數(shù)字檔案室是檔案部門為順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展而建設(shè)的，與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，具有檔案信息化的特征。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需解決好傳統(tǒng)檔案信息化轉(zhuǎn)型和檔案數(shù)字化建設(shè)問題，更新管理思維、方式和手段，提升數(shù)字檔案服務(wù)水平，使其與數(shù)字化時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境相匹配。

　　檔案室數(shù)字化服務(wù)的不足：

　　1. 理論指導(dǎo)與技術(shù)支持不足。數(shù)字檔案室建設(shè)是一個新鮮事物，相關(guān)理論研究和實(shí)踐探索均處于初級階段，且新技術(shù)發(fā)展速度快，檔案載體、檔案形式等變化顯著。一方面，對于檔案管理主體來說，既要了解新技術(shù)和新手段，并能夠有效利用新技術(shù)優(yōu)化檔案工作，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。另一方面，數(shù)字檔案室建設(shè)尚缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的理論作為指導(dǎo)，由于檔案資源種類繁多，加上缺少數(shù)字檔案室建設(shè)的模式和標(biāo)準(zhǔn)，不利于各地?cái)?shù)字檔案室建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。由于缺乏科學(xué)理論和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系等的指導(dǎo)，數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)展緩慢，未來數(shù)字檔案室的高質(zhì)量發(fā)展需重點(diǎn)加強(qiáng)理論研究和技術(shù)推廣，在明確數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下保障各項(xiàng)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

　　2. 數(shù)字檔案信息資源整理困難。數(shù)字檔案室建設(shè)前期需要對傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行整理、分類以及數(shù)字化轉(zhuǎn)換，面對繁多冗雜的檔案資料，整理過程中需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。同時(shí)還需要對這些檔案資料進(jìn)行再加工，減少檔案資源重復(fù)的問題。由于許多檔案資源的管理是多主體的，所以在檔案整理過程中可能會出現(xiàn)不同意見，進(jìn)而影響檔案資源建設(shè)的效率。

　　檔案室數(shù)字化服務(wù)的主要內(nèi)容：

　　一、基礎(chǔ)建設(shè)。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責(zé)。

　　二、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。從現(xiàn)實(shí)看，應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開發(fā)設(shè)計(jì)，管理對象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對簡單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設(shè)計(jì)思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實(shí)、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴(kuò)展困難、體驗(yàn)較差，應(yīng)用系統(tǒng)能夠靈活擴(kuò)展、簡單易用也是非常必要的。

　　三、保障體系建設(shè)。保障體系建設(shè)包括經(jīng)費(fèi)、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運(yùn)行的經(jīng)費(fèi)，需要既通曉信息技術(shù)，又懂信息資源管理、知識管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應(yīng)急處置等各項(xiàng)內(nèi)容的制度要求，要有計(jì)劃、有步驟地加以解決。單就人才建設(shè)來說，應(yīng)先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門協(xié)作機(jī)制，以部門協(xié)作彌補(bǔ)人才的不足，從長遠(yuǎn)來說，就要加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。另外，需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分，與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進(jìn)，需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進(jìn)步，不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開展其他建設(shè)的條件去對待。

　　最后，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案室數(shù)字化不僅是提升管理效率的手段，更是保障信息安全、優(yōu)化公共服務(wù)、推動可持續(xù)發(fā)展的重要保障。未來，隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，檔案室數(shù)字化服務(wù)將為檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型注入更多動力，助力檔案管理在新時(shí)代的高質(zhì)量發(fā)展。