隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速，云南檔案數(shù)字化外包公司正成為推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的重要力量。這些公司不僅提供從檔案整理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換到文檔管理的全方位服務(wù)，還通過(guò)專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)和先進(jìn)的設(shè)備，確保檔案信息的高效處理和安全存儲(chǔ)。在云南，檔案數(shù)字化外包服務(wù)正逐漸成為眾多企業(yè)和機(jī)構(gòu)優(yōu)化資源配置、提升管理效率的首選。

　　云南檔案數(shù)字化外包公司的工作內(nèi)容：

　　1、檔案交接。

　　對(duì)檔案從檔案庫(kù)房借出形成登記表：

　　(1)將檔案從檔案庫(kù)房密集架上，按檔案案卷排列順序填單、下架、清點(diǎn),裝入有編號(hào)的檔案箱內(nèi)。

　　(2)對(duì)接收的檔案按案卷名稱形成其電子、紙質(zhì)目錄清點(diǎn)到卷，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。

　　(3)對(duì)下架接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，如有錯(cuò)誤之處立即核查更正，在登記表中記錄勘誤信息。

　　(4)采用定期分批接收出庫(kù)和分批驗(yàn)收入庫(kù)方式，要保證檔案原版原貌和原有檔案的邏輯順序。登記表字段：序號(hào)，出庫(kù)時(shí)間，案卷編號(hào)，有無(wú)目錄，頁(yè)數(shù)，備注，勘誤，還入庫(kù)時(shí)間。

　　2、檔案整理服務(wù)。主要包括對(duì)檔案進(jìn)行整理、拆卷等內(nèi)容。

　　拆卷工作，首先要確定裝訂檔案為可拆，膠裝、粘貼的不可拆(特殊粘貼的可以拆，需要說(shuō)明)。拆卷時(shí)要保證不破壞檔案實(shí)體，拆除釘書釘時(shí)用起釘器從文件反面將釘書釘打開摘除訂書釘;拆線時(shí)，使用剪刀直接剪斷裝訂線;拆分粘貼頁(yè)時(shí)，盡量保證原文件粘貼處字跡清晰;其他固定物拆除時(shí)，需要確定拆除不影響檔案原件，盡量保證可還原，如拆除后無(wú)法還原，需要提前與主管部門協(xié)調(diào)達(dá)成一致。對(duì)于不做拆卷處理的檔案，在掃描時(shí)盡量保證圖像的完整度。

　　3、檔案掃描服務(wù)。

　　(1)總體質(zhì)量要求：保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

　　(2)掃描技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：一是掃描影像的順序與計(jì)算機(jī)的著錄順序一致，與紙質(zhì)檔案的案卷和文件的順序排列一致，不可顛倒;二是不能有漏掃和重頁(yè)，保證電子影像的完整齊全。掃描后的影像文件要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、無(wú)干擾信息，黑白對(duì)比度適中，有利于排版。三是因原件普遍存在字跡模糊，多種顏色字跡，字跡重疊，破壞嚴(yán)重等特殊情況，故統(tǒng)一應(yīng)采用300dpi的分辨率以保證圖像清晰。四是掃描后的影像存儲(chǔ)格式應(yīng)遵循相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一采用彩色JPG格式保存等。

　　(3)應(yīng)掃描頁(yè)面的界定：有文字的常表，圖章，簽字，證明材料，都認(rèn)為是需要掃描的范圍。單份紙張，正面需要掃描，背面如是表格(空表)也需要掃描。掃描原件如大于A4尺寸，按照原大小保存，且不得超出A3大小。如小于A4格式統(tǒng)一保存為A4大小。

　　4、圖像處理服務(wù)。圖像處理應(yīng)遵循盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則。為確保每一幅掃描圖像的清晰、不失真，采用圖像處理軟件進(jìn)行加工處理。對(duì)掃描后形成的圖像通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理和人工處理進(jìn)行逐頁(yè)糾偏、去污、去黑邊、掃描精度、對(duì)比度、亮度調(diào)節(jié)、影像的替換、插入、刪除、裁邊處理、統(tǒng)一版面大小、排列順序調(diào)整，還可對(duì)圖像進(jìn)行字跡銳化、去除圖像雜點(diǎn)、去除圖像局部臟點(diǎn)等處理。確保每幅圖像清晰、不失真。

　　(1)糾偏：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度，以符合閱讀習(xí)慣。

　　(2)去污及裁邊處理：對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。允許存在0.2-0.5CM的黑邊白邊，以保證圖像是完整的。

　　(3)局部減淡：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。

　　(4)去污去噪：去除圖像雜點(diǎn)，去除圖像局部臟點(diǎn)、臟斑。

　　5、數(shù)據(jù)掛接服務(wù)。數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和完整性所需要的流程。借助軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案進(jìn)行匹配掛接，并逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字檔案與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)。

　　最后，未來(lái)，云南檔案數(shù)字化外包將與更多先進(jìn)技術(shù)手段相結(jié)合，為推進(jìn)該地的檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化、無(wú)紙化、高效化轉(zhuǎn)型升級(jí)作出更大貢獻(xiàn)。