廉江位于我國(guó)的廣東省西南部、雷州半島北部，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供了很大貢獻(xiàn)。與此同時(shí)，廉江市是西部陸海新通道的重要節(jié)點(diǎn)，形成了由鐵路、公路、水路等構(gòu)成的交通運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)。此外，廉江歷史較為悠久，少數(shù)民族人口眾多，留存了許多珍貴的歷史檔案和少數(shù)民族相關(guān)檔案。廉江各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)和組織都較為注重檔案的管理和保存，因此，該地積極開展檔案服務(wù)掃描工作，以確保各類檔案得到妥善的管理。顧名思義，就是把紙質(zhì)的檔案通過掃描的方式轉(zhuǎn)化成電子化的檔案，以方便查詢和利用。

　　檔案掃描是隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，近幾年才興起的一項(xiàng)檔案服務(wù)形式，也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等。顧名思義，檔案掃描融合了檔案掃描、光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)、CCD技術(shù)和文檔管理等技術(shù)，可以將各種類型的紙介質(zhì)的文檔資料、檔案資料、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化數(shù)字化的文本、影像，并可實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

　　廉江檔案服務(wù)掃描的目的：

　　首先，在現(xiàn)如今的信息化時(shí)代、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，精良的掃描儀器和安全的操作系統(tǒng)可以做到將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，并通過系統(tǒng)達(dá)到便捷管理、存放安全、有序利用的目的。檔案數(shù)字化之后不僅能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還能夠在一定程度上保證檔案的原始記錄性。這樣就可以在政務(wù)平臺(tái)的幫助下，真正做到讓辦事人員足不出戶便可辦理完手續(xù)。

　　其次，檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是其核心信息資源與重要資產(chǎn)。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之后，不僅能夠提高工作效率，助力快速完成審核文件內(nèi)容、檢查手續(xù)缺漏等工作，還可以節(jié)約管理成本、保護(hù)檔案原件。

　　廉江檔案服務(wù)掃描的建設(shè)步驟：

　　1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。收集檔案信息后，將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來，完成對(duì)檔案信息的前期處理。之后采用數(shù)據(jù)錄入的方式將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。最后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。

　　2、建立網(wǎng)站，實(shí)施資源共享。建立檔案機(jī)構(gòu)(館)網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營(yíng)造有利于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

　　3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案機(jī)構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

　　4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對(duì)此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

　　最后，廉江檔案服務(wù)掃描在當(dāng)?shù)貦n案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中發(fā)揮著重要作用，為廉江的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和文化傳承和發(fā)展都有著十分重要的意義。未來，廉江檔案服務(wù)掃描將與更多新興的先進(jìn)技術(shù)手段相融合，借助人工智能、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案掃描服務(wù)的智能化升級(jí)。利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、智能檢索和數(shù)據(jù)分析，為客戶提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。例如，通過對(duì)檔案內(nèi)容的分析，自動(dòng)生成檔案摘要和關(guān)鍵詞，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率;利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)客戶的使用習(xí)慣和需求進(jìn)行分析，為客戶提供個(gè)性化的推薦服務(wù)。