實物檔案是指單位及個人在工作活動中形成的，以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有形物品。實物檔案整理數(shù)字化，指的就是通過現(xiàn)代信息技術手段對實物檔案進行加工處理，改變其存儲方式和存在狀態(tài)，以數(shù)字化形式對其進行管理利用的過程。

　　實物檔案的整理包括以下幾個環(huán)節(jié)：

　　1. 收集

　　(1)實物檔案實行統(tǒng)一登記、分層管理的原則。

　　(2)收集的實物檔案應確保齊全、完整、真實。

　　(3)凡屬于應歸檔的實物，任何單位和個人不得占為己有，不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉送他人。應按規(guī)定交本單位檔案室統(tǒng)一登記、存放和保管。

　　(4)凡屬個人非公務活動中形成的能反映本單位重大活動、重要人物、具有保存查考價值的實物材料，應鼓勵個人向本單位檔案室捐贈，或由單位征集歸檔。

　　2. 分類

　　(1)按年度分類

　　將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識。

　　(2)按類別載體形式分類

　　按證書、獎牌、字畫、錦旗、紀念品等進行分類。

　　3. 排序

　　同一類的實物檔案按時間順序排序，時間相同的可根據(jù)其內容按重要程度排序。一個立檔單位的分類方案應保持前后一致性，不能隨意變動。

　　歸檔的實物檔案應按分類方案和檔號順序編寫實物檔案目錄。

　　4. 編制目錄

　　實物檔案目錄設有序號、檔號、立檔單位、實物名稱、來源單位、形成時間、參見號、備注等項目。

　　(1)序號：按實物排列順序編號，如1，2，3，4……。

　　(2)檔號：由“全宗號—檔案類別代碼·年度—保管期限—順序號”組成。

　　(3)立檔單位：與全宗相對而言的，其檔案能夠構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人即稱為一個立檔單位。

　　(4)實物名稱：由“時間+單位(地區(qū))+內容+實物名稱”組成。

　　(5)來源單位：頒發(fā)或贈送單位通用簡稱。

　　(6)形成時間：根據(jù)實物的形成、標識、落款等時間來填寫。

　　(7)參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其他載體檔案的主要檔號。

　　(8)備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。

　　實物檔案整理數(shù)字化的必要性：

　　首先，實物檔案整理數(shù)字化的必要性中最直觀的一點，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大，但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，這對于檔案工作者來說，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實現(xiàn)實物檔案數(shù)字化，可以在很大程度上保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質材料，雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描，上傳至特定服務器儲存，減少原始紙質檔案的使用，可以起到很好的保護作用。

　　另外，實物檔案數(shù)字化的必要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。近些年來，我國檔案工作一直在倡導“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這也是大勢所趨。當前大多存檔機構的檔案數(shù)字化率低，還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實物檔案數(shù)字化則可以很好的解決這些問題。

　　實物檔案整理數(shù)字化過程中需要注意：

　　1、檔案數(shù)字化加工前，需要將檔案分類、整理才可進行后面的檔案數(shù)字化加工流程，就如同蓋房子打地基一樣，打好了后面的工作才不會亂。

　　2、檔案數(shù)字化加工時，必須根據(jù)檔案紙質的情況，選用適合的掃描設備，否則有可能會損傷檔案紙質原件，還無法保證數(shù)字化掃描質量。

　　3、檔案數(shù)字化還必須選擇適合的正版數(shù)字化管理軟件，這樣可以保證檔案掃描完成后圖像處理和儲存的質量，再則可以為后續(xù)檔案查詢、借閱和其他利用需求提供便利，更好地為組織和個人提供便利，提高檔案管理效率。

　　最后，隨著社會發(fā)展和信息技術水平的不斷進步，實物檔案整理數(shù)字化轉型在我國越來越普及，檔案數(shù)字化的好處和優(yōu)勢日益凸顯，不僅可以提高檔案管理和利用效率，長久以來，還可以促進我國檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、智能化轉型升級。