貴州位于中國西南部，是一個擁有豐富地理位置、歷史背景和文化底蘊的省份。獨特的喀斯特地貌、湖泊、峽谷和古跡等自然景觀與豐富的民族文化共同構成了貴州獨特的魅力。與此同時，貴州省作為我國“一帶一路”陸海新通道的重要節(jié)點，將發(fā)揮其地理優(yōu)勢，加強與周邊國家的經(jīng)貿(mào)合作和人文交流，為貴州的發(fā)展提供了更廣闊的空間。在此背景下，貴州積累了許多珍貴的檔案資源。為了更好地保存這些檔案，貴州各個檔案管理機構積極開展檔案整理數(shù)字化工作。

　　貴州檔案整理數(shù)字化應遵循的原則：

　　第一，安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件;二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術、網(wǎng)絡技術，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全;

　　(2)在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽;

　　(4)利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　第二，兩個同步原則

　　1. 檔案數(shù)字化轉換與檔案鑒定同步。推進在檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)中，要對每一個存放單位進行梳理，在這過程中對需要數(shù)字化的檔案進行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值，特別是已期滿或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可去除價值相對較低的檔案，把它排除在數(shù)字化范圍以外。數(shù)字化過程的鑒定也可以納入日常管理的定期鑒定，可以說一舉兩得。

　　2. 數(shù)字化轉換與檔案利用同步。推進因為檔案數(shù)量眾多，檔案數(shù)字化工作周期一般很長，假如等到所有檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放查找，數(shù)字檔案館的效益將長期無法得到體現(xiàn)，提升減縮投資和項目失敗的風險。因此，需要盡早將檔案數(shù)據(jù)開放查找，推行數(shù)字化與檔案利用同步進行，完成一批投入，開放一批，盡快使數(shù)字檔案館建設工作看到成果。

　　第三，規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則指檔案數(shù)字化時數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項需要規(guī)范一致，以便于數(shù)據(jù)管理、查找利用和數(shù)據(jù)傳輸與分享。反過來，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項不統(tǒng)一、不合規(guī)，將不利于檔案的監(jiān)管、查找利用和數(shù)據(jù)交換共享。統(tǒng)一的規(guī)范包括三個方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項需要統(tǒng)一;二是數(shù)字化中應盡量使用國家或國際標準，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標準上去;三是數(shù)字化全過程嚴格規(guī)范，每一個環(huán)節(jié)都必須要遵照對應的規(guī)范。

　　貴州檔案整理數(shù)字化過程中所需工具：

　　1. 掃描儀：用于將紙質(zhì)檔案轉換為電子文件，可以選擇單頁或多頁掃描，同時還可以進行自動分頁和文本識別。

　　2. 文檔管理系統(tǒng)(DMS)：用于管理和組織電子文件，提供文檔檢索、版本控制、權限管理等功能，方便用戶快速找到和共享文件。

　　3. 光學字符識別(OCR)軟件：用于將掃描的圖像文件轉換為可編輯的文字文件，提高文檔的可搜索性和可編輯性。

　　4. 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)：用于建立和維護一個中央數(shù)據(jù)庫，存儲和管理所有的電子檔案信息。

　　5. 數(shù)字化存儲設備：例如硬盤、云存儲等，用于安全地存儲和備份所有的電子文件。

　　6. 檔案管理系統(tǒng)軟件：專門用于管理和組織電子檔案的軟件，提供文件檢索、索引、分類、備份等功能。

　　這些工具可以根據(jù)不同的需求和預算進行選擇和組合使用，以實現(xiàn)高效的檔案數(shù)字化管理。

　　最后，隨著社會發(fā)展，社會對于檔案數(shù)字化的需求只會越來越大，檔案數(shù)字化將會與更多先進技術手段相結合，變得更加完善、便利。