一、檔案信息化建設的工作內容

（一）檔案信息資源的建設

檔案信息資源是檔案管理工作的重要基礎，與傳統(tǒng)檔案相比，涉及到了多媒體數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等信息資源的建設，利用多媒體對電子檔案信息進行規(guī)范化管理，使檔案信息資源的利用率及質量得以提高，增強檔案信息資源建設的質量與效率。

（二）基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要由網絡環(huán)境，硬件環(huán)境，軟件系統(tǒng)組成，其作用是使檔案信息資源得到更好的利用與開發(fā)，促進檔案信息資源的交換、傳輸，做到資源共享。

（三）標準化建設

在檔案信息化建設過程中，為了達到其建設目標，需要對檔案信息化的相關工作流程進行約束，并進一步加大檔案信息化體系建設的力度，對檔案信息資源的各方面工作進行明確規(guī)定，一點點實現(xiàn)對電子檔案規(guī)范化管理的目的。

二、檔案信息化管理方法

（一）建立健全的信息化管理工作機制

檔案部門建立健全的檔案信息化管理工作機制，是順利完成檔案信息化建設任務的基礎，檔案部門可以以此來指導信息化建設工作。目前，檔案信息化管理工作機制包括以下內容：

首先，管理體制與運行之間的建立。檔案部門應該構建相應的電子管理機制，使各個部門實現(xiàn)互聯(lián)，以便對電子文件進行有效的全程管理，并要認真貫徹落實國家針對檔案信息化管理出臺的相關條例。其次，在電子政務的建設中，檔案信息化建設也占有一定的比重，但所占比重并不是很大， 相關部門應有意識的提高檔案信息化建設所占比重，盡可能同時對兩者進行建設，最后，要加強績效評估體制的建設。

（二）注重檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案資源共享

對檔案進行信息化建設是為了實現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用效率。由此可見，數(shù)字化建設是檔案信息化建設的重點所在。建設者要在對用戶的使用需求進行了解的基礎上， 構建對應的數(shù)字化目錄，以此做到不會浪費建設資源。

（三）健全技術支撐和資金保障體系

一方面應完善信息化建設的相關基礎設施，可在財政預算中納入檔案信息建設的資金，并且對其投入基礎設施建設和運維費用。同時，可采取一系列其他方式來創(chuàng)新檔案信息化的投入機制，如：合作開發(fā)，服務外包等。另一方面應強化軟硬件設施建設，為了給檔案信息化建設的開展提供好的工作環(huán)境，要對現(xiàn)有設備進行及時更新，并配備與其相關的設施與設備，在全國范圍內構建統(tǒng)一的技術標準，加大對檔案信息化管理與應用軟件的研發(fā)力度，還要對技術開發(fā)企來進行資質的分級認證。

三、檔案信息化建設與檔案管理所存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏服務意識

檔案信息化建設和檔案管理是以更好地服務于企業(yè)和工作人員為目的，而很多檔案管理工作人員的服務意識薄弱，并沒有樹立正確的工作觀念和端正其工作態(tài)度，沒有積極熱情地投入到檔案信息化建設和管理工作當中，顯得尤為散慢。

（二）檔案信息化建設和信息化管理的水平不高

檔案信息化建設和管理的工作人員需要掌握一定的專業(yè)化知識和網絡操作技能。我國大部份企業(yè)的檔案管理人員由于年齡偏大，對新知識和新技術的接受能力和學習能力偏弱，又沒有及時地更新自己的知識體系，逐漸地不能與時代同步，形成脫節(jié)狀態(tài)，而很多檔案管理工作在開展檔案信息化建設和管理時，并不愿意學習和掌握新的知識與技能。

四、改善檔案信息化建設與檔案管理的建議

（一）提升管理人員的服務意識

提升管理人員的服務意識，是改善檔案信息化建設與檔案管理工作的首要任務，能夠幫助管理人員樹立正確的工作觀念，端正其工作態(tài)度。第一，要使管理人員明確了解自已的工作內容，明白檔案管理工作的重要性，也要強調檔案管理人員的地位與企業(yè)其他部門的工作人員是平等的，在工作中要以最為積極的態(tài)度去面對。第二，要對檔案管理人員開展一系列的系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，強化檔案管理人員對新事物的認知，逐漸提高管理人員的服務意識。

（二）提高檔案信息化管理水平

檔案信息化管理水平不高，其主要原因是檔案管理工作人員對于信息化知識的不了解，對專業(yè)技能的不熟悉和不學習，因此，要在很大程度上提高檔案信息化的管理水平， 必須要提高管理人員的專業(yè)知識與技能?，F(xiàn)階段，由于管理人員的年齡都比較大，欠缺對新知識新技能的學習和接受能力，所以要對其開展具有針對性的培訓活動。

（三）引入優(yōu)秀的網絡信息化人才

要做好檔案信息化建設和管理工作，必須要求工作人員有較高的綜合素質，為了使檔案信息化建設能夠快速發(fā)展， 不僅僅要單純地加強對已在職的工作人員進行培訓，還要引入優(yōu)秀的網絡信息化人才。