保密帶來(lái)了隱患。對(duì)檔案館(室)而言，檔案數(shù)字化首先是考慮保證檔案信息的安全，應(yīng)對(duì)涉密檔案進(jìn)行降解密，降解密后分批次按先后順序?qū)Σ煌潭鹊纳婷軝n案進(jìn)行數(shù)字化加工，來(lái)滿(mǎn)足利用需求。必要時(shí)采用內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、設(shè)置不同級(jí)別的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等安全措施來(lái)控制訪(fǎng)問(wèn)。

　　2、實(shí)用性原則。從利用需求出發(fā)，對(duì)利用率較高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，如關(guān)于成立組建的批復(fù)、機(jī)構(gòu)設(shè)立，干部任免、定級(jí)、調(diào)級(jí)、退休的決定、命令、通知，個(gè)人立功、獎(jiǎng)懲、科研獲獎(jiǎng)成果項(xiàng)目等方面的檔案。

　　3、價(jià)值性原則。對(duì)館(室)珍藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，既可盡量減少直接利用對(duì)檔案的損毀，又可將檔案信息以更加方便、靈活的方式提供給利用者。如本單位的一些珍貴檔案，有省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察的照片檔案、院慶周年的照片檔案，榮譽(yù)檔案、實(shí)物檔案(獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀錦旗)等，在舉辦“不忘初心牢記使命”“紅色教育”等主題展覽及單位展廳建設(shè)等各類(lèi)宣傳報(bào)道中經(jīng)常利用。因此，在經(jīng)費(fèi)、人力、物力等資源有限的情況下，優(yōu)先選擇將這些珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，具有檔案高效利用與保護(hù)、搶救的雙重意義，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的客觀(guān)需要。