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智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領航者,讓信息價值超越期待

檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

時間:2022-04-01 作者: 來源:網絡 點擊量:

一、檔案信息化建設的工作內容

(一)檔案信息資源的建設

檔案信息資源是檔案管理工作的重要基礎,與傳統(tǒng)檔案相比,涉及到了多媒體數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等信息資源的建設,利用多媒體對電子檔案信息進行規(guī)范化管理,使檔案信息資源的利用率及質量得以提高,增強檔案信息資源建設的質量與效率。

(二)基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要由網絡環(huán)境,硬件環(huán)境,軟件系統(tǒng)組成,其作用是使檔案信息資源得到更好的利用與開發(fā),促進檔案信息資源的交換、傳輸,做到資源共享。

(三)標準化建設

在檔案信息化建設過程中,為了達到其建設目標,需要對檔案信息化的相關工作流程進行約束,并進一步加大檔案信息化體系建設的力度,對檔案信息資源的各方面工作進行明確規(guī)定,一點點實現(xiàn)對電子檔案規(guī)范化管理的目的。

二、檔案信息化管理方法

(一)建立健全的信息化管理工作機制

檔案部門建立健全的檔案信息化管理工作機制,是順利完成檔案信息化建設任務的基礎,檔案部門可以以此來指導信息化建設工作。目前,檔案信息化管理工作機制包括以下內容:

首先,管理體制與運行之間的建立。檔案部門應該構建相應的電子管理機制,使各個部門實現(xiàn)互聯(lián),以便對電子文件進行有效的全程管理,并要認真貫徹落實國家針對檔案信息化管理出臺的相關條例。其次,在電子政務的建設中,檔案信息化建設也占有一定的比重,但所占比重并不是很大, 相關部門應有意識的提高檔案信息化建設所占比重,盡可能同時對兩者進行建設,最后,要加強績效評估體制的建設。

(二)注重檔案數(shù)字化建設,實現(xiàn)檔案資源共享

對檔案進行信息化建設是為了實現(xiàn)資源共享,提高檔案的利用效率。由此可見,數(shù)字化建設是檔案信息化建設的重點所在。建設者要在對用戶的使用需求進行了解的基礎上, 構建對應的數(shù)字化目錄,以此做到不會浪費建設資源。

(三)健全技術支撐和資金保障體系

一方面應完善信息化建設的相關基礎設施,可在財政預算中納入檔案信息建設的資金,并且對其投入基礎設施建設和運維費用。同時,可采取一系列其他方式來創(chuàng)新檔案信息化的投入機制,如:合作開發(fā),服務外包等。另一方面應強化軟硬件設施建設,為了給檔案信息化建設的開展提供好的工作環(huán)境,要對現(xiàn)有設備進行及時更新,并配備與其相關的設施與設備,在全國范圍內構建統(tǒng)一的技術標準,加大對檔案信息化管理與應用軟件的研發(fā)力度,還要對技術開發(fā)企來進行資質的分級認證。

三、檔案信息化建設與檔案管理所存在的問題

(一)檔案管理人員缺乏服務意識

檔案信息化建設和檔案管理是以更好地服務于企業(yè)和工作人員為目的,而很多檔案管理工作人員的服務意識薄弱,并沒有樹立正確的工作觀念和端正其工作態(tài)度,沒有積極熱情地投入到檔案信息化建設和管理工作當中,顯得尤為散慢。

(二)檔案信息化建設和信息化管理的水平不高

檔案信息化建設和管理的工作人員需要掌握一定的專業(yè)化知識和網絡操作技能。我國大部份企業(yè)的檔案管理人員由于年齡偏大,對新知識和新技術的接受能力和學習能力偏弱,又沒有及時地更新自己的知識體系,逐漸地不能與時代同步,形成脫節(jié)狀態(tài),而很多檔案管理工作在開展檔案信息化建設和管理時,并不愿意學習和掌握新的知識與技能。

四、改善檔案信息化建設與檔案管理的建議

(一)提升管理人員的服務意識

提升管理人員的服務意識,是改善檔案信息化建設與檔案管理工作的首要任務,能夠幫助管理人員樹立正確的工作觀念,端正其工作態(tài)度。第一,要使管理人員明確了解自已的工作內容,明白檔案管理工作的重要性,也要強調檔案管理人員的地位與企業(yè)其他部門的工作人員是平等的,在工作中要以最為積極的態(tài)度去面對。第二,要對檔案管理人員開展一系列的系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓,強化檔案管理人員對新事物的認知,逐漸提高管理人員的服務意識。

(二)提高檔案信息化管理水平

檔案信息化管理水平不高,其主要原因是檔案管理工作人員對于信息化知識的不了解,對專業(yè)技能的不熟悉和不學習,因此,要在很大程度上提高檔案信息化的管理水平, 必須要提高管理人員的專業(yè)知識與技能?,F(xiàn)階段,由于管理人員的年齡都比較大,欠缺對新知識新技能的學習和接受能力,所以要對其開展具有針對性的培訓活動。

(三)引入優(yōu)秀的網絡信息化人才

要做好檔案信息化建設和管理工作,必須要求工作人員有較高的綜合素質,為了使檔案信息化建設能夠快速發(fā)展, 不僅僅要單純地加強對已在職的工作人員進行培訓,還要引入優(yōu)秀的網絡信息化人才。