檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對(duì)檔案資源實(shí)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。所謂的政務(wù)服務(wù)檔案電子化，具體來說，指的就是以互聯(lián)網(wǎng)(包括PC互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng))、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)應(yīng)用為主要特征，以搭建和完善政務(wù)新平臺(tái)、新渠道、新機(jī)制、新服務(wù)為主要表現(xiàn)形式，以政府內(nèi)部組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和配套服務(wù)等持續(xù)優(yōu)化為主要?jiǎng)恿Γ哉?wù)數(shù)據(jù)的整合、開放、共享為服務(wù)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通基本保障的政務(wù)服務(wù)改革進(jìn)化過程。

　　政務(wù)服務(wù)檔案電子化的意義：

　　第一，提升政務(wù)服務(wù)效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)政務(wù)服務(wù)檔案在查找、調(diào)閱時(shí)極為不便，工作人員往往需要花費(fèi)大量時(shí)間在檔案庫房中翻找。而電子化后的檔案，借助先進(jìn)的檢索系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵詞即可瞬間定位所需文件，大大提高了辦公效率。例如，在辦理企業(yè)行政審批事項(xiàng)時(shí)，工作人員通過電子檔案系統(tǒng)能迅速獲取企業(yè)的歷史審批記錄、相關(guān)政策文件等，加快審批流程，為企業(yè)節(jié)省時(shí)間成本。

　　第二，優(yōu)化公共服務(wù)。政務(wù)服務(wù)檔案電子化有助于為民眾提供更便捷的服務(wù)。社會(huì)大眾是政務(wù)服務(wù)的主要對(duì)象。民眾在辦理社保、戶籍等各種業(yè)務(wù)時(shí)，政府部門可通過電子檔案快速核實(shí)信息，減少群眾辦事的等待時(shí)間和證明材料，使群眾實(shí)現(xiàn)線上、遠(yuǎn)程快捷辦理。同時(shí)，電子檔案還可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事大廳與線下服務(wù)窗口的數(shù)據(jù)共享，推動(dòng)政務(wù)服務(wù) “一網(wǎng)通辦”，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿。

　　第三，保障檔案安全。實(shí)體檔案較為脆弱，極易受到各種自然因素和人為因素的影響，如受潮、火災(zāi)、蟲蛀以及人為損壞等。政務(wù)服務(wù)檔案電子化后，通過數(shù)據(jù)備份、異地存儲(chǔ)等技術(shù)手段，可有效降低檔案丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的長期安全保存。

　　政務(wù)服務(wù)檔案電子化的主要策略：

　　一是打通電子通道。打通政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)和委辦局業(yè)務(wù)系統(tǒng)中申報(bào)材料提交到材料歸檔的全過程，推進(jìn)全程電子一體化歸檔功能落地，同步記錄數(shù)據(jù)收集日志，確保電子材料在審批服務(wù)過程中即符合檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)所有材料的自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)歸集、自動(dòng)調(diào)用、自動(dòng)處理，減少人工干預(yù)。

　　二是應(yīng)用智能審查。運(yùn)用人工智能輔助審批技術(shù)，依托窗口“政務(wù)智能辦”，把檔案管理需要的所有要素融入受理平臺(tái)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，邊辦理、邊采集、邊審查，開發(fā)項(xiàng)目審批過程就是檔案數(shù)據(jù)核查過程，提高系統(tǒng)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、主動(dòng)分析、主動(dòng)處理問題的能力，整個(gè)過程可回溯、可查實(shí)、可追責(zé)。

　　三是自動(dòng)無感歸檔。全過程實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)智能檢測(cè)和自主智慧歸檔的自動(dòng)無感化管理。即自動(dòng)分類整理，申請(qǐng)材料進(jìn)行人工智能識(shí)別，自動(dòng)分類整理;自動(dòng)要素歸集，事項(xiàng)隨辦隨歸、要素歸集自動(dòng)獲取;自動(dòng)線上歸檔，電子證照通過調(diào)用統(tǒng)一證照庫自動(dòng)線上歸檔;自動(dòng)打包檢測(cè)，歸檔信息包生成、數(shù)據(jù)封裝、檢測(cè)均通過系統(tǒng)自動(dòng)處理。

　　四是檔案信息共享。發(fā)揮檔案資源大數(shù)據(jù)作用，打破數(shù)據(jù)孤島，建設(shè)區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化共享數(shù)據(jù)倉，企業(yè)數(shù)據(jù)庫、證照數(shù)據(jù)庫、電子證照、電子印章等各類數(shù)據(jù)對(duì)接，減少材料重復(fù)提交和紙質(zhì)掃描數(shù)量，逐步打造在線政務(wù)服務(wù)電子檔案專題檔案庫，合理分類檔案利用主體，實(shí)現(xiàn)區(qū)級(jí)層面的檔案數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通共享。

　　最后，政務(wù)服務(wù)檔案電子化不僅是技術(shù)的進(jìn)步，更是服務(wù)理念的革新。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化形式，政府機(jī)構(gòu)不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)、快速檢索和安全共享，還可以為政務(wù)服務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。這一轉(zhuǎn)變不僅提升了政府工作的透明度和效率，還為市民提供了更加便捷、高效的服務(wù)體驗(yàn)。