所謂人事檔案，指的是真實、客觀地記述和反映個人政治面貌、道德品行、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)等情況的歷史記錄材料;是考察錄用人員的重要基礎(chǔ);也是維護個人合法權(quán)益的重要依據(jù)。我國將人事檔案分為十大類：①履歷材料、②自傳材料、③鑒定、考核材料、④學歷學位、職稱、學術(shù)、培訓材料、⑤政審材料、⑥黨團材料、⑦獎勵材料、⑧處分材料、⑨工資、任免、出國、會議材料、⑩其他材料。在人事檔案管理越來越受重視的今天，人事檔案數(shù)字化掃描已成為不少國企事業(yè)單位組織人事部門的重點工作之一。

　　人事檔案掃描電子化工作開展的注意事項：

　　首先，開展人事檔案數(shù)字化掃描的前提是人事檔案的收集和整理。不少國企由于人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱，長期存在沒有集中保管員工人事檔案、領(lǐng)導不重視、沒有配備專業(yè)人員等情況，在人事檔案的收集和整理上存在阻力。所以在人事檔案數(shù)字化掃描前，一定要做好各方面的前期準備工作，確保工作的順利進行。

　　然后，就是人事檔案數(shù)字化掃描的硬軟件、人員配備。人事檔案數(shù)字化的順利開展，還離不開人員及各項硬軟件配備。在工作正式開始前，要對整體工作進行時間和人員的規(guī)劃，采購好符合工作要求的掃描儀、計算機、打孔機、檔案盒等一系列軟硬件設(shè)備，再對掃描人員進行充分的崗前培訓，以免耽誤整體的工作時間規(guī)劃。

　　人事檔案掃描電子化的重要性：

　　第一，提高效率與生產(chǎn)力。人事檔案數(shù)字化的首要優(yōu)勢在于顯著提高了工作效率和生產(chǎn)力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理往往需要耗費大量時間來查找和整理文件，而數(shù)字化檔案則可以通過簡單的搜索功能在幾秒鐘內(nèi)找到所需文件。這樣一來，人力資源工作人員可以將更多的時間和精力投入到更有價值的工作中，如員工培訓和發(fā)展等。

　　第二，節(jié)省空間與成本。數(shù)字化檔案可以大幅減少紙質(zhì)文件的存儲需求，從而節(jié)省辦公空間和成本。紙質(zhì)檔案不僅需要大量的存儲空間，還需要定期進行維護和管理，成本高昂。而數(shù)字化檔案則可以通過云存儲或服務(wù)器存儲，節(jié)省了大量的物理空間和維護成本。此外，數(shù)字化檔案還可以減少紙張、打印機、墨水等辦公用品的使用，進一步降低成本。

　　第三，增強數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)安全性是人事檔案管理中的一個關(guān)鍵問題。紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等風險的威脅，而數(shù)字化檔案則可以通過多種技術(shù)手段來保障數(shù)據(jù)的安全性。例如，使用加密技術(shù)、權(quán)限控制、防火墻等措施，可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。此外，數(shù)字化檔案還可以定期備份，確保數(shù)據(jù)在意外情況下的可恢復性。人事檔案數(shù)字化招標項目中，安全性也是一個重要的考量因素，確保檔案在數(shù)字化過程中不受損失。

　　人事檔案掃描電子化的主要程序包括：

　　1.檔案材料清點、簽字出庫。

　　2.檔案拆檢，并按規(guī)定進行整理。

　　3.檔案批量掃描。 檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應(yīng)完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　4.檔案掃描圖像處理。即對掃描的原圖進行糾錯、糾偏、高清等處理;如發(fā)現(xiàn)漏掃的及時進行補掃。

　　5.基本信息錄入及上傳圖片。即把檔案的基本信息如檔案編號、名稱、錄入時間、頁數(shù)、目錄信息等錄入系統(tǒng);然后上傳相關(guān)的檔案掃描圖片，形成完整的電子檔案。

　　6.檔案裝訂。完成電子化的檔案就可以按順序放置整齊，然后按規(guī)定裝訂好。

　　7.檔案清點、簽字入庫。入庫的檔案必須按照出庫單逐一清點，不能出現(xiàn)遺漏。

　　8.質(zhì)量要求與驗收。

　　最后，電子化的檔案材料必須滿足以下要求：

　　(1)掃描的圖像文件與原件一致并清晰可辯，不存在錯、漏、模糊不清的情況;

　　(2)在系統(tǒng)中可隨意瀏覽、查詢檔案材料;

　　(3)掃描后的檔案材料整理裝訂整齊;原始檔案必須完整歸檔。