婚姻登記檔案管理辦法，本細(xì)則主要用于本市各級婚姻登記主管部門在婚姻登記中形成的婚姻登記檔案的整理。

　　婚姻登記檔案管理辦法

　　一、分類

　　1.婚姻登記檔案按照“年度—婚姻登記性質(zhì)”分類。婚姻登記性質(zhì)共有4類：結(jié)婚登記類、離婚登記類、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類、撤銷婚姻類。

　　2.人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸入撤銷婚姻類檔案。

　　婚姻無效或者撤銷婚姻的，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人原婚姻登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關(guān)情況及相應(yīng)的撤銷婚姻類檔案的檔號。

　　二、文件排列

　　婚姻登記檔案應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照辦理婚姻登記的時(shí)間順序排列。一對當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷。

　　三、裝訂

　　1．婚姻登記檔案的裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。

　　2．婚姻登記檔案的裝訂宜采取線裝法，根據(jù)文件的厚度，選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂。文件頁數(shù)較少時(shí)，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件頁數(shù)較多時(shí)，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。

　　四、編制頁號

　　頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。書寫頁號所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。

　　五、編制檔號

　　婚姻登記檔案應(yīng)按照分類方案和排列順序編寫檔號。

　　檔號結(jié)構(gòu)為

　?。喝谔枴甓取悇e號—目錄號—館編卷號。檔號要按照以下要求編制：

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）編制。

　　2.年度：年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

　　3.婚姻登記檔案的“類別號”由門類號（H）+婚姻登記檔案類別號（J、L、BJ、BL、CX）構(gòu)成，即：結(jié)婚登記類檔案為“HJ”；離婚登記類檔案為“HL”；補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類檔案（補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記檔案為“HBJ”，補(bǔ)發(fā)離婚登記證檔案為“HBL”）；撤銷婚姻類檔案為“HCX”。

　　4.目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼，由3位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不足時(shí)在前面補(bǔ)0。檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制，一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄號不得重號，如“007”。

　　5.館編卷號：婚姻登記檔案在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制，如“0001”。

　　6.婚姻登記檔案檔號范例。

　　檔號：全宗號—年度—類別號—目錄號—館編卷號

　?。?）福州市民政局2016年第14卷結(jié)婚檔案檔號

　　0034-2016-HJ-003-0014

　?。?）福州市民政局2015年第20卷離婚檔案檔號

　　0034-2015-HL-004-0020

　?。?）福州市民政局2014年第10卷補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記證檔案檔號

　　0034-2014-HBJ-006-0010

　　（4）福州市民政局2013年第80卷補(bǔ)發(fā)離婚登記證檔案檔號

　　0034-2013-HBL-006-0080

　?。?）福州市民政局2010年第4卷撤銷婚姻檔案檔號

　　0034-2010-HCX-005-0004

　　六、加蓋歸檔章

　　在卷內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容。

　　歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數(shù)等項(xiàng)目。

　　1.全宗號、年度、館編卷號參見本細(xì)則五（編制檔號）中的要求。

　　2.室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個(gè)類別分別從“1”開始標(biāo)注。

　　3.頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。

　　七、編目

　　1.婚姻登記檔案應(yīng)按婚姻登記性質(zhì)分別編制檔案目錄。

　　2.每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號。

　　（1）全宗名稱：立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　（2）全宗號、目錄號、年度參見本細(xì)則五（編制檔號）中的要求。

　?。?）婚姻登記性質(zhì)：結(jié)婚登記類、離婚登記類、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類（補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記證檔案、補(bǔ)發(fā)離婚登記證檔案）、撤銷婚姻類。

　?。?）編制機(jī)關(guān)：編制婚姻登記檔案的機(jī)關(guān)。

　?。?）編制時(shí)間：填寫婚姻登記檔案目錄封面的時(shí)間。

　　八、文件裝盒

　　（一）檔案盒的格式

　　檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱和婚姻登記處名稱。印制的檔案盒應(yīng)為無酸紙制作，檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等。案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表規(guī)格為297mm×210mm,用白色書寫紙。

　?。ǘ┪募b盒方法

　　按室編卷號的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表上的項(xiàng)目。不同年度、婚姻登記性質(zhì)的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　?。ㄈn案盒表面內(nèi)容的填寫

　　1．檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱及婚姻登記處名稱。

　　2．檔案盒盒脊設(shè)置全宗號、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號和盒號等項(xiàng)目。其中，起止卷號填寫盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　（四）填寫備考表

　　備考表置于盒內(nèi)，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期。

　　1．盒內(nèi)案卷情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　2．整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　3．檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。